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Accesso all'Indice dei nati in Trentino: intesa tra la Provincia autonoma di Trento e l'Arcidiocesi di Trento - 19 dicembre 2008 [1584224]

[doc. web n. 1584224]

Accesso all´Indice dei nati in Trentino: intesa tra la Provincia autonoma di Trento e l´Arcidiocesi di Trento - 19 dicembre 2008

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

Vista la richiesta della Provincia autonoma di Trento del 20 novembre 2008 (prot. n. 3270/08/S130/Mc) in ordine all´Intesa stipulata con l´Arcidiocesi di Trento il 5 novembre 2008 "in materia di trattamento dei dati personali da includere nell´Indice dei nati in Trentino fra il 1815 e il 1923 e sua pubblicazione";

Vista la nota del Ministero dell´interno, Dipartimento per gli affari interni e territoriali, Direzione centrale per i servizi demografici, Area III–Stato civile (prot. n. 200706326-15100/16030 del 18 settembre 2007);

Visto il codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici (Provv. del Garante n. 8/P/21 del 14  marzo 2001, in G.U. 5 aprile 2001, n. 80, Allegato A.2 al Codice);

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell´Ufficio, formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante, n. 1/2000;

Relatore il dott. Giuseppe Fortunato;

PREMESSO:

La Provincia autonoma di Trento ha chiesto al Garante di esprimersi in ordine a un´Intesa stipulata con l´Arcidiocesi di Trento il 5 novembre 2008 "in materia di trattamento dei dati personali da includere nell´Indice dei nati in Trentino dal 1815 al 1923 e sua pubblicazione", la cui efficacia è subordinata all´espressione del parere favorevole del Garante.

L´Intesa, come disposto dall´art. 5, comma 4, del codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici, intende definire l´assetto gestionale e organizzativo, nonché i conseguenti profili di responsabilità, in merito all´adozione delle idonee misure riguardanti l´elaborazione informatica e la fruibilità sulla rete Internet del predetto Indice per esclusivi fini di ricerca storica.

L´Indice è costituito da 1,280 milioni di schede identificative relative ai soggetti nati in Trentino dal 1815 al 1923. Ogni scheda riporta cognome e nome, genere e data di nascita, nome del padre, cognome e nome della madre, codice identificativo della parrocchia e del comune, campi per le note e il soprannome.

Con nota del 18 settembre 2007, il Ministero dell´interno, Dipartimento per gli affari interni e territoriali, interpellato dalla Provincia autonoma di Trento in merito all´iniziativa in esame, si è espresso positivamente sull´iniziativa, a condizione che le informazioni estratte dagli atti di stato civile vengano rese disponibili on line solo decorsi settanta anni dalla loro annotazione e che la banca dati resa consultabile abbia finalità meramente informative, prive di valore certificatorio.

I dati dei nati che, sulla base dell´Intesa, saranno resi disponibili attraverso la rete Internet a soggetti determinati per fini di ricerca storica non comprenderanno i campi per le note e il soprannome (riservati agli archivisti diocesani); la fruibilità del nome del padre e del cognome e nome della madre potrà avvenire solo decorsi centotre anni dalla data di nascita delle persone elencate nell´Indice.

L´Intesa prevede altresì che l´eventuale disponibilità on line di ulteriori dati sia subordinata a una nuova intesa da sottoporre all´esame del Garante per la protezione dei dati personali. Tali dati -come indicato nel predetto avviso del Ministero dell´Interno- saranno resi disponibili solo decorsi almeno settanta anni dalla formazione degli atti, ai sensi dell´art. 177 del Codice e nel rispetto dell´art. 10, comma 2, del predetto codice di deontologia e di buona condotta, nonché delle regole stabilite in materia dalla legislazione canonica.

L´accesso all´Indice potrà avvenire unicamente previa registrazione e i fruitori saranno identificati attraverso nome, cognome, data di nascita, Stato di residenza e indirizzo di posta elettronica. L´abilitazione all´accesso avverrà, con nome utente e parola chiave, per un periodo non superiore a sei mesi. Inoltre, i fruitori dovranno accettare le condizioni d´uso in ordine alla finalità esclusivamente storica dell´interrogazione dell´Indice, al rispetto del predetto codice di deontologia e di buona condotta, nonché alla natura puramente informativa, e senza valore di certificazione, dei dati.

L´Intesa stabilisce che, al fine di attivare la ricerca, sarà necessario immettere nella maschera di interrogazione almeno il cognome, il genere e l´anno di nascita dell´interessato (è ammesso uno scarto di cinque anni). Qualora a seguito dell´immissione dei campi sopraindicati dovesse comparire la dicitura "cognome inesistente" il sistema potrà suggerire cognomi e nomi simili. La visualizzazione completa dei campi potrà, tuttavia, avvenire solo a livello di singola scheda identificativa.

Per quanto riguarda, infine, alcuni specifici profili riguardanti il trattamento dei dati personali, l´Intesa reca disposizioni in materia di designazioni di responsabili e incaricati del trattamento, l´adozione di misure di sicurezza e l´esercizio dei diritti di cui all´art. 7 del Codice.

OSSERVA:

L´Intesa, stipulata sulla base di una precedente Intesa del 10 settembre 1993 tra la Provincia autonoma di Trento (che esercita competenza primaria in materia di archivi ai sensi del d.P.R. 1 novembre 1973, n. 690) e l´Arcidiocesi di Trento in tema di archivi degli enti ecclesiastici dipendenti dall´autorità diocesana, definisce i termini e le modalità per consultare l´Indice dei nati in Trentino dal 1815 al 1923 (anno fino al quale in Trentino le funzioni di stato civile erano svolte dai parroci). Tale Indice è stato elaborato attraverso la consultazione dell´Archivio diocesano Tridentino, dove sono conservati i microfilm dei registri dei nati, dei morti e dei matrimoni presenti negli archivi delle parrocchie del Trentino, inizialmente con lo scopo di agevolare la ricerca genealogica ai fini dell´evasione delle richieste certificatorie inoltrate alle parrocchie dai discendenti degli emigrati trentini per il riconoscimento della cittadinanza italiana ai sensi della legge 14 dicembre 2000, n. 379.

L´Intesa prevede la comunicazione di taluni dati personali contenuti nell´Indice a soggetti previamente registrati e identificati, esclusivamente per finalità di ricerca storica.

Le modalità individuate nell´Intesa per l´accesso a tali informazioni non risultano contrastanti con le norme di settore e il codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici.

Va rilevato che non viene consentita la consultazione di notizie relative a matrimoni, separazioni, divorzi, regime patrimoniale dei coniugi, provvedimenti di inabilitazione e interdizione e cambio del nome. In base alla normativa di settore sopra citata, conformemente a quanto indicato dal Ministero dell´interno, la consultazione di tali informazioni contenute negli atti di stato civile è permessa esclusivamente decorsi settanta anni dalla loro annotazione. Inoltre, anche al fine di rispettare quanto previsto dall´art. 93, comma 2, del Codice (in riferimento alla madre che abbia dichiarato di non voler essere nominata), l´Intesa stabilisce che la fruibilità dei campi relativi alle generalità dei genitori può avvenire solo decorsi centotre anni dalla data di nascita delle singole persone elencate nell´Indice.

Occorre, peraltro, rilevare che la consultazione dell´Indice deve conformarsi alle specifiche disposizioni di settore che vietano di fornire informazioni con riferimento a particolari tipologie di dati personali (cfr., per il rapporto di adozione, l´art. 28 della legge 4 maggio 1983, n. 184 e, per la rettificazione del sesso, l´art. 5 della legge 14 aprile 1982, n. 164).

Al fine di garantire al fruitore la consapevolezza delle circostanze sopra elencate volte a rispettare le specifiche normative di settore, oltre alle altre notizie che gli verranno fornite ai sensi dell´art. 10 dell´Intesa, l´utente deve essere reso edotto del fatto che sono consultabili esclusivamente (con le predette limitazioni normative) i dati contenuti negli atti di stato civile decorsi settanta anni dalla loro annotazione.

L´Intesa menziona l´esercizio dei diritti dell´interessato di cui all´art. 7 del Codice, da parte di chi ha un interesse proprio, o agisce a tutela dell´interessato o per ragioni familiari meritevoli di protezione per dati concernenti persone decedute (art. 9, comma 3, del Codice). In proposito si sottolinea che, come evidenziato dalla Provincia stessa nella richiesta di parere, tali diritti dovranno essere opportunamente garantiti in particolare anche per quanto riguarda l´aggiornamento dei dati.

Sulla base di quanto sopra osservato, il Garante non ha rilievi critici da formulare sull´Intesa.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

prende atto positivamente, nei termini di cui in motivazione, dell´Intesa stipulata tra la Provincia autonoma di Trento e l´Arcidiocesi di Trento "in materia di trattamento dei dati personali da includere nell´Indice dei nati in Trentino dal 1815 al 1923 e sua pubblicazione", invitando la Provincia autonoma di Trento a informare gli utenti che possono essere consultati soltanto dati contenuti negli atti di stato civile decorsi settanta anni dalla loro annotazione, resi conoscibili in conformità a disposizioni di settore.

Roma, 19 dicembre 2008

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Fortunato

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli