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Trattamenti dei dati sensibili e giudiziari presso l'Ente nazionale delle sementi elette (Ense) - 13 luglio 2006 [1312493]

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[doc. web n. 1312493]

Trattamenti dei dati sensibili e giudiziari presso l´Ente nazionale delle sementi elette (Ense) - 13 luglio 2006


IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

Vista la richiesta di parere sullo schema di regolamento presentata dal Ministero delle politiche agricole, alimentari e forestali relativamente ai trattamenti effettuati dall´Ente nazionale delle sementi elette in data 5 giugno 2006 (prot. n. 72812);

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell´Ufficio, formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante, n. 1/2000;

Relatore il dott. Giuseppe Chiaravalloti;                        

PREMESSO:

Il Ministero delle politiche agricole, alimentari e forestali ha chiesto il parere del Garante in ordine ad uno schema di regolamento per i trattamenti dei dati sensibili e giudiziari predisposto dall´Ente nazionale delle sementi elette (Ense).

L´ente, al pari degli altri soggetti pubblici, può trattare i dati sensibili e giudiziari solo in base ad un´espressa disposizione di legge nella quale siano specificati i tipi di dati, le operazioni eseguibili e le finalità di rilevante interesse pubblico perseguite. In presenza di una disposizione primaria che si limiti a specificare unicamente la finalità di rilevante interesse pubblico è necessario che, con un atto di effettiva natura regolamentare, siano identificati e resi pubblici i tipi di dati sensibili o giudiziari, nonché le operazioni eseguibili in relazione alle finalità perseguite nei singoli casi.

A tale scopo, l´ente è tenuto ad adottare o promuovere un atto di natura regolamentare conforme al parere reso dal Garante. In questa prospettiva, il predetto schema identifica i tipi di dati che detto ente intende trattare, con le operazioni individuate in relazione alle specifiche finalità perseguite nei singoli casi (art. 20, comma 2, del Codice).

OSSERVA:

1. Considerazioni generali
Nello schema di regolamento in esame va menzionata l´acquisizione del presente parere ai sensi dell´art. 154, comma 1, lett. g), del Codice. Va poi espunto, nell´articolato, il riferimento alle schede-tipo, non essendo previsto uno schema-tipo per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari in conformità al quale l´Ense può promuovere l´adozione del proprio regolamento.

Il presente parere non riguarda la designazione del responsabile del trattamento, i doveri del titolare del trattamento e i diritti dell´interessato (artt. 1, comma 2, 9 e 10 dello schema di regolamento), elementi che sono stati sottoposti anch´essi all´esame del Garante. Tali profili non formano infatti oggetto dell´identificazione prevista con il regolamento che riguarda invece i tipi di dati sensibili e le operazioni eseguibili (art. 20 del Codice).

2. Fonti normative e finalità perseguite
Le attività istituzionali svolte dall´ente sono citate nello schema senza un riferimento alla normativa sugli obblighi e sui compiti che rendono indispensabile trattare dati sensibili e giudiziari. Occorre pertanto integrare l´articolato indicando le fonti normative che legittimano quelle attività dell´ente che comportano il trattamento di dati sensibili e giudiziari.

Nello schema è inoltre necessario indicare, in relazione alle specifiche attività istituzionali menzionate, le disposizioni del Codice che prevedono le finalità di rilevante interesse pubblico per le quali è consentito il trattamento di dati sensibili e giudiziari (v., ad es., artt. 65, 68, 71, 95, 112).

3. Tipi di dati
Per quanto concerne i tipi di dati, va eliminato il riferimento ai dati relativi all´"origine nazionale", in quanto tale specifica categoria di informazioni non è prevista dal Codice. Va invece specificato se i dati in questione individuati negli artt. 3, 6, 7 e 8 dello schema afferiscano alla sfera razziale ovvero a quella etnica, considerato che i dati idonei a rivelare l´origine razziale ed etnica costituiscono dati sensibili (art. 4, comma 1, lett. d) del Codice).

Analogamente, occorre sostituire, nell´art. 3, comma 1, dello schema, la locuzione "identificazione del sesso" con quella di "dati idonei a rivelare la vita sessuale", il cui trattamento, qualora risulti indispensabile, con riferimento all´attività istituzionale individuata nel predetto articolo, deve essere peraltro limitato ai casi di rettificazione di attribuzione di sesso.

Si rileva inoltre che non risultano individuate nello schema di regolamento in esame alcune informazioni essenziali per svolgere le attività istituzionali indicate nel predetto schema. A titolo esemplificativo, si segnala l´eventualità che nell´ambito della finalità di instaurazione dei rapporti di lavoro (art. 3 dello schema) possa risultare indispensabile utilizzare dati  relativi alle "convinzioni" filosofiche o d´altro genere (art. 4, comma 1, lett. d) del Codice). Tali convinzioni potrebbero, in particolare, venire in evidenza dalla documentazione connessa all´eventuale svolgimento, da parte dell´interessato, del servizio di leva come obiettore di coscienza.

Valuti pertanto l´amministrazione richiedente se sia opportuno o meno integrare lo schema di regolamento con le suddette categorie di dati. Nel solo caso in cui da tale valutazione detta opportunità emerga, lo schema integrato dovrà essere sottoposto nuovamente al parere del Garante, evidenziando le nuove tipologie di dati che dovranno essere delimitate rigorosamente nel rispetto del principio di stretta indispensabilità, specificando le finalità perseguite e le eventuali disposizioni normative che ne costituiscono il presupposto (art. 22 del Codice).

Dall´articolato, inoltre, non risulta comprovata l´indispensabilità dell´utilizzo dei dati personali relativi alle convinzioni religiose nell´ambito dei procedimenti riguardanti lo stato giuridico ed economico, le sospensioni e cessazioni dal servizio, i trasferimenti di sede e mobilità, i diritti sindacali e gli obblighi retributivi (art. 5 dello schema), nonché di quelli relativi all´anamnesi familiare nell´attività di sorveglianza sanitaria e sicurezza sul lavoro (art. 6 dello schema).

Occorre quindi valutare nuovamente tale indispensabilità e, in caso di esito positivo della valutazione, documentarla adeguatamente, sottoponendo gli articoli così integrati al Garante per un nuovo parere, articoli nei quali dovrà altrimenti espungersi il riferimento ai predetti tipi di dati.

In relazione all´articolo 8 concernente le attività di accertamento di responsabilità civili, penali, disciplinari e contabili, si rileva poi che non risultano indicati i dati idonei a rivelare le convinzioni politiche, filosofiche o d´altro genere, la vita sessuale, nonché i dati di carattere giudiziario, suscettibili di venire in rilievo nelle svariate fattispecie che possono interessare tali attività.

Valuti pertanto l´amministrazione richiedente se sia opportuno o meno integrare lo schema di regolamento con le suddette categorie di dati. Nel solo caso in cui da tale valutazione detta opportunità emerga, lo schema integrato dovrà essere sottoposto nuovamente al parere del Garante, evidenziando le nuove tipologie di dati, il cui utilizzo dovrà essere limitato rigorosamente nel rispetto del principio di stretta indispensabilità, specificando le finalità perseguite e le eventuali disposizioni normative che ne costituiscono il presupposto (art. 22 del Codice).

4. Particolari forme di trattamento
In relazione alle interconnessioni individuate, occorre verificare nei singoli casi se dette operazioni consistano in concreto in un´interconnessione o possano, piuttosto, in base al principio di proporzionalità, essere limitate ad un collegamento volto ad ottenere in via telematica informazioni o certificazioni dal medesimo o da altri titolari escludendo l´accesso diretto alle relative banche dati (artt. 3, 4, 5, 6, 7 e 8 dello schema); in tal caso, occorre espungere il riferimento a quelle operazioni che non costituiscano una effettiva interconnessione.

Si evidenzia inoltre che l´operazione di raffronto effettuata per l´accertamento della sussistenza del diritto ai benefici assistenziali e sociali (art. 7, comma 4,  dello schema) non reca l´individuazione di un´espressa disposizione di legge che l´autorizzi (art. 22, commi 10 e 11 del Codice). Occorre pertanto integrare lo schema in esame con la puntuale indicazione della base normativa richiesta, sottoponendolo al Garante per un nuovo parere. In assenza di tale integrazione, detto trattamento non può essere effettuato lecitamente e va pertanto espunto.

Per quanto riguarda le operazioni di comunicazione, si rileva che non sembrano essere state individuate alcune operazioni essenziali per realizzare talune attività indicate nello schema di regolamento e strettamente connesse alle finalità menzionate. A titolo esemplificativo, si richiama l´attenzione sulla possibilità di  comunicare dati relativi alle convinzioni sindacali alla Presidenza del Consiglio dei ministri-Dipartimento della funzione pubblica, considerato l´obbligo delle amministrazioni pubbliche di fornire a tale Dipartimento il numero complessivo ed i nominativi dei beneficiari dei permessi sindacali (art. 50, comma 3, d.lg. 30 marzo 2001, n. 165).

Valuti pertanto l´amministrazione richiedente se sia opportuno o meno integrare lo schema di regolamento da sottoporre, in tal caso, nuovamente al parere del Garante, evidenziando tali comunicazioni ed eventuali altre operazioni che dovranno essere comunque delimitate rigorosamente nel rispetto del principio di indispensabilità, specificando le finalità perseguite e le eventuali disposizioni normative che ne costituiscono il presupposto (art. 22 del Codice).

Infine, le operazioni di comunicazione ai "ministeri competenti in occasione dei consuntivi di esercizio" devono essere individuate in modo più specifico, evidenziando i tipi di dati comunicati, le finalità perseguite e le basi normative eventualmente esistenti. Lo schema così integrato dovrà essere sottoposto nuovamente al parere del Garante.

5. Conclusioni
Il Ministero delle politiche agricole e forestali è invitato a conformare lo schema in esame alle indicazioni sopra formulate, tenendo presente che il trattamento dei dati sensibili e giudiziari non potrà essere effettuato in difformità dalle indicazioni medesime e che l´individuazione dei tipi di dati e delle operazioni eseguibili dovrà essere effettuata necessariamente con un atto di effettiva natura regolamentare ai sensi dell´art. 20, comma 2, del Codice, suscettibile di produrre effetti giuridici per gli interessati.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

ai sensi dell´art. 154, comma 1, lett. g) del Codice, esprime parere favorevole sullo schema di regolamento trasmesso dal Ministero delle politiche agricole e forestali e predisposto dall´Ente nazionale delle sementi elette, a condizione che siano rispettate le indicazioni fornite nei punti da 1 a 5, riguardanti:

  • l´indicazione del parere del Garante e l´espunzione del riferimento alle schede-tipo e degli articoli 1, comma 2, 9 e 10 dello schema di regolamento; 
  • la menzione delle fonti normative che legittimano quelle attività dell´ente che comportano il trattamento di dati sensibili e giudiziari, nonché delle disposizioni del Codice che prevedono le finalità di rilevante interesse pubblico per le quali è consentito all´ente il trattamento di dati sensibili e giudiziari;
  • le modifiche relative alle locuzioni "origine nazionale" e "identificazione del sesso"; la verifica relativa all´eventuale utilizzo di ulteriori tipi di dati rispetto a quelli individuati, indispensabili a realizzare le attività connesse alle finalità di gestione del rapporto di lavoro e di accertamento delle responsabilità (artt. 3 e 8 dello schema);
  • l´indispensabilità dell´utilizzo dei dati personali relativi alle convinzioni religiose nell´ambito dei procedimenti riguardanti lo stato giuridico ed economico, le sospensioni e cessazioni dal servizio, i trasferimenti di sede e mobilità, i diritti sindacali e gli obblighi retributivi (art. 5 dello schema), nonché di quelli relativi all´anamnesi familiare nell´attività di sorveglianza sanitaria e sicurezza sul lavoro (art. 6 dello schema);
  • le verifiche e le eventuali modifiche concernenti le interconnessioni e i raffronti (artt. 3, 4, 5, 6, 7 e 8 dello schema);
  • la verifica relativa alla possibilità di effettuare ulteriori comunicazioni rispetto a quelle individuate, indispensabili a realizzare talune attività istituzionali dell´ente; la precisazione, con riferimento alle operazioni di comunicazione ai "ministeri competenti in occasione dei consuntivi di esercizio", dei tipi di dati, delle finalità perseguite e delle basi normative eventualmente esistenti;
  • l´adozione di un atto di effettiva natura regolamentare.

Roma, 13 luglio 2006

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Chiaravalloti

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli