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Allegati allo schema tipo di regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari dei comuni - Schede da n. 1 a n. 5 [1176139]

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
1176139
Data:
19/09/05
Argomenti:
Dati giudiziari , Particolari categorie di dati , Pubblica Amministrazione , Enti locali

 

[doc. web n. 1176139]

Parere  21 settembre 2005
doc. web n. 1170239

Schema tipo di regolamento
doc. web n. 1174532

Schede 6-1011-1516-2021-2526-3031-35

cfr. Provvedimento 30 giugno 2005
doc. web n. 1144445


Allegati allo schema tipo di regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari dei comuni - Schede da n. 1 a n. 5

 

Scheda n. 1


Denominazione del trattamento
Personale - Gestione del rapporto di lavoro del personale impiegato a vario titolo presso il Comune

Fonte normativa (indicare, se possibile, le fonti normative sull´attività istituzionale cui il trattamento è collegato)
Codice civile (artt. 2094-2134); d.P.R. 30.06.1965, n. 1124; l. 20.05.1970, n. 300; l. 7.02.1990, n. 19; d.lg. 19.09.1994, n. 626; l. 12.03.1999, n. 68; legge 8.03.2000, n. 53; d.lg. 18.08.2000, n. 267; d.lg. 30.03.2001 n. 165; d.lg. 26.03.2001, n. 151; l. 6.03.2001, n. 64; d.P.R. 28.12.2000, n. 445; d.lg. 15.08.1991, n. 277; l. 14.04.1982, n. 164; CCNL; Contratto collettivo decentrato di ogni singolo ente; Regolamenti comunali

Rilevanti finalità di interesse pubblico perseguite dal trattamento
Instaurazione e gestione dei rapporti di lavoro dipendente di qualunque tipo, anche a tempo parziale o temporaneo, e di altre forme di impiego che non comportano la costituzione di un rapporto di lavoro subordinato  (art. 112, d.lg. n. 196/2003)

Tipi di dati trattati (barrare le caselle corrispondenti)

  Origine  |X| razziale  |X| etnica    
  Convinzioni  |X| religiose  |X| filosofiche  |X| d´altro genere  
  Convinzioni  |X| politiche  |X| sindacali    
  Stato di salute  |X| patologie attuali   |X| patologie pregresse  |X| terapie in corso  |X| relativi ai familiari del dipendente
  Vita sessuale  |X| (soltanto in caso di eventuale rettificazione di attribuzione di sesso)
  Dati di carattere giudiziario  (art. 4, comma 1, lett. e), d.lg. n. 196/2003)  |X|

 

 

 

Operazioni eseguite (barrare le caselle corrispondenti)

 

 

 

Trattamento "ordinario" dei dati

  Raccolta:  |X|  presso gli interessati  |X|  presso terzi
  Elaborazione:  |X|  in forma cartacea  |X|  con modalità informatizzate

  Altre operazioni pertinenti e non eccedenti rispetto alla finalità del trattamento e diverse da quelle "standard" quali la conservazione, la cancellazione, la registrazione o il blocco nei casi previsti dalla legge (specificare): |X| interconnessioni e raffronti, comunicazioni (come di seguito individuate)

Particolari forme di elaborazione 

  Interconnessione e raffronti di dati:

|X| con altri soggetti pubblici o privati (specificare quali ed indicare la base normativa): amministrazioni certificanti ai sensi del d.P.R. n. 445/2000

  Comunicazione ai seguenti soggetti per le seguenti finalità (specificare ed indicare l´eventuale base normativa):

a) alle organizzazioni sindacali ai fini della gestione dei permessi e delle trattenute sindacali relativamente ai dipendenti che hanno rilasciato delega;

b) agli enti assistenziali,  previdenziali e assicurativi e autorità locali di pubblica sicurezza a fini assistenziali e previdenziali, nonché per rilevazione di eventuali patologie o infortuni sul lavoro;

c) alla Presidenza del Consiglio dei Ministri in relazione alla rilevazione annuale dei permessi per cariche sindacali e funzioni pubbliche elettive (d.lg. n. 165/2001);

d) uffici competenti per il collocamento mirato, relativamente ai dati anagrafici degli assunti appartenenti alle "categorie protette";

e) strutture sanitarie competenti per le visite fiscali (art. 5, l. n. 300/1970 e CCNL);

f) enti di appartenenza dei lavoratori comandati in entrata (per definire il trattamento retributivo del dipendente);

g) Ministero economia e finanze nel caso in cui l´ente svolga funzioni di centro assistenza fiscale (ai sensi dell´art. 17 del d.m. 31.05.1999, n. 164 e nel rispetto dell´art. 12 bis del d.P.R. 29.09.1973, n. 600);

h) all´ISPELS (ax art. 70 d.lg. n. 626/1994)

Sintetica descrizione del trattamento e del flusso informativo
Il trattamento concerne tutti i dati relativi all´instaurazione ed alla gestione del rapporto di lavoro, avviato a qualunque titolo (compreso quelli a tempo determinato, part-time e di consulenza) nell´ente ovvero in aziende o istituzioni collegate o vigilate, a partire dai procedimenti concorsuali o da altre procedure di selezione. I dati sono oggetto di trattamento presso le competenti strutture del Comune per quanto riguarda la gestione dell´orario di servizio, le certificazioni di malattie ed altri giustificativi delle assenze; vengono inoltre effettuati trattamenti a fini statistici e di controllo di gestione. I dati sulle convinzioni religiose possono rendersi necessari per la concessione di permessi per quelle festività la cui fruizione è connessa all´appartenenza a determinate confessioni religiose; quelli sulle opinioni filosofiche o d´altro genere possono venire in evidenza dalla documentazione connessa allo svolgimento del servizio di leva come obiettore di coscienza o in relazione a particolari preferenze alimentari, laddove è previsto un servizio di mensa; le informazioni sulla vita sessuale possono desumersi unicamente in caso di rettificazione di attribuzione di sesso. Possono essere raccolti anche dati sulla salute relativi ai familiari del dipendente ai fini della concessione di benefici nei soli casi previsti dalla legge. I dati pervengono su iniziativa dei dipendenti e/o previa richiesta da parte del Comune. I dati vengono trattati ai fini dell´applicazione dei vari istituti contrattuali disciplinati dalla legge (gestione giuridica, economica, previdenziale, pensionistica, attività di aggiornamento e formazione). Vengono effettuate interconnessioni e raffronti con amministrazioni e gestori di pubblici servizi: tale tipo di operazioni sono finalizzate esclusivamente all´accertamento d´ufficio di stati, qualità e fatti ovvero al controllo sulle dichiarazioni sostitutive ai sensi dell´art. 43 del d.P.R. n. 445/2000.



Scheda n. 2


Denominazione del trattamento
Personale - Gestione del rapporto di lavoro del personale impiegato a vario titolo presso il Comune -  attività relativa al riconoscimento di benefici connessi all´invalidità civile e all´invalidità derivante da cause di servizio, nonché da riconoscimento di inabilità a svolgere attività lavorativa

Fonte normativa (indicare, se possibile, le fonti normative sull´attività istituzionale cui il trattamento è collegato)
D.P.R. 30.06.1965, n. 1124; l. 24.05.1970, n. 336; legge 5.02.1992, n. 104; l. 12.03.1999, n. 68; d.P.R. 29.10.2001, n. 461; l. 8.08.1995, n. 335; l. 8.03. 1968, n. 152; legge regionale; regolamento comunale in materia di organizzazione del personale

Rilevanti finalità di interesse pubblico perseguite dal trattamento
Concessione, liquidazione modifica e revoca di benefici economici, agevolazioni, elargizioni, emolumenti  (art. 68 d.lg. n. 196/2003)

Tipi di dati trattati (barrare le caselle corrispondenti)

   Stato di salute  |X| patologie attuali  |X| patologie pregresse  |X| terapie in corso

Operazioni eseguite (barrare le caselle corrispondenti)

Trattamento "ordinario" dei dati

  Raccolta:  |X|    presso gli interessati  |X|  presso terzi
  Elaborazione:  |X|    in forma cartacea  |X|  con modalità informatizzate

  Altre operazioni pertinenti e non eccedenti rispetto alla finalità del trattamento e diverse da quelle "standard" quali la conservazione, la cancellazione, la registrazione o il blocco nei casi previsti dalla legge (specificare): interconnessioni e raffronti, comunicazioni (come di seguito individuate)

Particolari forme di elaborazione 

 Interconnessione e raffronti di dati:
  |X| con altri soggetti pubblici o privati (specificare quali ed indicare la base normativa): amministrazioni certificanti ai sensi del d.P.R. n. 445/2000

  Comunicazione ai seguenti soggetti per le seguenti finalità (specificare ed indicare l´eventuale base normativa):

a) INAIL (per verificare la liquidazione in caso di equo indennizzo ai sensi del d.P.R. n. 1124/1965);

b) comitato di verifica per le cause di servizio e commissione medica territorialmente competente (per conseguire il parere definitivo di riconoscimento della causa di servizio ai sensi del d.P.R. n. 461/2001);

c) Inpdap (in caso di inabilità assoluta e permanente a qualsiasi attività lavorativa ai fini dell´erogazione del relativo trattamento di pensione e del riconoscimento del diritto alla pensione privilegiata ai sensi della l. n. 335/1995 e della l. n. 152/1968)

Sintetica descrizione del trattamento e del flusso informativo
I dati vengono acquisiti dall´interessato e da terzi previa richiesta dell´interessato (in particolare dalla Commissione medico ospedaliera territorialmente competente per l´accertamento delle condizioni di idoneità al servizio e dal Comitato di verifica per le cause di servizio in caso di richiesta di riconoscimento di invalidità dipendente da causa di servizio e/o equo indennizzo). In caso di richiesta di pensione privilegiata, i dati vengono trasmessi all´Inpdap per l´erogazione del trattamento pensionistico. Uguale trasmissione si ha nell´ipotesi di richiesta di riconoscimento alla contribuzione figurativa di cui all´art. 80, l. n. 388/2000. Esperita l´istruttoria, la determinazione dirigenziale relativa al riconoscimento dell´invalidità viene comunicata all´INPS o alle Regioni (per gli accertamenti connessi alla liquidazione ai sensi dell´art. 130 d.lg. n. 112/1998). Vengono effettuate interconnessioni e raffronti con amministrazioni e gestori di pubblici servizi: tale tipo di operazioni sono finalizzate esclusivamente all´accertamento d´ufficio di stati, qualità e fatti ovvero al controllo sulle dichiarazioni sostitutive ai sensi dell´art. 43 del d.P.R. n. 445/2000.


 

Scheda n. 3


Denominazione del trattamento
Servizi demografici / Anagrafe - Gestione dell´anagrafe della popolazione residente e dell´anagrafe della popolazione residente all´estero (AIRE)

Fonte normativa (indicare, se possibile, le fonti normative sull´attività istituzionale cui il trattamento è collegato)
Codice civile (artt. 43-47); l. 24.12.1954, n. 1228; d.P.R. 30.05.1989, n. 223; l. 27.10.1988, n. 470; d.P.R. 06.09.1989, n. 323; l. 15.5.1997, n. 127; legge 27.12.2001, n. 459; l. 23.10.2003 n. 286; l. 14.04.1982, n. 164; d.P.R. 2.04.2003, n. 104

Rilevanti finalità di interesse pubblico perseguite dal trattamento
Tenuta delle anagrafi della popolazione residente in Italia e di cittadini italiani residenti all´estero  (art. 62, d.lg. n. 196/2003)

Tipi di dati trattati (barrare le caselle corrispondenti)

 Origine  |X| razziale (iscrizioni avvenute negli anni 1938-44)

 Convinzioni  |X| religiose (iscrizioni avvenute negli anni 1938-44)

 Stato di salute:  |X| patologie pregresse

 Vita sessuale:  |X| (soltanto in caso di rettificazione di attribuzione di sesso)

 Dati di carattere giudiziario (art. 4, comma 1, lett. e), d.lg. n. 196/2003)  |X|

Operazioni eseguite (barrare le caselle corrispondenti)

Trattamento "ordinario" dei dati

  Raccolta:  |X| presso gli interessati  |X| presso terzi
  Elaborazione:  |X| in forma cartacea  |X| con modalità informatizzate

Sintetica descrizione del trattamento e del flusso informativo
Indipendentemente dall´alto numero di dati contenuti negli archivi anagrafici, quelli di carattere "sensibile" concernono solo le informazioni sull´origine razziale, in quanto tali idonei a rivelare le convinzioni religiose, inseriti negli anni 1938-44 in virtù delle "leggi razziali"; questi dati, che sono idonei a rivelare in taluni casi anche le convinzioni religiose, non sono comunque resi noti (art. 3, r.d.l. n. 25/1944); le informazioni sulla vita sessuale possono desumersi unicamente in caso di rettificazione di attribuzione di sesso. Possono essere altresì presenti dati sulle patologie pregresse, in considerazione del fatto che fino al 1968 le schede anagrafiche riportavano le cause di decesso.


 

Scheda n. 4


Denominazione del trattamento
Servizi demografici / Stato civile - Attività di gestione dei registri di stato civile

Fonte normativa (indicare, se possibile, le fonti normative sull´attività istituzionale cui il trattamento è collegato)
Codice civile (artt. 84 e ss.; artt. 106 e ss.; 423-430); l. 14.04.1982, n. 164; d.P.R. 3.11.2000, n. 396; d.P.R. 10.09.1990, n. 285

Rilevanti finalità di interesse pubblico perseguite dal trattamento
Tenuta degli atti e dei registri dello stato civile  (art. 62, d.lg. n. 196/2003)

Tipi di dati trattati (barrare le caselle corrispondenti)

 Origine  |X| razziale (iscrizioni avvenute negli anni 1938-44)

 Convinzioni  |X| religiose (iscrizioni avvenute negli anni 1938-44)

 Stato di salute:  |X| patologie attuali   |X| patologie pregresse

 Vita sessuale  |X| (soltanto in caso di eventuale rettificazione di attribuzione di sesso) 

 Dati di carattere giudiziario (art. 4, comma 1, lett. e), d.lg. n. 196/2003)  |X|

Operazioni eseguite (barrare le caselle corrispondenti)

Trattamento "ordinario" dei dati

  Raccolta:  |X| presso gli interessati  |X| presso terzi
  Elaborazione:  |X|  in forma cartacea  |X| con modalità informatizzate

  Altre operazioni pertinenti e non eccedenti rispetto alla finalità del trattamento e diverse da quelle "standard" quali la conservazione, la cancellazione, la registrazione o il blocco nei casi previsti dalla legge (specificare):|X| comunicazioni (come di seguito individuate) 

Particolari forme di elaborazione 

 Comunicazione ai seguenti soggetti per le seguenti finalità (specificare ed indicare l´eventuale base normativa):

a) ad ASL (per l´aggiornamento del registro delle cause di morte)

Sintetica descrizione del trattamento e del flusso informativo
Indipendentemente dall´alto numero di dati contenuti negli archivi anagrafici, quelli di carattere "sensibile" sono quelli concernenti l´origine razziale, in quanto tali idonei a rivelare le convinzioni religiose, inseriti negli anni 1938-44 in virtù delle "leggi razziali"; questi dati, che sono idonei a rivelare in taluni casi anche le convinzioni religiose, non sono comunque resi noti (art. 3, r.d.l. n. 25/1944); ulteriori informazioni sull´origine razziale o etnica possono essere desunte dagli atti relativi alle adozioni internazionali. Altri dati sensibili contenuti in tali archivi possono essere raccolti anche da terzi e comunicati all´Autorità giudiziaria per le cause di interdizione e decesso, alla ASL per l´aggiornamento del registro delle cause di morte. Vengono altresì trattati dati di carattere giudiziario; le informazioni sulla vita sessuale possono desumersi unicamente in caso di rettificazione di attribuzione di sesso.


Scheda n. 5


Denominazione del trattamento
Servizi demografici / Elettorale - Attività relativa all´elettorato attivo e passivo

Fonte normativa (indicare, se possibile, le fonti normative sull´attività istituzionale cui il trattamento è collegato)
D.P.R. 20.03.1967, n. 223; l. 5.05.1992, n. 104; d.lgs. 18.08.2000, n. 267

Rilevanti finalità di interesse pubblico perseguite dal trattamento
Tenuta delle liste elettorali e gestione delle consultazioni elettorali (art. 62, d.lg. n. 196/2003)

Tipi di dati trattati (barrare le caselle corrispondenti)

  Convinzioni  |X| religiose
  Convinzioni  |X| politiche
  Stato di salute:  |X| patologie attuali (per permettere ai soggetti disabili di esercitare il proprio diritto di voto)
  Dati di carattere giudiziario (art. 4, comma 1, lett. e), d.lg. n. 196/2003)  |X|

 

Operazioni eseguite (barrare le caselle corrispondenti)


Trattamento "ordinario" dei dati

  Raccolta: 

 |X|    presso gli interessati     |X|  presso terzi
  Elaborazione:       |X|    in forma cartacea          |X|  con modalità informatizzate

  Altre operazioni pertinenti e non eccedenti rispetto alla finalità del trattamento e diverse da quelle "standard" quali la conservazione, la cancellazione, la registrazione o il blocco nei casi previsti dalla legge (specificare): |X| comunicazioni (come di seguito individuate)

 Particolari forme di elaborazione

  Comunicazione ai seguenti soggetti per le seguenti finalità (specificare ed indicare l´eventuale base normativa): Commissione elettorale circondariale (per l´eventuale cancellazione dagli elenchi per la  revisione semestrale delle liste elettorali dei cittadini che non siano possesso dei requisiti per ottenere l´iscrizione nelle liste elettorali ai sensi del d.P.R. n. 223/1967)

  Diffusione (specificare ed indicare l´eventuale base normativa): in caso di acquisto o riacquisto del diritto elettorale per cessazione di cause ostative, la deliberazione della Commissione elettorale comunale, unitamente all´elenco degli elettori iscritti ed alla relativa documentazione, viene depositata nella Segreteria del Comune (o presso l´Ufficio elettorale) nei primi cinque giorni del mese successivo ed ogni cittadino può prenderne visione (art. 32, comma 6, del d.P.R. n. 223/1967). Sono inoltre depositati per dieci giorni nell´Ufficio Elettorale gli atti relativi alla revisione semestrale delle liste elettorali ed ogni cittadino ha diritto di prenderne visione: tali atti  possono riguardare provvedimenti dell´autorità giudiziaria adottati nei confronti di minori che non vengono proposti per l´iscrizione (art. 18, comma 2, del d.P.R. n. 223/1967).


Sintetica descrizione del trattamento e del flusso informativo
Il procedimento finalizzato all´iscrizione nelle liste elettorali di chi abbia acquistato la residenza nel Comune inizia con la comunicazione, da parte dell´Ufficio Anagrafe, dell´avvenuta iscrizione di un cittadino nel registro della popolazione residente o nell´AIRE (anagrafe degli italiani residenti all´estero), ovvero con la rilevazione periodica dei cittadini che compiranno la maggiore età nel semestre successivo. L´eventuale esistenza di cause ostative di carattere giudiziario viene comunicata dal Comune di precedente residenza, che trasmette il fascicolo personale del cittadino trasferito o, per i residenti che acquisteranno la maggiore età, viene accertata attraverso la certificazione appositamente richiesta al Casellario giudiziale. I predetti dati vengono altresì comunicati alla Commissione elettorale circondariale al fine di aggiornare gli elenchi per la  revisione semestrale delle liste elettorali. Coloro che non sono mai stati iscritti nelle liste elettorali o ne sono stati cancellati per cause ostative vengono iscritti o reiscritti d´ufficio al termine del periodo di incapacità. Per coloro che sono già iscritti nelle liste elettorali, le comunicazioni riguardanti provvedimenti che possono determinare la perdita del diritto elettorale pervengono dall´Autorità giudiziaria, dalla Questura o dall´Ufficio Territoriale del Governo. I dati sulla salute sono trattati al fine di permettere ai soggetti disabili di esercitare il proprio diritto di voto; mentre quelli religiosi rilevano in quanto nel territorio, nel quale esercitano il loro ufficio, gli ecclesiastici ed i ministri di culto, che hanno giurisdizione e cura di anime e coloro che ne fanno ordinariamente le veci; non possono ricoprire cariche elettive (art. 60 d.lg. n. 267/2000).