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3.3 Contabilità, dotazione finanziaria, impegni di spesa e sede dell'Ufficio - Relazione 1999 - 3 maggio 2000

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
1336486
Data:
03/05/00
Tipologia:
Relazione annuale

Indice

3. Il Garante - Relazione 1999 - 3 maggio 2000

3.3 Contabilità, dotazione finanziaria, impegni di spesa e sede dell´Ufficio

3.3.1. La gestione finanziaria dell´esercizio 1999
Per il 1999 le risorse finanziarie a disposizione del Garante sono state pari a 22.345 milioni di lire, di cui 300 milioni previste per entrate derivanti dai diritti di segreteria per notificazioni, autorizzazioni e ricorsi, così come disciplinati dalla normativa.

Rispetto all´anno 1998, le risorse per trasferimenti provenienti dal bilancio dello Stato si sono infatti incrementate di 10 miliardi di lire, passando da 12.045 a 22.045 milioni. Ciò, in previsione dell´emanazione del decreto legislativo n. 51/1999, il quale, oltre ad aver conferito all´Autorità il potere di disciplinare con proprio regolamento l´organizzazione interna dell´Ufficio, ha previsto l´istituzione del ruolo organico del personale del Garante -fissato in cento unità- assegnandogli un trattamento economico provvisorio.

Il terzo anno di attività del Garante è stato caratterizzato, sotto il profilo finanziario, soprattutto, da due fondamentali impegni:

a) la prosecuzione del processo organizzativo dell´Ufficio, anche alla luce del citato decreto n. 51/99;

b) l´intensificazione delle iniziative per la stipula del contratto definitivo di locazione per la nuova sede stabile dell´Ufficio.

Nel corso del 1999, l´Autorità ha inoltre dedicato molte energie per assicurare una partecipazione attiva e costante dei propri funzionari alle riunioni ed agli incontri nelle diverse sedi dedicati alla protezione dei dati personali, a livello nazionale e comunitario.

Per adempiere ai crescenti impegni gravanti sull´Ufficio, durante il 1999 il Garante si è tra l´altro avvalso della collaborazione di tredici consulenti (le competenze di otto di essi sono state liquidate nell´esercizio del 1999). Scelti per le loro specifiche professionalità, essi hanno contribuito all´attività pubblicistica e di documentazione, ai servizi connessi alla rassegna stampa, allo studio, all´organizzazione sistematica ed alla massimazione delle decisioni del Garante e di altre pronunce giurisprudenziali in materia di dati personali, anche in vista dell´apertura del sito web.

I consulenti sono stati altresì utilizzati per la ricerca e l´organizzazione del materiale attinente all´attività comunitaria e internazionale, nelle more della costituzione di un servizio studi e documentazione sulle materie di interesse dell´Ufficio. La loro opera è stata inoltre utilizzata per l´organizzazione di taluni incontri di carattere comunitario ed internazionale che hanno consentito al Garante di conseguire importati risultati nella sempre intensa attività di cooperazione e scambio reciproco con gli altri soggetti impegnati nella tutela dei dati personali. A tale proposito, si devono in particolare ricordare la riunione dell´Autorità di controllo comune di Schengen, ospitata dal Garante a Firenze il 27 e 28 maggio 1999, nonché la XXII Conferenza internazionale delle Autorità garanti che sarà organizzata dal Garante a Venezia nei giorni 28-30 settembre 2000. I maggiori impegni a cui si è dovuto far fronte trovano riscontro, a livello di bilancio, nell´incremento della spesa erogata per oneri relativi al personale, cresciuta nel 1999, rispetto all´anno precedente, di oltre 260 milioni di lire, con un incremento di quasi il 16 per cento.

Per quanto attiene al secondo settore di impegno, si deve ricordare che l´8 novembre 1999 è stato sottoscritto il contratto definitivo di locazione relativo alla porzione di uno stabile sito in Roma, Piazza Monte Citorio nn. 115-121, che è già gradualmente occupato quale nuova sede stabile del Garante. Una parte dell´Ufficio si è già installata in tali ambienti, in attesa del completamento dei lavori di ristrutturazione e della consegna dei rimanenti locali, previsti a partire dal maggio del del 2000 fino alla fine del corrente anno. In seguito a ciò, il Garante potrà finalmente avere unasede idonea in grado di contenere tutti gli uffici necessari alla sistemazione operativa del personale attualmente dislocati in ben tre sedi, compreso quello previsto a completamento dell´organico dal d. lgs. n. 51/1999. Tale stabile offre anche spazi sufficienti per ospitare il progettato servizio studi e documentazione e la biblioteca e per organizzare seminari, convegni ed altri incontri di lavoro. Le risorse necessarie agli arredi e all´installazione degli impianti, prevedendo per questi ultimi l´impiego di idonee tecnologie, sono state reperite anche con somme accantonate negli anni precedenti.

Nel complesso, le spese di funzionamento -sezione del bilancio nella quale rientrano anche quelle affrontate per la locazione e la sistemazione della sede di Piazza Monte Citorio- sono state liquidate e pagate nel 1999 per 2.392 milioni di lire, i tre quarti delle quali sono imputate agli esercizi pregressi.

Nel documento di programmazione finanziaria del 1999 era stato riservato un particolare rilievo ed impegno economico all´attività del Garante inerente a seminari di lavoro, incontri internazionali e convegni di studio. Nell´anno trascorso si è evidenziato su questo punto un aumento considerevole, documentato dall´incremento delle spese per le diverse missioni nazionali ed estere cui sono stati chiamati i componenti del Garante, il segretario generale e i funzionari dell´Ufficio.

Tra le iniziative più significative conviene qui ricordare la partecipazione ad Helsinki e ad Hong Kong, nella primavera e nel mese di settembre del 1999, rispettivamente alla conferenza europea delle autorità di protezione dei dati e alla Conferenza internazionale sulla privacy.

Nel corso del 1999 si è dato inoltre inizio ad un programma di attività formative per il personale, con l´accantonamento di 144 milioni di lire finalizzati, soprattutto, in particolare, all´approfondimento della conoscenza di lingue straniere (delibera del 30 dicembre 1998). Queste sono risultate infatti di costante utilizzazione sia per l´ordinaria attività d´ufficio, sia nel corso delle frequenti missioni all´estero, sia in occasioni di incontri e seminari internazionali, promossi anche dal Garante, sia, infine, nello studio e nella predisposizione dei documenti che quotidianamente sono esaminati e predisposti dall´Ufficio.

In tale ambito, deve essere altresì ricordata l´attività diretta a favorire la conoscenza fra il pubblico della normativa sulla protezione dei dati personali e delle sue finalità, svolta nell´adempimento di uno specifico compito attribuito al Garante (art. 31, comma 1, lett. i). Si devono in proposito ricordare le già citate partecipazioni ad iniziative conoscitive con propri stand al Forum della Pubblica amministrazione di Roma del 4-8 maggio 1999 e al "ComPa", Salone della comunicazione pubblica e dei servizi al cittadino (Bologna, 15-17 settembre 1999). Per la partecipazione a queste due importanti manifestazioni, l´onere per il Garante è stato complessivamente non superiore ai 220 milioni, comprendendo in essi tutte le spese che vanno, da quelle sostenute per la locazione dell´area espositiva all´allestimento degli stand, a quelle concernenti il materiale espositivo e gli allacciamenti telematici.

Sul piano strettamente contabile in ambito amministrativo si è complessivamente registrato un impegno di risorse crescente. Ciò soprattutto perché, pur in assenza del regolamento di cui al d.lg. n. 51/1999, si sono dovute affrontare e risolvere le molteplici questioni legate alla piena funzionalità operativa del Garante. I pagamenti sono passati, in percentuale delle somme stanziate nel bilancio, dal 17,5 per cento del 1997, al 27 per cento del 1998, al 35 per cento del 1999. In quest´ultimo anno, le spese erogate hanno poi superato i sette miliardi di lire, di cui quasi tre miliardi per impegni degli anni trascorsi.

Come già effettuato per gli esercizi precedenti, si è provveduto a regolare delle spese del Garante mediante prelevamenti dal fondo giacente in un conto di contabilità speciale presso la Banca d´Italia- Tesoreria provinciale dello Stato (sezione di Roma). Tuttavia, mentre nel periodo iniziale di attività dell´Ufficio la procedura relativa alla contabilità speciale ha consentito la gestione contabile senza particolari problemi, con l´entrata a regime di tutte o quasi le attività istituzionali (ricorsi, pareri, ispezioni, partecipazioni a commissioni comunitarie, registro dei trattamenti, ecc.), la struttura si è vista via via caricata di ulteriori incombenze di natura logistico-operativa, quali, ad esempio, i bonifici urgenti dall´estero e per l´estero. Tutto ciò ha suggerito alcuni perfezionamenti che si avrà cura di apportare alla gestione della contabilità e delle spese che sarà ridisciplinata nel terzo dei regolamenti interni che il Garante si accinge ad adottare in attuazione del d.lg. n. 51/1999.