[doc. web n. 1102155]

Provvedimento del 21 ottobre 2004

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Esaminato il ricorso presentato da XY

nei confronti di

Cassa di risparmio della Provincia di Chieti S.p.A.;

Visti gli articoli 7, 8 e 145 s. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

Viste le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il prof. Stefano Rodotà;

PREMESSO:

L´interessato, dipendente di Cassa di risparmio della Provincia di Chieti S.p.A., dopo aver promosso un procedimento civile dinanzi al giudice del lavoro per "vedersi riconoscere (…) il grado di funzionario di terzo livello dal 1991", ha formulato un´istanza di accesso ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice nei confronti della resistente, chiedendo che gli fosse "messa a disposizione copia di ogni statuizione assunta" dal titolare del trattamento in relazione a tale sua pretesa e -al fine di dimostrare di aver svolto, nell´ambito della propria attività lavorativa, anche una serie di mansioni specifiche- che gli fosse consegnata copia di una procura rilasciatagli, in data 23 giugno 1992, "dal presidente della Cassa di risparmio di Chieti (…), per fargli rappresentare e difendere l´istituto dinanzi la Commissione tributaria di primo grado di Chieti".

In data 31 maggio 2004, il titolare del trattamento ha riscontrato le richieste, comunicando di non poter darvi corso in quanto il diritto di accesso agli "ipotetici dati" richiesti (di cui non sarebbero state "verificate" "l´esistenza e la disponibilità ") sarebbe stato già esercitato di fatto in sede giudiziaria per mezzo dell´"istanza di ordine di esibizione" formulata nel corso del predetto giudizio civile pendente dinanzi al giudice del lavoro di Chieti.

Ritenendo inidoneo il riscontro, l´interessato ha riproposto le medesime con il ricorso ai sensi degli artt. 145 e s. del Codice, con il quale il ricorrente ha anche chiesto di porre a carico della resistente le spese sostenute per il procedimento.

All´invito ad aderire formulato da questa Autorità in data 22 luglio 2004 ai sensi dell´art. 149 del Codice, la resistente ha risposto con memoria datata 15 settembre 2004 e nell´audizione del 24 settembre 2004, eccependo l´inammissibilità del ricorso ai sensi dell´art. 145, comma 2, del Codice per l´identità delle richieste che sarebbero state già precedentemente formulate nel corso del giudizio avviato dal medesimo ricorrente dinanzi al tribunale di Chieti. Nel merito, la resistente ha comunque dichiarato che:

• i documenti di cui il ricorrente presume l´esistenza in realtà "non esistono";
• la richiesta relativa ad "ogni statuizione assunta" dalla banca è in ogni caso troppo generica e che la resistente potrà mettere a disposizione dell´interessato i dati richiesti nel solo caso in cui il ricorrente specificherà tale richiesta e "nella sola ipotesi in cui i medesimi dati siano dalla stessa detenuti",
• non può essere accolta neanche la richiesta di avere copia della procura rilasciata nel 1992, dal momento che la stessa, "proprio perché rilasciata e consegnata, non è più nella disponibilità della Cassa".

Con nota anticipata via fax il 2 ottobre 2004, il ricorrente ha contestato l´ulteriore riscontro e, in merito alla copia della procura richiesta, ha chiesto che la resistente attesti di detenere o meno copia "ufficiale" di tale documento, posto che copia "non ufficiale" della stessa sarebbe già in proprio possesso.

Con memoria datata 4 ottobre 2004, la banca resistente ha ribadito le proprie considerazioni e ha chiesto di porre a carico del ricorrente le spese sostenute per il procedimento.

CIÒ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

Il ricorso concerne una richiesta volta a conoscere dati personali che il ricorrente ritiene siano detenuti dal proprio datore di lavoro.

In relazione all´istanza di accesso formulata dal ricorrente (alla luce dei riferimenti, in essa contenuti, ai diritti tutelati dall´art. 7 del Codice) va rilevato che la stessa può essere presa utilmente in considerazione esclusivamente quale richiesta di accesso ai dati personali che siano conservati dal titolare del trattamento in qualsiasi forma. L´esercizio di tale diritto consente infatti di ottenere, ai sensi dell´art. 10 del Codice, solo la comunicazione in forma intelligibile dei dati personali detenuti negli archivi del titolare del trattamento, e non permette di richiedere al medesimo titolare la creazione di dati o di documenti inesistenti nei propri archivi o la loro aggregazione secondo modalità prospettate richiesti dall´interessato, né di ottenere necessariamente copia (sia essa fotostatica o autenticata) di documenti detenuti. L´esibizione o la consegna in copia di atti e documenti contenenti i dati personali richiesti è infatti prevista, dall´art. 10, comma 4, del Codice, con la dovuta omissione di dati riferiti a terzi, e solo nel caso in cui l´estrapolazione dei dati da tali documenti risulti particolarmente difficoltosa per il titolare. Diversamente da quanto desumibile dalle richieste dell´interessato, l´estrazione dei dati e la loro messa a disposizione dell´interessato è, quindi, la modalità ordinaria di adempimento alle predette richieste di accesso.

Va disattesa l´eccezione di inammissibilità proposta dall´istituto di credito, non potendosi ritenere che il ricorso al Garante sia stato proposto per il medesimo oggetto per il quale è stata già adita l´autorità giudiziaria (art. 145, comma 2, del Codice).

Dinanzi al Tribunale di Chieti in funzione di giudice del lavoro pende, tra le parti, un giudizio che ha per oggetto non l´accesso a dati personali o altri profili concernenti il loro trattamento, ma una controversia per rivendicazione di una qualifica superiore e per correlative differenze retributive.

Nell´ambito dei vari mezzi di prova prodotti o chiesti dalle parti vi è solo una richiesta al giudice di ordinare l´esibizione in giudizio di alcuni documenti di cui l´istante ritiene necessaria l´acquisizione, nel medesimo giudizio, ai sensi dell´art. 210 c.p.c., al fine di dimostrare le attività svolte dal resistente per la banca e le conseguenti responsabilità rivestite.

Nonostante l´ipotetica coincidenza di alcuni dei documenti oggetto di istanza di esibizione con quelli che potrebbero contenere i dati personali richiesti dall´interessato con l´istanza ex art. 7 del Codice, sono quindi diversi i presupposti (petitum; causa petendi) sulla base dei quali il ricorrente ha agito nel corso del giudizio; né, alcun riferimento diretto o indiretto è stato fatto dallo stesso, in tale sede, all´esercizio dei diritti di cui all´art. 7 del Codice e, in particolare, allo specifico diritto di accesso ai dati personali che può intendersi vantato nel procedimento dinanzi al Garante.

Ciò premesso, va rilevato che, nel caso di specie, l´istituto di credito resistente ha comunicato di non detenere o di non detenere più i dati personali individuabili in base alle richieste del ricorrente, non avendo, in particolare, conservato copia della procura rilasciata al ricorrente e di cui questi ha dichiarato di avere già copia.

Per quanto riguarda, invece, l´accesso ai dati personali contenuti all´interno di statuizioni assunte dalla banca in relazione al grado professionale rivendicato, va rilevato che il Codice non onera l´interessato di specificare i documenti di riferimento e che, contrariamente a quanto eccepito dalla resistente in ordine alla genericità dell´istanza in esame, il Codice obbliga il titolare del trattamento ad adottare idonee misure per agevolare l´accesso sulla base di un´accurata selezione informatizzata dei dati che riguardano singoli interessati (art. 10, comma 1).

E´, quindi, il titolare del trattamento che deve precisare se detiene o meno, e indicare quali, dati personali concernenti "ogni statuizione assunta da Carichieti S.p.A. in relazione alla "pretesa" … di vedersi riconoscere il grado di funzionario di terzo livello dal 1991".

La banca resistente ha però dichiarato da ultimo, nel corso dell´audizione, che all´esito delle verifiche non è in possesso "dei documenti richiesti".

Sulla base di tali e delle precedenti dichiarazioni (della cui veridicità l´autore risponde anche ai sensi dell´art. 168 del Codice: "Falsità nelle dichiarazioni e nelle notificazioni al Garante"), va dichiarato non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell´art. 149, comma 2, del Codice.

Sussistono giusti motivi, anche in riferimento ai riscontri forniti prima e dopo il procedimento, per compensare le spese tra le parti.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

a) dichiara non luogo a provvedere;

b) dichiara compensate le spese tra le parti.

Roma, 21 ottobre 2004

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Rodotà

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli