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Ordinanza ingiunzione nei confronti di Ordine degli Avvocati di Roma - 15 aprile 2021 [9673732]

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[doc. web n. 9673732]

Ordinanza ingiunzione nei confronti di Ordine degli Avvocati di Roma - 15 aprile 2021

Registro dei provvedimenti
n. 141 del 15 aprile 2021

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, alla quale hanno preso parte il prof. Pasquale Stanzione, presidente, la prof.ssa Ginevra Cerrina Feroni, vicepresidente, il dott. Agostino Ghiglia e l’avv. Guido Scorza, componenti, e il cons. Fabio Mattei, segretario generale;

VISTO il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE, “Regolamento generale sulla protezione dei dati” (di seguito, “Regolamento”);

VISTO il d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 recante “Codice in materia di protezione dei dati personali, recante disposizioni per l’adeguamento dell’ordinamento nazionale al Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la Direttiva 95/46/CE (di seguito “Codice”);

VISTO il Regolamento n. 1/2019 concernente le procedure interne aventi rilevanza esterna, finalizzate allo svolgimento dei compiti e all’esercizio dei poteri demandati al Garante per la protezione dei dati personali, approvato con deliberazione del n. 98 del 4/4/2019, pubblicato in G.U. n. 106 dell’8/5/2019 e in www.gpdp.it, doc. web n. 9107633 (di seguito “Regolamento del Garante n. 1/2019”);

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni formulate dal Segretario generale ai sensi dell’art. 15 del Regolamento del Garante n. 1/2000 sull’organizzazione e il funzionamento dell’ufficio del Garante per la protezione dei dati personali, doc. web n. 1098801;

Relatore la prof.ssa Ginevra Cerrina Feroni;

PREMESSO

1. Il reclamo.

Con reclamo del 1° agosto 2019, presentato ai sensi dell’art. 77 del Regolamento, il sig. XX ha lamentato che l’Ordine degli Avvocati di Roma (di seguito, l’”Ordine”) non avrebbe dato riscontro a una richiesta di esercizio del diritto di acceso a dati personali, inviata dall’interessato, ai sensi dell’art. 15 del Regolamento, a mezzo posta elettronica in data 28 giugno 2019.

2. L’attività istruttoria.

Con nota del 15 ottobre 2019 (prot. n. 35083), l’Ufficio ha invitato l’Ordine ad aderire alla richiesta di esercizio dei diritti dell’interessato entro e non oltre il 4 novembre 2019, procedendo a informare lo stesso e l’Autorità circa le determinazioni adottate.

Con nota del 31 ottobre 2019 (prot. n. 21620), successivamente inoltrata, in data 22 novembre 2019, a un diverso indirizzo di posta elettronica indicato dal reclamante, l’Ordine ha riscontrato la richiesta dell’interessato di esercizio dei propri diritti.

Sulla base degli elementi acquisiti, anche attraverso la documentazione inviata e i fatti emersi nel corso dell’attività istruttoria, l’Ufficio ha notificato all’Ordine (nota prot. n. 19401 del 27 maggio 2020), in qualità di titolare del trattamento, ai sensi dell’art. 166, comma 5, del Codice, l’avvio del procedimento per l’adozione dei provvedimenti di cui all’art. 58, par. 2, del Regolamento, avente ad oggetto la presunta violazione dell’art. 12, parr. 3 e 4, del Regolamento, invitando l’Ordine a produrre al Garante scritti difensivi o documenti ovvero a chiedere di essere sentito dall’Autorità (art. 166, commi 6 e 7, del Codice, nonché art. 18, comma 1, dalla l. n. 689 del 24 novembre 1981).

Nelle proprie memorie difensive, pervenute con nota del 18 giugno 2020 (acquisita al prot. n. 22478/2020), e nell’ambito dell’audizione chiesta dall’Ordine e svoltasi in data 9 novembre 2020, l’Ordine ha rappresentato, in particolare, che il tardivo riscontro all’interessato è stato causato da un errore umano - verificatosi nonostante fosse stata una procedura interna per la gestione delle richieste di esercizio degli interessati - che ha comportato l’errata protocollazione dell’istanza del reclamante e la mancata assegnazione della stessa al funzionario competente. L’Ordine ha, inoltre, evidenziato che l’istanza in questione, presentata in connessione con una richiesta di ammissione al gratuito patrocinio, è pervenuta nel periodo estivo e, più in generale, in un contesto di un elevato carico di lavoro, gestendo l’Ordine ogni anno circa quindicimila richieste di ammissione al gratuito patrocinio per il settore civile. L’Ordine ha, infine, sostenuto che si è, comunque, trattato di un caso isolato, considerato che, da quando il Regolamento è diventato efficace, esso ha dato tempestivo riscontro a tutte le richieste di esercizio dei diritti pervenute; in ogni caso, dopo aver ricevuto l’invito dell’Autorità, l’Ordine si è tempestivamente attivato per fornire quanto richiesto dal reclamante.

