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Parere sullo schema di regolamento sulla tenuta dei fascicoli per il personale della carriera diplomatica 19 giugno 2003 [1054800]

[doc web n. 1054800]

Parere sullo schema di regolamento sulla tenuta dei fascicoli per il personale della carriera diplomatica

Roma, 19 giugno 2003

Prot. n. 8788/26945

 

Ministero degli affari esteri
Direzione generale per il personale
ROMA

rif. n. 029/2738 del 15 maggio 2003

Oggetto: schema di regolamento per la tenuta dei fascicoli del personale della carriera diplomatica (art. 113, dPR n. 18/1967).

 

Richiesta di parere.

Codesto Ministero ha chiesto il parere di questa Autorità in ordine allo schema di regolamento concernente la tenuta dei fascicoli per il personale della carriera diplomatica.

Il regolamento è adottato in attuazione dell´articolo 113 del d.P.R. n. 18 del 1967 recante l´ordinamento dell´Amministrazione degli affari esteri e, probabilmente in coerenza con il tenore formale di tale risalente disposizione, sembra riferirsi -salvo eventuali utili precisazioni- soltanto al trattamento effettuato con mezzi diversi da quelli elettronici, in relazione ai dati contenuti nella documentazione cartacea inserita nei fascicoli personali dei funzionari diplomatici (art. 5, l. n. 675/1996).

Va preso favorevolmente atto di alcune disposizioni in esso contenute tendenti ad assicurare che la custodia dei fascicoli e del carteggio destinato a confluirvi avvenga con modalità atte a garantire la riservatezza dei dati e accessi selettivi agli stessi (art. 2), tenendo anche conto che altre eventuali cautele, con particolare riguardo ai dati sensibili e di carattere giudiziario, saranno direttamente operanti in quanto contenute nelle disposizioni primarie dell´emanando testo unico sulla protezione dei dati personali, che assorbirà tra l´altro il d.lg. n. 135/1999.

Alcuni specifici interventi integrativi dello schema appaiono comunque utili per renderlo pienamente compatibile con i principi in materia di protezione dei dati personali, anche in relazione al disposto del predetto articolo 113 del d.P.R. n. 18 del 1967, cui lo schema dà attuazione, e alla pertinente normativa di settore (artt. 24 e ss., d.P.R. 3 maggio 1957, n. 686, recante norme di esecuzione del testo unico delle disposizioni sullo statuto degli impiegati civili dello Stato).

Alla stregua di tale normativa, nel fascicolo personale del funzionario diplomatico sono inseriti "i documenti interessanti la carriera" del medesimo funzionario (art. 113, d.P.R. n. 18/1967 cit.), coerentemente con quanto previsto per ogni impiegato dello Stato nel cui fascicolo personale devono essere inseriti gli atti e i documenti espressamente previsti dalla normativa e comunque "ogni altro atto che possa interessare la carriera dell´impiegato" (art. 24, d.P.R. n. 686/1957, cit.).

Tali espressioni lasciano un certo margine di apprezzamento nella valutazione di ciò che può effettivamente "interessare" o meno la carriera, ma lo stesso margine trova a sua volta un limite nel c.d. principio di proporzionalità nel trattamento dei dati personali secondo cui possono essere trattati i soli dati pertinenti e non eccedenti in relazione alle finalità perseguite (art. 9, l. n. 675/1996).

Si rileva a tal fine l´esigenza che gli artt. 2, comma 2 e 4 dello schema, nella parte in cui prevedono che nel fascicolo personale siano conservati anche "altri atti concernenti il funzionario diplomatico", senza specificazioni circa la loro pertinenza rispetto allo svolgimento della carriera, siano integrati o modificati chiarendo che si tratta, anche in questo caso, di atti comunque di interesse per la carriera dell´impiegato. Altrimenti, si potrebbero individuare le modalità per una lecita custodia degli atti e dei documenti non "interessanti la carriera" in altri tipi di fascicoli o archivi diversi da quelli in esame, tenuto conto che la loro conservazione nel medesimo fascicolo, benché in una sezione distinta, potrebbe in qualche modo influire, anche indirettamente, sulle valutazioni propedeutiche agli scrutini per gli avanzamenti in carriera degli interessati (art. 2, comma 1).

Sulla base, poi, dei problemi constatati in specifici casi, si segnala la problematica relativa al contenzioso che potrebbe sorgere tra amministrazione e interessato riguardo al fatto che un determinato documento sia o meno di effettivo interesse per la carriera. Va valutato al riguardo se meccanismi come quello di stralcio -art. 28 d.P.R. n. 686/1957- riescano a cogliere tutte le questioni applicative o possano essere arricchiti quantomeno da un contraddittorio snello prima dell´adozione della decisione amministrativa sull´inserimento o sullo stralcio del documento, in collegamento con gli artt. 5 e 7 dello schema.

L´emanando testo unico dovrebbe specificare espressamente che non è lecito il trattamento in ambito pubblico di dati sensibili e giudiziari in assenza dei noti regolamenti attuativi del d.lg. n. 135/1999. Anche in questa prospettiva potrebbe essere quindi utile una clausola di rinvio al distinto, e necessario, regolamento generale sul trattamento dei dati sensibili e giudiziari che codesta Amministrazione si è riservata di trasmettere al Garante per l´espressione di un separato parere.

Si segnala infine l´esigenza di inserire nell´art. 8 una breve clausola di richiamo del distinto diritto di accesso a dati personali, coesistente - e legato ad altri presupposti- con il diritto di accesso a documenti.

Da ultimo, si richiama l´attenzione su un mero errore materiale contenuto nell´articolo 3, comma 2, dello schema, ove il rinvio sembra da effettuare al "comma 1" anziché al "precedente articolo 3".

IL SEGRETARIO GENERALE
Giovanni Buttarelli