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Trattamenti dei dati sensibili e giudiziari presso l'Istituto nazionale di ricerca metrologica (Inrim) - 26 luglio 2006 [1321526]

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[doc. web n. 1321526]

Trattamenti dei dati sensibili e giudiziari presso l´Istituto nazionale di ricerca metrologica (Inrim) - 26 luglio 2006

 

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

Vista la richiesta di parere sullo schema di regolamento presentata dall´Istituto nazionale di ricerca metrologica in data 15 giugno 2006 (prot. n. 4204/06);

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell´Ufficio, formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante, n. 1/2000;

Relatore il dott. Giuseppe Fortunato;                        

PREMESSO:

L´Istituto nazionale di ricerca metrologica (Inrim) ha chiesto il parere del Garante in ordine ad uno schema di regolamento per i trattamenti dei dati sensibili e giudiziari da esso effettuati.

L´Istituto, al pari degli altri soggetti pubblici, può trattare i dati sensibili e giudiziari solo in base ad un´espressa disposizione di legge nella quale siano specificati i tipi di dati, le operazioni eseguibili e le finalità di rilevante interesse pubblico perseguite. In presenza di una disposizione primaria che si limiti a specificare unicamente la finalità di rilevante interesse pubblico è necessario che, con un atto di effettiva natura regolamentare, siano identificati e resi pubblici i tipi di dati sensibili o giudiziari, nonché le operazioni eseguibili in relazione alle finalità perseguite nei singoli casi.

A tale scopo, l´Istituto è tenuto ad adottare o promuovere un atto di natura regolamentare conforme al parere reso dal Garante. In questa prospettiva, il predetto schema identifica i tipi di dati che detto Istituto intende trattare, con le operazioni individuate in relazione alle specifiche finalità perseguite nei singoli casi (art. 20, comma 2, del Codice).

OSSERVA:

1. Considerazioni generali
Nello schema di regolamento in esame va menzionata l´acquisizione del presente parere ai sensi dell´art. 154, comma 1, lett. g), del Codice. Va poi espunto, nell´art. 2, comma 3, il riferimento alle operazioni di diffusione, che non sono previste nelle schede allegate allo schema.

Nell´articolato dello schema è necessario menzionare le disposizioni del Codice che prevedono le finalità di rilevante interesse pubblico per le quali è consentito all´Istituto il trattamento di dati sensibili e giudiziari (art. 2).

2. Finalità di rilevante interesse pubblico
Le attività di assegnazione di borse di studio e assegni di ricerca e di realizzazione di corsi di dottorato di ricerca, menzionate nella descrizione del trattamento della scheda n. 1, sono riconducibili alla finalità di rilevante interesse pubblico prevista dall´art. 95 del Codice. Tale disposizione va quindi indicata puntualmente nella scheda.

3. Tipi di dati
Per ciò che concerne i dati personali relativi all´origine razziale e etnica, indicati nella scheda n. 1, dalla descrizione sintetica del trattamento non risulta comprovata l´indispensabilità del loro utilizzo per instaurare e gestire il rapporto di lavoro. Occorre quindi valutare nuovamente tale indispensabilità e, in caso di esito positivo della valutazione, documentarla adeguatamente, sottoponendo la scheda così integrata al Garante per un nuovo parere, scheda nella quale dovrà altrimenti espungersi il riferimento ai predetti tipi di dati.

Inoltre, con riferimento ai dati idonei a rivelare la vita sessuale individuati nella scheda n. 3, appare opportuno valutare il mantenimento del limite dell´utilizzo di tali informazioni ai casi di eventuale rettificazione di attribuzione di sesso. Poiché il trattamento dei dati sulla vita sessuale potrebbe risultare indispensabile anche in circostanze diverse da quella menzionata, nell´ambito di un contenzioso giudiziale e stragiudiziale, la medesima scheda potrà essere così modificata senza che sia necessario sottoporla nuovamente all´esame di questa Autorità.

4. Operazioni eseguite
In relazione alle interconnessioni individuate, occorre verificare nei singoli casi se dette operazioni consistano in concreto in un´interconnessione o possano piuttosto, in base al principio di proporzionalità, essere limitate ad un collegamento volto ad ottenere in via telematica informazioni o certificazioni dal medesimo o da altri titolari, escludendo, però, l´accesso diretto alle relative banche dati (schede nn. 1, 2 e 3); in tal caso, occorre espungere il riferimento a quelle operazioni che non costituiscano un´effettiva interconnessione.

Si evidenzia inoltre la possibilità che, nell´ambito dell´attività di gestione del rapporto di lavoro, vengano effettuate comunicazioni di dati relativi alle convinzioni politiche, ove l´Istituto fornisca al Dipartimento della funzione pubblica gli elenchi nominativi del personale collocato in aspettativa, in quanto chiamato a ricoprire una funzione pubblica elettiva (art. 50, comma 4, d.lg. 30 marzo 2001, n. 165).

Valuti pertanto l´amministrazione richiedente se sia opportuno o meno integrare lo schema di regolamento, senza che sia necessario richiedere un nuovo parere al Garante, evidenziando tali comunicazioni che dovranno essere comunque delimitate rigorosamente nel rispetto del principio di indispensabilità, specificando le finalità perseguite e le disposizioni normative che ne costituiscono il presupposto (art. 22 del Codice).


5. Conclusioni
L´Istituto nazionale di ricerca metrologica è invitato a conformare lo schema in esame alle indicazioni sopra formulate, tenendo presente che il trattamento dei dati sensibili e giudiziari non potrà essere effettuato in difformità dalle indicazioni medesime, e che l´individuazione dei tipi di dati e delle operazioni eseguibili dovrà essere effettuata necessariamente con un atto di effettiva natura regolamentare ai sensi dell´art. 20, comma 2, del Codice, suscettibile di produrre effetti giuridici per gli interessati.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

ai sensi dell´art. 154, comma 1, lett. g) del Codice, esprime parere favorevole sullo schema di regolamento trasmesso dall´Istituto nazionale di ricerca metrologica, a condizione che siano rispettate le indicazioni fornite nei punti da 1 a 5, riguardanti:

  • l´indicazione del parere del Garante e delle disposizioni del Codice che prevedono le finalità di rilevante interesse pubblico per le quali è consentito all´Istituto il trattamento di dati sensibili e giudiziari; l´espunzione, nell´articolato, del riferimento alle operazioni di diffusione;
  • la menzione della finalità di rilevante interesse pubblico di formazione in ambito professionale, superiore od universitario, di cui all´art. 95 del Codice (scheda n. 1);
  • l´indispensabilità dell´utilizzo dei dati personali relativi all´origine razziale e etnica per l´instaurazione e la gestione di rapporto di lavoro (scheda n. 1); l´eventuale eliminazione della limitazione dell´utilizzo dei dati sulla vita sessuale ai soli casi di eventuale rettificazione di attribuzione di sesso (scheda n. 3);
  • le verifiche e le eventuali modifiche concernenti le interconnessioni e i raffronti (schede nn. 1, 2 e 3); la verifica relativa alla possibilità di effettuare  comunicazioni di dati relativi alle convinzioni politiche al Dipartimento della funzione pubblica (scheda n. 1);
  • l´adozione di un atto di effettiva natura regolamentare.

Roma, 26 luglio 2006

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Fortunato

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli