Consulta le risposte alle domande più frequenti in tema di Scuola e protezione dei dati personali

FAQ in materia di scuola 

1. La scuola deve rendere l’informativa?

Sì. Tutte le scuole - sia quelle pubbliche, sia quelle private - hanno l’obbligo di far conoscere agli “interessati” (studenti, famiglie, professori, etc.) come vengono trattati i loro dati personali. Devono cioè rendere noto - attraverso un’adeguata informativa con le modalità ritenute più opportune, eventualmente anche online - quali dati raccolgono, come li utilizzano e a quale fine.

2. È possibile accedere ai propri dati personali detenuti dagli istituti scolastici?

Sì. Ogni persona ha diritto di conoscere se sono conservate informazioni che la riguardano, di farle rettificare se erronee o non aggiornate. Per esercitare questi diritti è possibile rivolgersi direttamente al “titolare del trattamento” (in genere l’istituto scolastico di riferimento). Se la scuola non risponde o il riscontro non è adeguato, è possibile rivolgersi al Garante o alla magistratura ordinaria.

3. È possibile accedere alla documentazione relativa ad alunni e studenti in possesso della scuola?

Sì. È possibile accedere agli atti e ai documenti amministrativi detenuti dalla scuola ai sensi dalla legge n. 241 del 1990 (artt. 22 ss.).

4. In caso di delega per prelevare il proprio figlio a scuola, è necessario fornire copia della carta di identità del delegante e del delegato?

Sulla base del principio generale di accountability, è facoltà delle istituzioni scolastiche regolare e modulare tale modalità, assicurando al tempo stesso le cautele necessarie a garantire l’identificabilità dei soggetti coinvolti e che i dati eventualmente raccolti siano protetti (da accessi abusivi, rischi di perdita o manomissione) con adeguate misure di sicurezza

5. Gli esiti degli scrutini o degli esami di Stato sono pubblici?

Sì. Le informazioni sul rendimento scolastico sono soggette ad un regime di conoscibilità stabilito dal MIUR. Nel pubblicare i voti degli scrutini e degli esami nei tabelloni, l’istituto scolastico deve evitare, però, di fornire informazioni sulle condizioni di salute degli studenti o altri dati personali non pertinenti. Il riferimento alle “prove differenziate” sostenute, ad esempio, dagli studenti con disturbi specifici di apprendimento (DSA) non va inserito nei tabelloni, ma deve essere indicato solamente nell’attestazione da rilasciare allo studente.

6. Le scuole possono trattare categorie particolari di dati personali?

Le scuole possono trattare le categorie particolari di dati personali (es. dati sulle convinzioni religiose, dati sulla salute) solo se espressamente previsto da norme di legge o regolamentari. In ogni caso non possono essere diffusi i dati relativi alla salute: non è consentito, ad esempio, pubblicare online una circolare contenente i nomi degli studenti con disabilità oppure quegli degli alunni che seguono un regime alimentare differenziato per motivi di salute.

7. Nelle comunicazioni scuola-famiglia possono essere inseriti dati personali degli alunni?

No, nelle circolari, nelle delibere o in altre comunicazioni non rivolte a specifici destinatari non possono essere inseriti dati personali che rendano identificabili gli alunni (ad esempio, quelli coinvolti in casi di bullismo o quelli cui siano state comminate sanzioni disciplinari o interessati da altre vicende delicate).

8. Chi può trattare i dati di allievi disabili o con disturbi specifici dell’apprendimento (DSA)?

La conoscenza di tali dati è limitata ai soli soggetti a ciò legittimati dalla normativa scolastica e da quella specifica di settore, come ad esempio i docenti, i genitori e gli operatori sanitari che congiuntamente devono predisporre il piano educativo individualizzato (L. n. 104/92, L. n. 328/2000 e D.Lgs. n. 66/2017).

9. L’utilizzo degli smartphone all’interno delle scuole è consentito?

Spetta alle istituzioni scolastiche disciplinare l’utilizzo degli smartphone all’interno delle aule o nelle scuole stesse. In ogni caso, laddove gli smartphone siano utilizzati per riprendere immagini o registrare conversazioni, l’utilizzo dovrà avvenire esclusivamente per fini personali e nel rispetto dei diritti delle persone coinvolte.

10. Violano la privacy le riprese video e le fotografie raccolte dai genitori durante le recite, le gite e i saggi scolastici?

No. Le immagini, in questi casi, sono raccolte per fini personali e destinate a un ambito familiare o amicale. Va però prestata particolare attenzione alla eventuale pubblicazione delle medesime immagini su Internet e sui social network. In caso di diffusione di immagini dei minori diventa infatti indispensabile ottenere il consenso da parte degli esercenti la responsabilità genitoriale.

11. È possibile registrare la lezione da parte dell’alunno?

Sì. È lecito registrare la lezione per scopi personali, ad esempio per motivi di studio individuale, compatibilmente con le specifiche disposizioni scolastiche al riguardo. Per ogni altro utilizzo o eventuale diffusione, anche su Internet, è necessario prima informare le persone coinvolte nella registrazione (professori, studenti…) e ottenere il loro consenso.

12. Gli allievi con DSA possono utilizzare liberamente strumenti didattici che consentano loro anche di registrare (cd. strumenti compensativi e aumentativi)?

Sì. La specifica normativa di settore (L. n. 170/2010) prevede che gli studenti che presentano tali disturbi hanno il diritto di utilizzare strumenti di ausilio per una maggiore flessibilità didattica. In particolare, viene stabilito che gli studenti con diagnosi DSA possono utilizzare gli strumenti di volta in volta previsti dalla scuola nei piani didattici personalizzati che li riguardano (ivi compreso il registratore o il pc). In questi casi non è necessario richiedere il consenso delle persone coinvolte nella registrazione.

13. Gli istituti scolastici possono pubblicare sui propri siti internet le graduatorie di docenti e personale ATA?

Sì. Questo consente a chi ambisce a incarichi e supplenze di conoscere la propria posizione e il proprio punteggio. Tali liste devono però contenere solo il nome, il cognome, il punteggio e la posizione in graduatoria. È invece eccedente la pubblicazione dei numeri di telefono e degli indirizzi privati dei candidati.

14. Si possono installare telecamere all’interno degli istituti scolastici?

Sì, ma l’eventuale installazione di sistemi di videosorveglianza presso le scuole deve garantire il diritto dello studente alla riservatezza. Può risultare ammissibile l’utilizzo di tali sistemi in casi di stretta indispensabilità, al fine di tutelare l’edificio e i beni scolastici da atti vandalici, circoscrivendo le riprese alle sole aree interessate. È inoltre necessario segnalare la presenza degli impianti con cartelli. Le telecamere che inquadrano l’interno degli istituti possono essere attivate solo negli orari di chiusura, quindi non in coincidenza con lo svolgimento di attività scolastiche ed extrascolastiche.

Se le riprese riguardano l’esterno della scuola, l’angolo visuale delle telecamere deve essere opportunamente delimitato. [Progetti di revisione della disciplina sull’utilizzo degli strumenti di videosorveglianza negli istituti scolastici sono attualmente all’attenzione del Parlamento.]

15. Le scuole possono consentire a soggetti legittimati di svolgere attività di ricerca tramite questionari, da sottoporre agli alunni, contenenti richieste di informazioni personali?

Sì, ma soltanto se i ragazzi e, nel caso di minori, chi esercita la responsabilità genitoriale, siano stati preventivamente informati sulle modalità di trattamento e sulle misure di sicurezza adottate per proteggere i dati personali degli alunni e, ove previsto, abbiano acconsentito al trattamento dei dati. Ragazzi e genitori devono, comunque, avere sempre la facoltà di non aderire all’iniziativa.

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Vademecum
"La scuola a prova di privacy"

Dall’introduzione dell’Intelligenza Artificiale nelle Istituzioni scolastiche alle chat di classe, dalla pubblicazione dei dati personali online all’uso degli smartphone in classe, dalle iscrizioni scolastiche alle graduatorie dei docenti e del personale scolastico.

È online la versione aggiornata del vademecum “La scuola a prova di privacy” che affronta le tematiche connesse al trattamento dei dati personali nelle istituzioni scolastiche, anche alla luce dei nuovi strumenti di intelligenza artificiale. L’obiettivo è quello di offrire alle istituzioni scolastiche, alle famiglie, agli studenti e ai docenti un agile strumento per assicurare la più ampia protezione dei dati delle persone che crescono, studiano e lavorano nel mondo scolastico.

Il Garante raccomanda, in particolare, a genitori, studenti, componenti delle chat di classe il rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali evitando di divulgare notizie, foto e video senza il consenso dei ragazzi o delle persone coinvolte. Sarebbe inoltre opportuno che le scuole limitassero l’utilizzo delle chat per comunicazioni ufficiali privilegiando altri strumenti (ad es. registro elettronico). Con il parere del Garante, poi, il Ministero dell’Istruzione ha pubblicato le prime Linee guida per un uso sicuro dell’IA nelle scuole. Le indicazioni vietano pratiche invasive come il riconoscimento delle emozioni e raccomandano di usare dati personali solo se indispensabili, preferendo dati sintetici.

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DOCUMENTI

- A PROPOSITO DI PRIVACY - IL PODCAST DEL GARANTE
Ep. 4 - La scuola a prova di privacy

- FIERA DIDACTA 2023
Il Garante ha partecipato il 10 marzo 2023 a Fiera Didacta Italia, il più importante appuntamento fieristico sull’innovazione del mondo della Scuola che si terrà a Firenze, alla Fortezza da Basso, dall’8 al 10 marzo, con due iniziative.

- Workshop “LA SCUOLA A PROVA DI PRIVACY: LA FIGURA DEL RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI (RPD / DPO)” dedicato agli RPD/DPO di tutte le scuole di ordine e grado, analizzerà il ruolo del Responsabile della protezione dei dati personali in ambito scolastico e la funzione e i compiti che è chiamato a svolgere. - https://fieradidacta.indire.it/eventi_2023/la-scuola-a-prova-di-privacy-la-figura-del-responsabile-della-protezione-dei-dati-rpd-dpo/

SLIDE

- La figura del responsabile della protezione dei dati - Matteo Timiani

- Il trattamento dei dati relativi alla salute degli alunni - Laura Di Angelo

- Seminario “LA SCUOLA A PROVA DI PRIVACY: ISTRUZIONI PER L’USO”, dedicato agli insegnanti e ai dirigenti scolastici, si focalizzerà invece sulle problematiche in materia di dati personali nell’attività scolastica, nel rapporto tra docenti e tra docenti e studenti oltre ad affrontare i temi legati alla tutela della privacy dei più giovani. - https://fieradidacta.indire.it/eventi_2023/la-scuola-a-prova-di-privacy-istruzioni-per-luso/

SLIDE

- La Scuola a prova di privacy - Claudio Filippi

- La tutela delle persone e dei dati nel contesto scolastico - Elena Pesaresi

- Garante per la protezione dei dati personali
Memoria del Presidente del Garante per la protezione dei dati personali, Pasquale Stanzione - Commissione 7a e 12a riunite del Senato della Repubblica  - Affare assegnato n. 621 (impatto della didattica digitale integrata (DDI) sui processi di apprendimento e sul benessere psicofisico degli studenti) - 27 aprile 2021

- Garante per la protezione dei dati personali
Registro elettronico: lettera del Presidente del Garante per la protezione dei dati personali, Antonello Soro, al Ministro dell’istruzione, Lucia Azzolina
(4 maggio 2020)

- Garante per la protezione dei dati personali
Didattica a distanza: prime indicazioni
(26 marzo 2020)

- Garante per la protezione dei dati personali
Diffusione di dati personali riferiti agli studenti nell’ambito del c.d. "documento del 15 maggio" ai sensi dell’art. 5, comma 2, del d.P.R. 23 luglio 1998, n. 323 - Indicazioni operative
(21 marzo 2017)

- Consiglio d'Europa
Protect children’s personal data in education setting
(20 novembre 2020)

Il settore scolastico si avvale sempre di più di strumenti digitali, anche ai fini della didattica a distanza, che offrono opportunità importanti per l’istruzione ma che devono essere accompagnati da una reale consapevolezza, da parte di tutti gli attori coinvolti, riguardo ai rischi per la vita privata dei minori. Nella sua 40a riunione plenaria, il 18-20 novembre 2020, il Comitato Consultivo della Convenzione 108 ha adottato le Linee guida sulla protezione dei dati dei minori nei contesti educativi. Queste linee guida si rivolgono ai legislatori, alle scuole e all'industria affinché anche in un settore delicato come quello scolastico siano garantiti i diritti fondamentali dei minori, compreso il diritto al libero sviluppo della personalità.

- 40a Conferenza internazionale degli incaricati della protezione dei dati, Bruxelles 2018
Resolution on E-Learning Platforms
(ottobre 2018)

- 38a Conferenza internazionale degli incaricati della protezione dei dati, Marrakesh, 2016
Resolutionfor the Adoption of an International Competency Framework on Privacy Education
(ottobre 2016)

- 38a Conferenza internazionale degli incaricati della protezione dei dati, Marrakesh, 2016
International Competency Framework on Privacy Education
(ottobre 2016)