3. Esito dell’attività istruttoria.

L’art. 12 del Regolamento prevede che il titolare del trattamento debba fornire all'interessato le informazioni relative all'azione intrapresa riguardo a una richiesta ai sensi degli articoli da 15 a 22 del Regolamento senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa (par. 3). Se non ottempera alla richiesta dell’interessato, il titolare del trattamento deve informare l'interessato senza ritardo, e al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta, dei motivi dell'inottemperanza e della possibilità di proporre reclamo a un'autorità di controllo e di proporre ricorso giurisdizionale (par. 4).

Nel caso oggetto di reclamo, l’Ordine ha dato riscontro alla richiesta di esercizio del diritto di accesso ai dati personali, presentata dal reclamante in data in data 28 giugno 2019, soltanto in data 31 ottobre 2019, e, dunque, ben oltre il termine di un mese previsto dall’art. 12 del Regolamento, senza, peraltro, aver informato il reclamante dei motivi dell'inottemperanza e della possibilità di proporre reclamo a un'autorità di controllo e di proporre ricorso giurisdizionale entro il medesimo termine.

4. Conclusioni.

Alla luce delle valutazioni sopra richiamate, si rileva che le dichiarazioni rese dal titolare del trattamento nel corso dell’istruttoria ˗ della cui veridicità si può essere chiamati a rispondere ai sensi dell’art. 168 del Codice, seppure meritevoli di considerazione, non consentono di superare i rilievi notificati dall’Ufficio con l’atto di avvio del procedimento e risultano insufficienti a consentire l’archiviazione del presente procedimento, non ricorrendo, peraltro, alcuno dei casi previsti dall’art. 11 del Regolamento del Garante n. 1/2019.

Pertanto, si confermano le valutazioni preliminari dell’Ufficio e si rileva l’illiceità del trattamento di dati personali effettuato dall’Ordine, per non aver tempestivamente dato riscontro alla richiesta del reclamante di esercizio del diritto di accesso ai dati personali e per non aver tempestivamente informato lo stesso dei motivi dell'inottemperanza e della possibilità di proporre reclamo a un'autorità di controllo e di proporre ricorso giurisdizionale, in violazione dell’art. 12, parr. 3 e 4, del Regolamento.

La violazione delle predette disposizioni rende applicabile la sanzione amministrativa prevista dall’art. 83, par. 5, del Regolamento, ai sensi dell’art. 58, par. 2, lett. i) del Regolamento medesimo.

In tale quadro, considerando, in ogni caso, che la condotta ha esaurito i suoi effetti, atteso che è stato fornito, seppur tardivamente, un riscontro alla richiesta di esercizio dei diritti dell’interessato, non ricorrono i presupposti per l’adozione di ulteriori misure correttive di cui all’art. 58, par. 2, del Regolamento.

5. Adozione dell’ordinanza ingiunzione per l’applicazione della sanzione amministrativa pecuniaria e delle sanzioni accessorie (artt. 58, par. 2, lett. i e 83 del Regolamento; art. 166, comma 7, del Codice).

Il Garante, ai sensi ai sensi degli artt. 58, par. 2, lett. i) e 83 del Regolamento nonché dell’art. 166 del Codice, ha il potere di “infliggere una sanzione amministrativa pecuniaria ai sensi dell’articolo 83, in aggiunta alle [altre] misure [correttive] di cui al presente paragrafo, o in luogo di tali misure, in funzione delle circostanze di ogni singolo caso” e, in tale quadro, “il Collegio [del Garante] adotta l’ordinanza ingiunzione, con la quale dispone altresì in ordine all’applicazione della sanzione amministrativa accessoria della sua pubblicazione, per intero o per estratto, sul sito web del Garante ai sensi dell’articolo 166, comma 7, del Codice” (art. 16, comma 1, del Regolamento del Garante n. 1/2019).

Al riguardo, la violazione della disposizione citata è soggetta all’applicazione della sanzione amministrativa pecuniaria prevista dall’art. 83, par. 5, del Regolamento.

La predetta sanzione amministrativa pecuniaria inflitta, in funzione delle circostanze di ogni singolo caso, va determinata nell’ammontare tenendo in debito conto gli elementi previsti dall’art. 83, par. 2, del Regolamento.

In relazione ai predetti elementi, è stato considerato il lasso di tempo intercorso tra la data in cui l’interessato ha esercitato i propri diritti (28 giugno 2019) e quella in cui l’Ordine gli ha fornito, seppur tardivamente, il proprio riscontro (31 ottobre 2019).

Di contro, si è tenuto in considerazione che, secondo quanto dichiarato dall’Ordine, si tratta del primo caso, che abbia interessato l’Ordine, di intempestivo riscontro a una richiesta di esercizio dei diritti di un interessato.

In ragione dei suddetti elementi, valutati nel loro complesso, si ritiene di determinare l’ammontare della sanzione pecuniaria nella misura di euro 2.000,00 (duemila) per la violazione dell’art. 12, parr. 3 e 4, del Regolamento.

Tenuto conto del notevole ritardo nel riscontrare la richiesta di esercizio del diritto di accesso dell’interessato, si ritiene altresì che debba applicarsi la sanzione accessoria della pubblicazione sul sito del Garante del presente provvedimento, prevista dall’art. 166, comma 7 del Codice e art. 16 del Regolamento del Garante n. 1/2019.

Si rileva, infine, che ricorrono i presupposti di cui all’art. 17 del Regolamento n. 1/2019 concernente le procedure interne aventi rilevanza esterna, finalizzate allo svolgimento dei compiti e all’esercizio dei poteri demandati al Garante.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

ai sensi dell’art. 57, par. 1, lett. f), del Regolamento, dichiara illecita la condotta tenuta dall’Ordine degli Avvocati di Roma, descritta nei termini di cui in motivazione, consistente nella violazione dell’art. 12, parr. 3 e 4, del Regolamento, nei termini di cui in motivazione;

ORDINA

all’Ordine degli Avvocati di Roma, in persona del legale rappresentante pro-tempore, con sede legale presso il Palazzo Di Giustizia, Piazza Cavour - 00193 Roma (RM), C.F. 80230130587, ai sensi degli artt. 58, par. 2, lett. i), e 83, par. 5, del Regolamento, di pagare la somma di euro 2.000,00 (duemila) a titolo di sanzione amministrativa pecuniaria per le violazioni indicate in motivazione;

INGIUNGE

al predetto Ordine di pagare la somma di euro 2.000,00 (duemila) secondo le modalità indicate in allegato, entro 30 giorni dalla notificazione del presente provvedimento, pena l’adozione dei conseguenti atti esecutivi a norma dall’art. 27 della l. n. 689/1981. Al riguardo, si ricorda che resta salva la facoltà per il trasgressore di definire la controversia mediante il pagamento – sempre secondo le modalità indicate in allegato – di un importo pari alla metà della sanzione irrogata, entro 30 giorni dalla data della notifica del presente provvedimento, ai sensi dell’art. 166, comma 8, del Codice (cfr. anche art. 10, comma 3, del d.lgs. n. 150 dell’1/9/2011);

DISPONE

ai sensi dell’art. 166, comma 7, del Codice, la pubblicazione del presente provvedimento sul sito web del Garante, ritenendo che ricorrano i presupposti di cui all’art. 17 del Regolamento del Garante n. 1/2019 concernente le procedure interne aventi rilevanza esterna, finalizzate allo svolgimento dei compiti e all’esercizio dei poteri demandati al Garante.

Ai sensi degli artt. 78 del Regolamento, 152 del Codice e 10 del d.lgs. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento è possibile proporre ricorso dinnanzi all’autorità giudiziaria ordinaria, a pena di inammissibilità, entro trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso ovvero entro sessanta giorni se il ricorrente risiede all’estero.

Roma, 15 aprile 2021

IL PRESIDENTE
Stanzione

IL RELATORE
Cerrina Feroni

IL SEGRETARIO GENERALE
Mattei

Scheda

Doc-Web
9673732
Data
15/04/21

Argomenti


Tipologia

Ordinanza ingiunzione o revoca