Diritti interna

Diritti - Come tutelare i tuoi dati

Doveri interna

Doveri - Come trattare correttamente i dati

Search Form Portlet

ricerca avanzata

g-docweb-display Portlet

Provvedimento del 23 luglio 2004 [1099216]

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
1099216
Data:
23/07/04
Tipologia:
Decisione su ricorso

[doc. web n. 1099216]

Provvedimento del 23 luglio 2004

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Esaminato il ricorso presentato da XY rappresentato e difeso dall´avv. Maurizio Lepore presso il cui studio ha eletto domicilio

nei confronti di

Comune di XZ;

Visti gli articoli 7, 8 e 145 s. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il prof. Stefano Rodotà;

PREMESSO:

Il ricorrente, dipendente del Comune di XZ, a seguito della ricezione di alcuni documenti inviati a mezzo messi comunali senza busta chiusa, contenenti dati sensibili inerenti un´infermità per causa di servizio, ha inoltrato un´istanza ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice (disposizioni in vigore dal 1° gennaio 2004 e che hanno sostituito il previgente art. 13 della legge n. 675/1996). Con tale istanza, nel contestare la liceità delle modalità con cui tali documenti sono circolati nell´ente e gli sono stati comunicati, il ricorrente ha chiesto di conoscere gli estremi identificativi del responsabile del trattamento, dei soggetti ai quali possono essere comunicati i dati e degli incaricati del trattamento e si è opposto al trattamento dei dati sensibili che lo riguardano "secondo le modalità contestate".

Ritenendo insoddisfacente il riscontro ottenuto, l´interessato ha ribadito le proprie richieste con il ricorso proposto ai sensi degli artt. 145 e ss. del Codice, chiedendo di adottare le misure necessarie a salvaguardia dell´interessato e di porre a carico della controparte le spese sostenute per il procedimento.

All´invito ad aderire formulato da questa Autorità il 20 aprile 2004 ai sensi dell´art. art. 149 del Codice, il Comune di XZ ha risposto con nota datata 7 maggio 2004 con la quale, nel sostenere che la documentazione in questione non faceva "riferimento alle patologie sofferte" dal ricorrente e nel ritenere quindi lecito il trattamento sopradescritto, ha inviato copia delle determinazioni con le quali sono stati designati i responsabili e gli incaricati del trattamento; ha precisato poi che la richiesta iniziale dell´interessato di essere sottoposto ad accertamenti sanitari per infermità da causa di servizio era corredata anch´essa da certificazione medica non inserita in busta chiusa.

Il ricorrente, con note in data 17 maggio e 30 giugno 2004, ha contestato il riscontro ottenuto, con particolare riferimento alla liceità delle modalità del trattamento di dati che lo riguardano, che sarebbe stato effettuato, a suo avviso, da soggetti non inclusi nell´elenco di responsabili ed incaricati del trattamento inviato dal Comune.

Con nota inviata via fax il 21 giugno 2004, in risposta ad una richiesta avanzata dal Garante successivamente alla proroga del termine per la decisione sul ricorso disposta ai sensi dell´art. 149, comma 7, del Codice, l´ente resistente ha risposto che il trattamento dei dati relativi al ricorrente è stato effettuato da dipendenti comunali legittimati a suo avviso ad effettuarlo.

CIÒ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

Il ricorso verte sul trattamento di dati personali, relativi ad un dipendente, effettuato da un ente locale.

Va dichiarata inammissibile la richiesta (peraltro riscontrata dal Comune di XZ) volta a conoscere gli estremi identificativi degli incaricati del trattamento e l´identità dei soggetti cui possono essere comunicati i dati personali dell´interessato. Tale richiesta, pur essendo ora prevista dall´art. 7, comma 2, lett. e), del Codice, non era contemplata dal previgente art. 13 della legge n. 675/1996 in vigore nel momento in cui è stato proposto dall´interessato l´interpello preventivo.

Deve essere altresì dichiarato non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell´art. 149, comma 2, del Codice in ordine alla richiesta di conoscere gli estremi identificativi del responsabile del trattamento. Al riguardo il resistente ha fornito riscontro adeguato, inviando copia delle determinazioni con le quali si è provveduto alle designazioni di tali figure, ora previste dall´art. 29 del Codice.

Per quanto concerne l´opposizione al trattamento dei dati manifestata dall´interessato, la stessa va accolta.

Contrariamente a quanto sostenuto dall´ente resistente, alcune delle note recapitate all´interessato risultano contenere dati sensibili concernenti lo stato di salute dello stesso. In alcune di tali lettere, pur non comparendo diagnosi dettagliate riferite alle condizioni sanitarie del ricorrente, sono però presenti riferimenti a procedure per il riconoscimento di patologie contratte in servizio, ad esami clinici cui l´interessato doveva sottoporsi, ecc. Si tratta di informazioni che sono idonee a rivelare lo stato di salute secondo quanto previsto dall´art. 4, comma 1, lett. d), del Codice (v., ad esempio, l´invito a visita medico collegiale n. 699/01/04 del 21.5.2001, allegato alla nota comunale del 5.6.2001., prot. 3419. Tali dati vanno pertanto trattati con le rigorose cautele specificamente prescritte per i soggetti pubblici (v., in particolare, l´art. 22 del Codice).

Il Comune di XZ, nell´utilizzare per una finalità lecita i dati sensibili relativi allo stato di salute dell´interessato, aveva ed ha l´obbligo di conformare il loro trattamento secondo modalità volte a prevenire violazioni dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità dell´interessato medesimo, anche in riferimento al diritto alla protezione dei dati personali (artt. 1, 2 e 22, comma 1, cit.).

Rimanendo impregiudicate le operazioni strettamente indispensabili per lo svolgimento delle funzioni istituzionali relative al riconoscimento dell´infermità per causa di servizio (redazione di documenti, invio di note, loro protocollazione, il tutto da parte delle sole persone fisiche incaricate del trattamento ai sensi dell´art. 30 del Codice e in conformità al relativo Allegato B) in materia di misure di sicurezza), le modalità -contestate- di circolazione dei dati all´interno dell´ente, nonché di comunicazione all´interessato, non risultano lecite.

Il combinato disposto dei commi 1, 5 e 9 del citato art. 22 rende chiaro che ciascuna operazione e modalità concreta di trattamento, incluse le modalità di allegazione di documenti sanitari a note di trasmissione o di loro comunicazione, è lecita solo se indispensabile. Devono essere inoltre prescelte idonee soluzioni che permettano di svolgere egualmente le funzioni istituzionali in modo efficace, eliminando ogni occasione di superflua conoscibilità dei dati sulla salute anche da parte delle persone fisiche incaricate del trattamento, inclusi i messi notificatori (es., allegazione di dati sanitari in busta chiusa; inviti all´interessato a ritirare personalmente un documento presso l´ufficio competente; comunicazione o messa a disposizione telematica o informatica direttamente in favore del solo interessato; ecc.). In armonia con tali principi, l´art. 13 del d.P.R. n. 461/2001, con specifico riferimento ai procedimenti per il riconoscimento di benefici in caso di infermità dipendenti da causa di servizio, oltre a disporre che le comunicazioni tra uffici siano effettuate ordinariamente per via telematica "esclusivamente tra soggetti incaricati dello specifico trattamento dei dati", prevede che l´interessato possa chiedere che tutti gli atti relativi al procedimento gli siano trasmessi mediante tale modalità e che, in caso di trasmissione cartacea del verbale recante la diagnosi medica, lo stesso debba essere inserito in busta chiusa. Corrispondenti istruzioni e prassi devono essere adottate dagli uffici preposti alla ricezione, apertura, ed inoltro della corrispondenza in arrivo.

Queste garanzie per i dati sensibili operano a prescindere dalla circostanza che per il contenuto di biglietti ed inviti di presentazione, o solo per la notificazione in mano diversa dall´interessato, siano previste analoghe garanzie di riservatezza (art. 15 d.P.R. 28 dicembre 2000, n.445, modificato dall´art. 174, comma 12, del Codice).

Va pertanto ordinato all´amministrazione resistente, quale misura necessaria a tutela dei diritti dell´interessato ai sensi dell´art. 150, comma 2, del Codice, di conformare le contestate modalità di trattamento dei dati ai principi sopra richiamati, entro il 30 novembre 2004, dando conferma dell´avvenuto adempimento all´interessato e a questa Autorità entro la medesima data.

Questa Autorità verificherà inoltre nell´ambito di un autonomo procedimento ai sensi dell´art. 154 del Codice il puntuale rispetto del disposto dell´art. 30 del Codice in materia di individuazione degli incaricati del trattamento con specifico riferimento alle contestazioni del ricorrente.

Va disposta l´integrale compensazione delle spese fra le parti in ragione della particolarità della vicenda.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

a) dichiara inammissibile la richiesta del ricorrente di conoscere gli estremi dei soggetti ai quali i dati possono essere comunicati e degli incaricati del trattamento;

b) dichiara non luogo a provvedere in ordine alla richiesta di conoscere gli estremi del responsabile del trattamento;

c) accoglie il ricorso con riferimento all´opposizione al trattamento ed ordina all´ente resistente di conformare il trattamento dei dati nei termini di cui in motivazione;

d) dichiara compensate le spese tra le parti.

Roma, 23 luglio 2004

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Rodotà

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli