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Trattamento dei dati sensibili e giudiziari presso il Consiglio per la ricerca e la sperimentazione in agricoltura (Cra) - 24 maggio 2006 [1299192]

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[doc. web n. 1299192]

[v. Provv. 22 febbraio 2007]

Trattamento dei dati sensibili e giudiziari presso il Consiglio per la ricerca e la sperimentazione in agricoltura (Cra) - 24 maggio 2006

 

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

Vista la richiesta di parere sullo schema di regolamento presentata dal Ministero delle politiche agricole e forestali relativamente ai trattamenti effettuati dal Consiglio per la ricerca e la sperimentazione in agricoltura;

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell´Ufficio, formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante, n. 1/2000;

Relatore il dott. Giuseppe Chiaravalloti;

PREMESSO:

Il Ministero delle politiche agricole e forestali ha chiesto il parere del Garante in ordine ad uno schema di regolamento per i trattamenti dei dati sensibili e giudiziari predisposto dal Consiglio per la ricerca e la sperimentazione in agricoltura (Cra). 

Il Consiglio, al pari degli altri soggetti pubblici, può trattare i dati sensibili e giudiziari solo in base ad un´espressa disposizione di legge nella quale siano specificati i tipi di dati, le operazioni eseguibili e le finalità di rilevante interesse pubblico perseguite. In presenza di una disposizione primaria che si limiti a specificare unicamente la finalità di rilevante interesse pubblico è necessario che, con un atto di effettiva natura regolamentare, siano identificati e resi pubblici i tipi di dati sensibili o giudiziari, nonché le operazioni eseguibili in relazione alle finalità perseguite nei singoli casi.

A tale scopo, il Consiglio è tenuto ad adottare o promuovere un atto di natura regolamentare conforme al parere reso dal Garante. In questa prospettiva, il predetto schema identifica i tipi di dati che detto Consiglio intende trattare, con le operazioni individuate in relazione alle specifiche finalità perseguite nei singoli casi (art. 20, comma 2, del Codice).

OSSERVA:

1. Considerazioni generali
Nelle premesse (non trasmesse a questa Autorità) dello schema di regolamento deve essere menzionata l´acquisizione del presente parere ai sensi dell´art. 154, comma 1, lett. g), del Codice.

Il presente parere non riguarda l´ulteriore "regolamento per il trattamento dei dati personali del Cra" e i moduli recanti le designazioni dei responsabili, degli incaricati e dei preposti agli adempimenti di natura informatica, che sono stati sottoposti anch´essi all´esame del Garante. Gli elementi contenuti in questi ultimi documenti non formano infatti oggetto dell´identificazione prevista con il regolamento che deve riguardare unicamente i tipi di dati sensibili e le operazioni eseguibili (art. 20 del Codice). Vanno conseguentemente soppresse, negli artt. 4 e 5 dello schema di regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari, le previsioni concernenti le modalità di trattamento e i diritti degli interessati.

2. Fonti normative
Le attività istituzionali svolte dal Consiglio sono menzionate senza alcun riferimento alla normativa sugli obblighi e compiti che rendono indispensabile trattare dati sensibili e giudiziari. Occorre integrare l´articolato indicando le fonti normative che legittimano quelle attività del Consiglio che comportano il trattamento di dati sensibili e giudiziari.

3. Finalità di rilevante interesse pubblico
La finalità connessa all´instaurazione e alla gestione dei rapporti di lavoro di qualunque tipo, e quella relativa alla difesa in giudizio (contemplate nell´articolo 3), sono riconducibili alle finalità di rilevante interesse pubblico previste dall´art. 112 e dall´art. 71 del Codice: tali disposizioni vanno indicate puntualmente.

Relativamente alla verifica della sussistenza dei requisiti di onorabilità in rapporto alle imprese coinvolte nell´attività contrattuale, va rilevato che il trattamento di dati giudiziari effettuato nel quadro di tale attività, nonché nell´ambito della gestione di gare ed appalti, trova già compiuta disciplina nell´apposita autorizzazione generale del Garante (aut. n. 7/2005 al trattamento dei dati a carattere giudiziario da parte di privati, di enti pubblici economici e di soggetti pubblici, pubblicata in G.U. n. 2 del 3 gennaio 2006). Nello schema di regolamento non deve essere pertanto indicato il trattamento effettuato per adempiere ad obblighi previsti da disposizioni di legge in materia di comunicazioni e certificazioni antimafia o in materia di prevenzione della delinquenza di tipo mafioso e di altre gravi forme di manifestazione di pericolosità sociale, nonché per accertare requisiti di idoneità dei partecipanti alle gare (capo IV, par. 2, lett. d) ed e), della citata aut. n. 7/2005). Per garantire l´uniformità nell´applicazione dell´unitaria e rigorosa disciplina in materia, va quindi espunta dal regolamento la disciplina relativa all´attività in esame.

4. Tipi di dati
La previsione circa la possibilità che possano essere trattati e conservati "ulteriori dati sensibili o dati giudiziari" per le finalità di instaurazione e gestione dei rapporti di lavoro risulta generica. Occorre effettuare un´individuazione specifica dei dati che si ritengano indispensabili in rapporto alle attività istituzionali, avendo cura di verificare che a ciascun adempimento corrisponda il trattamento delle sole informazioni appunto indispensabili nei singoli casi (art. 22, comma 3, del Codice). Una volta effettuata detta individuazione, sarà necessario sottoporre nuovamente lo schema al parere del Garante.

5. Operazioni eseguibili
L´articolato dello schema di regolamento non reca l´identificazione dei tipi di operazioni effettuabili con i dati sensibili o giudiziari trattati in correlazione con le specifiche finalità di rilevante interesse pubblico perseguite. In particolare, si dichiara nello schema che non vengono effettuate le operazioni di diffusione dei dati trattati ("a meno che quest´ultima non sia richiesta da specifica disposizione di legge") e di comunicazione ad altri soggetti pubblici o privati ("a meno che l´autorità giudiziaria non ne disponga l´acquisizione ovvero una norma espressamente non ne disponga la comunicazione": art. 4 dello schema).

Al riguardo, si rileva che non risultano individuate alcune operazioni essenziali per realizzare talune attività indicate nello schema di regolamento e strettamente connesse alle finalità menzionate. A titolo esemplificativo, si richiama l´attenzione sulle comunicazioni nei confronti degli enti previdenziali ed assistenziali, indispensabili per adempiere a specifici obblighi e compiti previsti dalla normativa in materia di previdenza e assistenza. Valuti pertanto l´amministrazione richiedente se sia opportuno integrare lo schema di regolamento da sottoporre, in tal caso, nuovamente al parere del Garante, evidenziando tali comunicazioni ed eventuali altre operazioni che dovranno essere comunque delimitate rigorosamente nel rispetto del principio di stretta indispensabilità, specificando le finalità perseguite e le eventuali disposizioni normative che ne costituiscono il presupposto (art. 22 del Codice).  

6. Descrizione del trattamento e del relativo flusso informativo
L´articolato dello schema non reca, infine, alcuna descrizione del trattamento da cui risulti comprovata, anche sinteticamente, l´indispensabilità dell´utilizzo dei dati sensibili e giudiziari per perseguire le attività istituzionali del Consiglio.

In taluni casi, l´indicazione dei tipi di dati sensibili e giudiziari da utilizzare è effettuata in modo generico. Ad esempio, i dati idonei a rivelare lo stato di salute, le convinzioni politiche, sindacali e religiose sono individuati in relazione a generiche esigenze di gestione dei rapporti di lavoro, senza però evidenziare in quali circostanze sia indispensabile trattare ciascun tipo di dati menzionato. Nell´individuare le tipologie di informazioni sensibili e giudiziarie che si devono utilizzare necessariamente in rapporto alle attività istituzionali svolte, occorre quindi esplicitare gli adempimenti ai quali corrisponde il trattamento delle sole informazioni per ciò indispensabili (art. 22, comma 3, del Codice).

7. Conclusioni
Il Ministero delle politiche agricole e forestali è invitato a conformare lo schema in esame alle indicazioni sopra formulate, tenendo presente che il trattamento dei dati sensibili e giudiziari non potrà essere effettuato in difformità dalle indicazioni medesime, e che l´individuazione dei tipi di dati e delle operazioni eseguibili dovrà essere effettuata necessariamente con un atto di effettiva natura regolamentare ai sensi dell´art. 20, comma 2, del Codice, suscettibile di produrre effetti giuridici per gli interessati.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

ai sensi dell´art. 154, comma 1, lett. g) del Codice, esprime parere favorevole sullo schema di regolamento trasmesso dal Ministero delle politiche agricole e forestali e predisposto dal Consiglio per la ricerca e la sperimentazione in agricoltura, a condizione che siano rispettate le indicazioni fornite nei punti da 1 a 7, riguardanti:

  • la menzione dell´acquisizione del presente parere; l´eliminazione degli artt. 4 e 5 dello schema;
  • la menzione delle fonti normative che legittimano quelle attività del Consiglio che comportano il trattamento di dati sensibili e giudiziari;
  • la menzione degli artt. 71 e 112 del Codice in relazione alle finalità di rilevante interesse pubblico indicate (art. 3 dello schema);
  • l´eliminazione del riferimento alla disciplina dell´attività contrattuale (art. 3, comma 2, dello schema);
  • l´individuazione specifica dei dati sensibili e giudiziari (art. 3, comma 3, dello schema);
  • la possibilità di individuare alcune operazioni strettamente connesse alle finalità di instaurazione e gestione di rapporti di lavoro, nonché del contenzioso;
  • l´indispensabilità dell´utilizzo dei dati sensibili e giudiziari menzionati per effettuare gli adempimenti connessi alle finalità indicate nello schema;
  • la descrizione sintetica dei trattamenti posti in essere, tenuto conto delle  indicazioni fornite con il presente parere;
  • l´adozione di un atto di effettiva natura regolamentare.

Roma, 24 maggio 2006

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Chiaravalloti

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli