[doc. web n. 9965679]

Parere su istanza di accesso civico - 16 novembre 2023

Registro dei provvedimenti
n. 550 del 16 novembre 2023

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, alla quale hanno preso parte il prof. Pasquale Stanzione, presidente, la prof.ssa Ginevra Cerrina Feroni, vicepresidente, il dott. Agostino Ghiglia e l’avv. Guido Scorza, componenti, e il dott. Claudio Filippi, vice segretario generale;

VISTO il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27/4/2016, «relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati)» (di seguito “RGPD”);

VISTO l’art. 154, comma 1, lett. g), del Codice in materia di protezione dei dati personali - d. lgs. 30/6/2003, n. 196 (di seguito “Codice”);

VISTO l’art. 5, del d. lgs. n. 33 del 14/3/2013, recante «Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni»;

VISTA la Determinazione n. 1309 del 28/12/2016 dell’Autorità Nazionale Anticorruzione-ANAC, adottata d’intesa con il Garante, intitolata «Linee guida recanti indicazioni operative ai fini della definizione delle esclusioni e dei limiti all’accesso civico di cui all’art. 5 co. 2 del d.lgs. 33/2013», in G.U. serie generale n. 7 del 10/1/2017 e in https://www.anticorruzione.it/-/determinazione-n.-1309-del-28/12/2016-rif.-1 (di seguito “Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico”);

VISTO il provvedimento del Garante n. 521 del 15/12/2016, contenente la citata «Intesa sullo schema delle Linee guida ANAC recanti indicazioni operative ai fini della definizione delle esclusioni e dei limiti all’accesso civico», in www.gpdp.it, doc. web n. 5860807;

VISTA la richiesta di parere del Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT) del Comune di Besana in Brianza, presentata ai sensi dell’art. 5, comma 7, del d. lgs. n. 33/2013 recante «Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni»;

VISTA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il prof. Pasquale Stanzione;

PREMESSO

Con la nota in atti il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT) del Comune di Besana in Brianza ha chiesto al Garante il parere previsto dall’art. 5, comma 7, del d. lgs. n. 33/2013, in ordine a una richiesta di riesame su un provvedimento di diniego parziale di un’istanza di accesso civico.

Dall’istruttoria è emerso che è stata presentata una richiesta di accesso civico generalizzato (ai sensi dell’art. 5, comma 2, del d. lgs. n. 33/2013) avente a oggetto i seguenti documenti:

«1. “Copia del “parere dello studio esterno”, […], in base al quale l’amministrazione comunale, per le tombe oggetto di concessione perpetua, ad oggi ha informato (mediante apposizione di avviso sulle tombe) gli aventi diritto della scadenza delle concessioni e della necessità di procedere al rinnovo delle stesse o all'estumulazione dei resti con collocazione in altro luogo”;

2. “Copia di ciascun avviso ad oggi apposto su tombe, aventi concessione perpetua, a mezzo del quale l’amministrazione ha informato gli aventi diritto della scadenza delle concessioni e della necessità di procedere al rinnovo delle stesse o all’estumulazione dei resti con collocazione in altro luogo”;

3. “Copia delle concessioni relative alle tombe, aventi concessione perpetua, oggetto degli avvisi a mezzo dei quali l’amministrazione ha informato gli aventi diritto della scadenza delle concessioni e della necessità di procedere al rinnovo delle concessioni o all’estumulazione dei resti con collocazione in altro luogo”;

4. “Copia delle concessioni rinnovate a fronte degli avvisi di scadenza delle concessioni perpetue, con specifica indicazione dell’ammontare della concessione rinnovata”;

5. “Copia delle concessioni, a fronte degli avvisi di scadenza delle concessioni perpetue, per le quali gli aventi diritto hanno estumulato i resti con collocazione in altro luogo, con specifica indicazione dell’ammontare introitato/da introitare dall’amministrazione per le operazioni di estumulazione e nuova collocazione dei resti / per il pagamento delle concessioni dei nuovi siti in cui i resti sono stati collocati dagli aventi diritto / per il rilascio ad altri cittadini della concessione delle tombe rientrate nella disponibilità dell'amministrazione”;

6. “Copia delle concessioni di tombe oggetto di concessione perpetua che, seppur rientranti nella fattispecie per cui l’amministrazione sulla scorta delle azioni già poste in essere avrebbe dovuto informare gli aventi diritto della scadenza della concessione e della necessità di procedere al rinnovo o all’estumulazione dei resti con collocazione in altro luogo, non sono invece state oggetto di tale azione a cura dell’amministrazione comunale (cfr. a titolo esemplificativo tomba famiglia [identificata in atti]), indicando per ciascuna concessione le motivazioni per cui l’amministrazione ha tenuto una diversa condotta”».

L’amministrazione ha accolto l’istanza di accesso relativa allo schema di avviso apposto sulle tombe (senza i dati del singolo lotto cimiteriale), aventi concessione perpetua, con cui l’amministrazione ha informato della scadenza delle concessioni e della necessità di procedere al rinnovo o all'estumulazione. È stata invece rigettata l’istanza di accesso al «parere dello studio esterno» in quanto non esistente e alle copie degli altri documenti in quanto, fra l’altro, lesivo del «diritto alla Privacy dei titolari sottoscrittori delle concessioni cimiteriali».

OSSERVA

1. Introduzione

Ai sensi della normativa di settore in materia di accesso civico generalizzato, «chiunque ha diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione ai sensi del presente decreto, nel rispetto dei limiti relativi alla tutela di interessi giuridicamente rilevanti secondo quanto previsto dall’articolo 5-bis» (art. 5, comma 2, d. lgs. n. 33/2013).

In relazione ai profili di competenza di questa Autorità, si evidenzia, che il citato art. 5-bis prevede che l’accesso civico generalizzato è “rifiutato”, fra l’altro, «se il diniego è necessario per evitare un pregiudizio concreto alla tutela [della] protezione dei dati personali, in conformità con la disciplina legislativa in materia» (comma 2, lett. a).

Per dato personale si intende «qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»)» (art. 4, par. 1, n. 1, RGPD). Ai sensi della richiamata disciplina europea «si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale» (ibidem).

Occorre inoltre avere presente che nelle valutazioni da effettuare in ordine alla possibile ostensione di dati personali (o documenti che li contengono), tramite l’istituto dell’accesso civico, deve essere tenuto in considerazione che – a differenza dei documenti a cui si è avuto accesso ai sensi della l. n. 241 del 7/8/1990 – i dati e i documenti che si ricevono a seguito di una istanza di accesso civico divengono «pubblici e chiunque ha diritto di conoscerli, di fruirne gratuitamente, e di utilizzarli e riutilizzarli ai sensi dell’articolo 7», sebbene il loro ulteriore trattamento vada in ogni caso effettuato nel rispetto dei limiti derivanti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali (art. 3, comma 1, del d. lgs. n. 33/2013). Di conseguenza, è anche alla luce di tale amplificato regime di pubblicità dell’accesso civico che va valutata l’esistenza di un possibile pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali dei soggetti controinteressati, in base al quale decidere se rifiutare o meno l’accesso ai dati, informazioni o documenti richiesti.

È poi necessario rispettare, in ogni caso, i principi del RGPD di «limitazione della finalità» e di «minimizzazione dei dati», in base ai quali i dati personali devono essere «raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità», nonché «adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati» (art. 5, par. 1, lett. b) e c)).

Ciò anche tenendo conto delle ragionevoli aspettative di confidenzialità degli interessati e della non prevedibilità delle conseguenze derivanti a questi ultimi dalla conoscibilità da parte di chiunque dei dati richiesti (cfr. par. 8.1 delle Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico, cit.).

2. Osservazioni sul caso sottoposto all’attenzione del Garante

Dagli atti risulta che il Comune di Besana in Brianza – come indicato anche nel riscontro all’istanza di accesso civico – con delibera del Consiglio Comunale n. 2 del 4/2/1951, ha disposto l’abolizione delle concessioni cimiteriali a perpetuità e, contestualmente, la istituzione di quelle di durata quarantennale. Secondo quanto rappresentato dal Comune «“le concessioni a perpetuità per le quali [alla data della suddetta delibera] sia già stata perfezionata la concessione restano confermate a perpetuità”, fatta salva la decadenza della concessione a seguito di riorg[a]nizzazione delle medesime» e «le suddette concessioni rimaste a perpetuità, con delibera del Consiglio Comunale in data 27 ottobre 1957, n. 63 […], “sono state tutte ridotte a quarantennali” (con il seg[ue]nte inciso: “quelle che rimangono in concessione ai privati possono essere trasformate da 1 a 3 posti con esumazione dei resti” dietro pagamento di apposita tariffa».

In tale contesto, oggetto dell’istanza di accesso civico nel caso in esame risultano essere – oltre a un parere legale e agli avvisi apposti sulle tombe in scadenza della concessione cimiteriale (che l’amministrazione ha dichiarato – rispettivamente – di non possedere o di detenere solo lo schema/matrice di documento senza dati personali) – le copie integrali delle concessioni cimiteriali stesse. Con riferimento a queste ultime, il soggetto istante ha chiesto di ricevere la copia delle concessioni relative alle tombe perpetue, in scadenza, rinnovate oppure per le quali gli aventi diritto hanno estumulato i resti, con indicazione di quanto è stato pagato alla p.a. per tale operazione e per la nuova collocazione oppure per il rilascio della concessione ad altri cittadini.

Tali documenti contengono dati e informazioni personali di natura delicata, in quanto inerenti ai titolari delle concessioni cimiteriali, alla decisione di rinnovare la concessione o di procedere invece all’estumulazione di un proprio caro o di spostare i relativi resti in altro sito, nonché alla precisazione di quanto pagato all’amministrazione per tali operazioni. Si tratta di indicazioni che, per motivi individuali, non sempre si desidera portare a conoscenza di altri soggetti e la cui ostensione – in relazione ai casi e al contesto in cui possono essere utilizzati da terzi – determina un’interferenza ingiustificata e sproporzionata nei diritti e libertà dei soggetti controinteressati titolari delle concessioni, integrando proprio quel pregiudizio concreto alla tutela della protezione dei dati personali previsto dall’art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d. lgs. n. 33/2013. Ciò tenendo in considerazione anche le ragionevoli aspettative di confidenzialità degli interessati in relazione al trattamento dei propri dati personali al momento in cui questi sono stati raccolti dall’amministrazione, nonché la non prevedibilità, al momento della raccolta dei dati, delle conseguenze derivanti a questi ultimi dalla eventuale conoscibilità da parte di chiunque dei dati richiesti tramite l’accesso civico (cfr. par. 8.1 delle Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico, cit.).

Alla luce di tali considerazioni, si ritiene che, ai sensi della normativa vigente e delle indicazioni contenute nelle Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico, l’amministrazione abbia correttamente respinto l’accesso civico ai documenti richiesti.

Per completezza, si evidenzia, che resta ferma la possibilità che i documenti per i quali è stato negato l’accesso civico, possano essere resi ostensibili tramite il diverso istituto dell’accesso ai documenti amministrativi, laddove il soggetto istante dimostri l’esistenza di interesse qualificato, ossia «un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso», ai sensi degli artt. 22 ss. della l. n. 241 del 7/8/1990. Ciò anche considerando che anche nella richiesta di riesame il soggetto istante rappresenta l’esistenza di interessi privati legati alla «vicenda personale della tomba di famiglia».

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

esprime parere nei termini suesposti in merito alla richiesta del Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza del Comune di Besana in Brianza, ai sensi dell’art. 5, comma 7, del d. lgs. n. 33/2013.

Roma, 16 novembre 2023

IL PRESIDENTE
Stanzione

IL RELATORE
Stanzione

IL VICE SEGRETARIO GENERALE
Filippi