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Provvedimento del 24 maggio 2007 [1426782]

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[doc. web n. 1426782]

Provvedimento del 24 maggio 2007

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Esaminato il ricorso presentato da XY, rappresentata e difesa dall´avv. Andrea Monti presso il cui studio ha eletto domicilio nei confronti di Ministero dell´Interno-Dipartimento della pubblica sicurezza;

Visti gli articoli 7, 8 e 145 s. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

Viste le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dott. Giuseppe Chiaravalloti;

PREMESSO

L´interessata, attualmente in servizio presso il KW Reparto volo di ZK della Polizia di Stato, è stata sottoposta più volte, tra il marzo 2003 e il novembre 2005, ad accertamenti sanitari volti a verificare "la presenza di disturbi della personalità e la sussistenza di un´eventuale patologia" di natura psichica.

La medesima interessata ritiene illecita la trascrizione degli esiti delle visite mediche sul proprio foglio matricolare (in particolare, nel relativo quadro M), per violazione dell´art. 22, commi 6 e 7, del Codice e in quanto le diagnosi sarebbero contraddittorie (come si evincerebbe da una recente perizia che ha allegato, predisposta da uno specialista di sua fiducia). Con l´istanza inoltrata al Ministero dell´interno ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice, oltre a chiedere la conferma dell´esistenza e la comunicazione in forma intelligibile dei "dati contenuti nelle pagine M) del proprio foglio matricolare", l´interessata ha chiesto di conoscere l´origine dei dati e l´ambito della loro diffusione, le modalità, le finalità e la logica del trattamento e gli estremi identificativi del titolare e del responsabile; si è altresì opposta al contestato trattamento, sollecitando la cancellazione dei dati contenuti nelle predette pagine e la rettifica dei "contenuti del foglio matricolare con l´aggiunta dell´esito delle visite psicoattitudinali di specialità positivamente superate dalla ricorrente".

Non avendo ricevuto riscontro, l´interessata ha proposto un ricorso ai sensi degli artt. 145 e s. del Codice, ribadendo le proprie richieste e chiedendo di porre a carico della controparte le spese sostenute per il procedimento.

All´invito ad aderire formulato da questa Autorità in data 22 febbraio 2007 ai sensi dell´art. 149 del Codice, il Ministero dell´interno, dopo una circolazione di note tra i differenti uffici coinvolti nel trattamento dei dati della ricorrente, ha risposto con memoria inviata via fax il 19 marzo 2007 (inviata dalla Direzione interregionale della Polizia di Stato di ZW), comunicando di aver riscontrato le richieste della ricorrente ai sensi dell´art. 7, commi 1 e 2, del Codice con nota inoltrata il 15 marzo 2007 dalla Questura di ZK (ufficio che gestisce il servizio matricolare in riferimento alla ricorrente). In ordine all´opposizione al trattamento dei dati relativi allo stato di salute riportati nel quadro M del foglio matricolare, nonché alla richiesta della loro cancellazione, il Ministero ha invece risposto di ritenere lecito il trattamento poiché lo stesso sarebbe "avvenuto in attuazione delle disposizioni normative che disciplinano la tenuta del foglio matricolare e le certificazioni di malattia" in relazione allo svolgimento "delle proprie funzioni istituzionali, indispensabili per la gestione del rapporto di lavoro". Ciò, in considerazione del fatto che "conoscere la storia dello stato di salute dei dipendenti, oltre ad essere rilevante ai fini della valutazione della loro idoneità al servizio, indispensabile per l´impiego, rileva anche per il riconoscimento di un´eventuale causa di servizio e per un riscontro dei correlati periodi di congedo straordinario e/o aspettativa per malattia, dai quali possono derivare effetti economici e/o pensionistici".

Ad avviso del resistente, "la conoscenza di tali dati è da ritenersi legittima, sia in correlazione al particolare tipo di lavoro svolto dagli appartenenti alle Forze di polizia, che comportando l´uso dell´arma necessita di una particolare idoneità psico-fisica, sia in relazione alle stesse necessità di gestione del rapporto amministrativo con il dipendente"; la disciplina di settore prevede che il personale della Polizia di Stato presenti "il certificato medico da cui risulti la diagnosi e la prognosi" (art. 61 d.P.R. 28 ottobre 1985, n. 782), sebbene circoscriva, "nell´Ufficio sanitario e nell´Ufficio del personale la conoscenza del dato sensibile" (circolare prot. 333-A/9806.B.1.1 del 9 agosto 2004 del Dipartimento di pubblica sicurezza-Direzione centrale per le risorse umane; circolare n. 850/A del 3 novembre 2006 del Dipartimento di pubblica sicurezza-Direzione centrale di sanità). Il Ministero si è poi opposto alla rettifica dei dati con riferimento al superamento con esito positivo delle prove psico-attitudinali, precisando che "i dati riguardanti lo stato di salute dei dipendenti riportati nel foglio matricolare concernono esclusivamente le malattie sofferte ed i giudizi medico legali attestanti la riacquisita idoneità al servizio, a seguito di patologie invalidanti o pericolose" e che "le vigenti disposizioni non prevedono l´inserimento di dati relativi al superamento di visite psicoattitudinali, che sono ricomprese nel più ampio concetto di idoneità al servizio di istituto". L´amministrazione resistente ha dichiarato infine che i dati riportati sul foglio matricolare della ricorrente sono aggiornati e completi e che l´ultima trascrizione matricolare, risalente al 2005, ne attesta l´idoneità al servizio.

Con memoria del 26 aprile 2007 la ricorrente, contestando il diniego opposto alla richiesta di cancellazione dei dati relativi al proprio stato di salute dal foglio matricolare, ha ribadito la medesima richiesta rilevando che i dati conservati non sarebbero comunque corretti, riportando diagnosi erronee e non veritiere.

Con nota del 19 aprile 2007, pervenuta dopo la proroga del termine per la decisione sul ricorso, il Ministero ha fatto pervenire copia delle circolari concernenti il "servizio matricolare".

CIÒ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA

Il ricorso verte sul trattamento di dati personali relativi allo stato di salute della ricorrente effettuato dal Ministero dell´Interno-Dipartimento della pubblica sicurezza presso la quale la stessa presta servizio.

Sul ricorso deve essere dichiarato non luogo a provvedere in ordine alle richieste formulate dalla ricorrente ai sensi dell´art. 7, commi 1 e 2, del Codice che l´amministrazione resistente ha riscontrato, anche se soltanto nel corso del procedimento.

Il ricorso deve essere invece accolto con riferimento all´opposizione formulata rispetto al trattamento dei dati personali relativi allo stato di salute contenuti nel quadro M del foglio matricolare.

Nell´utilizzare per una finalità lecita dati di natura sensibile e tra essi, in particolare, dati idonei a rivelare lo stato di salute, i soggetti pubblici hanno l´obbligo di conformarne il trattamento secondo modalità volte a prevenire violazioni dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità degli interessati, anche in riferimento al diritto alla protezione dei dati personali (artt. 1, 2 e 22, comma 1, del Codice).

Nel caso di specie, l´art. 61 del d.P.R. 28 ottobre 1985, n. 782 pone in capo al personale della Polizia di Stato, in caso di assenza per malattia, l´obbligo di presentare il certificato medico da cui risulti, oltre alla prognosi, la diagnosi. Alla luce anche di quanto previsto con decreto del Ministro dell´interno 21 giugno 2006, n. 244 ("Regolamento recante identificazione dei dati sensibili e giudiziari trattati e delle relative operazioni effettuate dal Ministero dell´Interno, in attuazione degli articoli 20 e 21 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196"), che prevede il trattamento dei dati relativi anche alle patologie pregresse ed attuali del personale della Polizia di Stato, il ministero resistente può trattare lecitamente tali tipi di dati, limitatamente alle operazioni strettamente indispensabili per svolgere le pertinenti funzioni istituzionali (artt. 22, comma 9, e 112 del Codice).

Il trattamento dei dati personali in questione è in termini generali lecito. Risulta invece eccedente la trascrizione nel quadro M del foglio matricolare (documento che raccoglie le informazioni relative alla carriera dei dipendenti: art. 55 d.P.R. 10 gennaio 1957, n. 3) dei dati relativi alla prognosi e alla diagnosi contenute nei certificati medici prodotti dagli interessati in caso di malattie "sofferte durante il servizio" (e non anche di quelli relativi alle patologie "contratte in servizio", contenute nel quadro G del medesimo documento). Tale trascrizione comporta infatti un´operazione di trattamento di dati personali idonei a rivelare lo stato di salute che non risulta, allo stato degli atti, indispensabile per perseguire le finalità di gestione del rapporto di lavoro (cfr., al riguardo, il parere del Garante sullo schema di regolamento concernente il servizio matricolare del Corpo della Guardia di finanza del  19 ottobre 2005 , doc. web n.  1185148).

Le informazioni in questione, nei casi in cui la loro consultazione sia necessaria per le predette finalità, possono essere peraltro desunte direttamente dai certificati che il dipendente è obbligato a presentare ai sensi del citato art. 61 del d.P.R. 28 ottobre 1985, n. 782 e che sono conservati, anche alla luce di quanto disposto dalle recenti circolari adottate in materia dal medesimo ministero resistente, presso gli uffici competenti, nel rispetto delle misure previste per la conservazione dei dati di tale natura dall´art. 22, commi 6 e 7, del Codice.

Va pertanto prescritto al titolare resistente, ai sensi dell´art. 150, comma 2, del Codice, quale misura necessaria a tutela dell´interessata, di adottare, entro il 31 agosto 2007, ogni misura idonea a conservare i dati personali relativi al suo stato di salute, attualmente contenuti nel quadro M del foglio matricolare, secondo le modalità previste dall´art. 22, commi 5, 6 e 7, del Codice, astenendosi dal trascrivere nel foglio matricolare medesimo i dati relativi alle malattie sofferte dalla dipendente "durante il servizio" e dal certificarne la sussistenza in caso di rilascio di copia del predetto documento. L´amministrazione resistente dovrà dare conferma di tale adempimento alla ricorrente e a questa Autorità entro il 31 agosto 2007.

Deve essere invece dichiarata infondata la richiesta della ricorrente volta ad ottenere l´integrazione dei dati contenuti nel foglio matricolare con riferimento all´inserimento di ulteriori informazioni relative al superamento delle prove psico-attitudinali cui la stessa si è sottoposta, dal momento che tale richiesta può essere soddisfatta solo nel caso in cui risulti comprovato l´interesse ad ottenere tale integrazione. Nel caso di specie, come attestato dalla resistente medesima nel corso del procedimento, i dati relativi al superamento di tali prove psico-attitudinali risultano, invece, sostanzialmente ricompresi nel più ampio concetto di idoneità al servizio necessaria per espletare le proprie mansioni.

L´ammontare delle spese sostenute nel presente procedimento è determinato, ai sensi dell´art. 150, comma 3, del Codice, nella misura forfettaria di euro 500, tenuto conto degli adempimenti connessi alla redazione e presentazione del ricorso al Garante. Tale ammontare è posto in misura pari a 300 euro a carico del Ministero dell´interno-Dipartimento della pubblica sicurezza, previa parziale compensazione ai sensi del predetto art. 150, comma 3, per giusti motivi legati al riscontro fornito, anche se parzialmente, dopo la presentazione del ricorso.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE

a) accoglie il ricorso limitatamente all´opposizione al trattamento e ordina al titolare di adottare, entro il 31 agosto 2007, ogni misura idonea a conservare i dati personali relativi allo stato di salute relativi alla ricorrente attualmente contenuti nel quadro M del foglio matricolare nel rispetto di quanto previsto dall´art. 22, commi 5, 6 e 7, del Codice e di astenersi per il futuro, a decorrere dalla ricezione del presente provvedimento, dal trascrivere i dati relativi alle malattie sofferte dalla dipendente "durante il servizio" nel foglio matricolare medesimo e dal certificarne la sussistenza in caso di rilascio di copia del documento stesso, dando conferma dell´avvenuto adempimento alla ricorrente e a questa Autorità entro il 31 agosto 2007;

b) dichiara infondata la richiesta di integrazione dei dati contenuti nel foglio matricolare;

c) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso in ordine alle altre richieste;

d) determina nella misura forfettaria di euro 500 l´ammontare delle spese e dei diritti del presente procedimento che è posto in misura pari a 300 euro, previa compensazione per giusti motivi della residua parte, a carico del ministero resistente, il quale dovrà liquidarlo direttamente a favore della ricorrente.

Roma, 24 maggio 2007

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Chiaravalloti

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli