[doc. web n. 5387469]

Parere su due schemi di decreto del MIUR riguardanti le modalità e i contenuti delle prove di ammissione ai corsi di laurea ad accesso programmato per l´anno accademico 2016-2017 - 30 giugno 2016

Registro dei provvedimenti
n. 284 del 30 giugno 2016

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Vista la richiesta di pareri del Ministero dell´Istruzione, dell´Università e della Ricerca (nota prot. n. 14175 del 06 giugno 2016);

Visto l´articolo 154, commi 4 e 5, del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196, di seguito "Codice");

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dott. Antonello Soro;

PREMESSO

1. Il Ministero dell´Istruzione, dell´Università e della Ricerca (di seguito "MIUR") ha chiesto il parere del Garante in ordine a due schemi di decreto ministeriale riguardanti le modalità e i contenuti delle prove di ammissione ai corsi di laurea ad accesso programmato per l´anno accademico 2016-2017.

Tali schemi, adottati ai sensi dell´art. 4, commi 1 e 1–bis della legge 2 agosto 1999, n. 264, riguardano, l´uno, l´ammissione dei candidati ai corsi di laurea in lingua italiana, indicati all´articolo 1, comma 1, lett. a) della citata legge 264 del 1999 (di seguito: "decreto test in italiano") e l´altro l´ammissione al corso di laurea in medicina e chirurgia in lingua inglese, che si svolge presso alcuni Atenei italiani nonché nelle sedi estere espressamente indicate (di seguito "decreto test in inglese").

Tenuto conto dell´evidente affinità di materia, il presente parere si riferisce a entrambi i predetti schemi di decreto.

I provvedimenti in esame hanno lo stesso contenuto di quelli precedentemente predisposti dal MIUR, per le medesime finalità, nell´anno accademico 2015-2016 e sui quali il Garante ha espresso, a suo tempo, il parere di competenza (cfr. pareri del Garante del 30 gennaio 2014 doc. web n. 2924822; del 20 febbraio 2014, doc. web n. 2972695; 2 luglio 2015, doc. web n. 4241082).

Ciascuno schema di decreto reca un determinato numero di allegati, che ne forma parte integrante.

In particolare, gli allegati allo schema di "decreto test in italiano" sono:

• allegato n. 1: la prova di ammissione ai corsi di laurea e di laurea magistrale di cui agli articoli 2, 4, 5 e 6 ;

• allegato n. 2: procedure per l´iscrizione, l´accesso ai risultati e lo scorrimento della graduatoria;

• allegato n. 3: informativa ai sensi dell´articolo 13 del d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

• allegato A: programmi relativi ai quesiti delle prove di ammissione ai corsi di laurea magistrale in medicina e chirurgia, in odontoiatria e protesi dentaria, in medicina veterinaria e ai corsi di laurea delle professioni sanitarie;

• allegato B: programmi relativi alla prova di ammissione ai corsi di laurea e di laurea specialistica/magistrale a ciclo unico, direttamente finalizzati alla formazione di Architetto.

Gli allegati allo schema di "decreto test in inglese" sono:

• allegato n. 1: prova di ammissione

• allegato n. 2: procedure per l´iscrizione, l´accesso ai risultati e lo scorrimento della graduatoria;

• allegato n. 3: elenco delle certificazioni linguistiche, riconosciute ai sensi dell´articolo 3, comma 7, lettera a);

• allegato n. 4: informativa ai sensi dell´articolo 13 del d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

• allegato n. 5: posti provvisori per l´accesso al corso di laurea magistrale a ciclo unico in medicina e Chirurgia in lingua inglese per l´anno accademico 2016/2017 (da perfezionarsi con successivo decreto);

• allegato A: programmi relativi ai quesiti della prova di ammissione al corso di laurea magistrale a ciclo unico in medicina e chirurgia in lingua inglese;

Come per l´anno passato, anche gli schemi di decreto in esame individuano una specifica procedura per garantire il rispetto del principio dell´anonimato nelle selezioni pubbliche -descritta nell´allegato 1 di ciascun decreto-, sulla base di quanto statuito sul punto dall´Adunanza Plenaria del Consiglio di Stato con le sentenze n. 26, 27 e 28 del 2013.

In particolare, si prevede che, ai fini dell´espletamento della prova, ciascun candidato riceva un plico contenente: "una scheda anagrafica priva di qualsivoglia codice di identificazione; i quesiti relativi alla prova di ammissione recanti il codice identificativo del plico; un modulo risposte, dotato dello stesso codice di identificazione del plico; un foglio sul quale sono apposti il codice identificativo del plico nonché l´indicazione dell´Ateneo e del corso di laurea cui si riferisce la prova".

L´abbinamento fra l´elaborato e il suo autore avviene solo a conclusione della prova, in seguito all´applicazione, da parte del candidato stesso, di una coppia di etichette adesive identiche sul modulo risposte e sulla scheda anagrafica.

Anche per l´a.a. 2016-2017 è previsto che l´iscrizione alle prove di ammissione possa essere richiesta dagli studenti interessati solo mediante una procedura on line, attraverso il portale Universitaly.

2. Per quanto riguarda i corsi in lingua italiana, all´esito delle prove, il CINECA, per conto del MIUR, pubblica nell´area del sito internet http://accessoprogrammato.miur.it riservata agli studenti, nel rispetto delle norme per la protezione dei dati personali, solo ed esclusivamente il punteggio ottenuto dai candidati per ciascun corso di laurea e ciascuna sede universitaria in ordine di "codice etichetta", assicurando così la non diretta identificabilità degli studenti da parte di terzi. Tale elenco rimane disponibile nella predetta aerea del sito internet fino alla conclusione delle procedure.

Dopo che il CINECA ha acquisito dai responsabili del procedimento delle Università, "in modalità telematica attraverso un sito riservato", i dati identificativi di ogni studente tratti dal modulo anagrafica, viene pubblicata, nell´area del sito riservato agli studenti, anche la graduatoria nazionale di merito nominativa.

Gli studenti, utilizzando le credenziali di accesso loro assegnate, possono prendere visione e fare il download del proprio elaborato e dei predetti punteggi e seguire le fasi successive, ivi compresa la pubblicazione della graduatoria nominativa.

3. Per il corso in lingua inglese, la prova di ammissione è predisposta dal MIUR tramite il Department University of Cambridge Local Examinations Syndicate (infra: Cambridge Assessment), attraverso procedure indicate nell´allegato 1 al decreto (art. 2); il medesimo Cambridge Assessment è deputato ad organizzare la prova presso le sedi estere (art. 4, comma 3).

L´allegato 1 prevede che il MIUR si avvalga di Cambridge Assessment, in collaborazione con il CINECA e gli Atenei coinvolti, per le procedure di iscrizione on line al test, nonché per la predisposizione dei plichi destinati a ciascun candidato, per la stampa di fogli di istruzione alla compilazione del modulo risposte e per la determinazione del punteggio relativo ad ogni modulo di risposte. Il materiale per le prove da svolgere in Italia è poi consegnato, in scatole sigillate, alla sede del CINECA, dove gli Atenei provvedono al ritiro.

Terminate le prove, sono assegnati i punteggi e il MIUR provvede alla loro pubblicazione in ordine, di etichetta, secondo le stesse modalità già descritte per i corsi in lingua italiana, di cui al precedente punto n. 2.

4. Come già evidenziato, entrambi gli schemi prevedono, infine, un testo di informativa sul trattamento dei dati personali da fornire ai candidati che intendano partecipare alle prove (riportato in allegato), ai sensi dell´articolo 13 del Codice.

CONSIDERATO

5. Il Garante, nell´esaminare entrambi gli schemi di decreto sottoposti alla sua attenzione per la formulazione del parere di competenza, ha potuto verificare il sostanziale recepimento, da parte del MIUR, di gran parte delle indicazioni e dei rilievi precedentemente formulati dall´Autorità nel  citato parere del 2015.

Il testo tiene conto,  altresì, delle indicazioni fornite nel corso di contatti, anche informali, con i competenti Uffici del Ministero.

Nondimeno, resta l´esigenza, al fine di conformare pienamente il contenuto degli schemi di decreto ai principi e alle regole in materia di protezione dei dati personali, di formulare ulteriori rilievi volti a perfezionare i provvedimenti in esame nei termini seguenti.

Informativa sul trattamento dei dati personali

5.1. All´art. 13 dello schema di "decreto test in italiano" e all´art. 6 dello schema di "decreto test in inglese" è stato specificato,  rispetto all´anno precedente, che l´informativa sul trattamento di dati personali da rendere all´interessato ai sensi dell´articolo 13 del Codice (i cui modelli sono stati allegati ai decreti) "è inserita nel portale Universitaly in modo visibile a ciascun candidato che dovrà prenderne visione all´atto dell´iscrizione alla prova prima del conferimento dei dati personali".

5.2 Nei predetti modelli di informativa, inoltre, sono state correttamente richiamate tutte le finalità del trattamento e la normativa in base alla quale è effettuato il trattamento dei dati sensibili e giudiziari, come richiesto dall´art. 22, comma 2, del Codice. Deve, tuttavia, rilevarsi che la formulazione utilizzata a tale ultimo fine, tenuto anche conto delle sua collocazione, risulta poco chiara; si ritiene, pertanto, opportuno aggiungere, al punto n. 1 dei predetti modelli di informativa, un terzo capoverso nel quale viene previsto che "il trattamento dei dati sensibili è effettuato ai sensi del decreto del Ministero dell´Istruzione, dell´Università e della Ricerca 7 dicembre 2006, n. 305, della legge 4 febbraio 1992, n. 104 e della legge 8 dicembre 2010, n. 170", espungendo, contestualmente, il riferimento a queste ultime norme dal primo capoverso.

5.3. Come richiesto nel precedente parere, ai fini di un giusto inquadramento dei ruoli ricoperti dai soggetti coinvolti nelle procedure di ammissione ai corsi di laurea, si è correttamente precisato che l´interessato, per l´esercizio dei diritti di cui all´art. 7 del Codice, può rivolgersi al MIUR, quale titolare del trattamento ai sensi dell´art. 28 del Codice.

Va rilevato, peraltro, che al punto n. 4, delle informative, la titolarità del trattamento sembra essere circoscritta alla sola attività di "determinazione del punteggio conseguito, corrispondente a ciascun codice identificativo della prova". Al riguardo, si rappresenta l´opportunità che tale precisazione venga espunta dall´informativa, rilevandosi che, sulla base di quanto rappresentato, il Ministero risulta essere titolare di tutte le attività della procedura disciplinata con gli schemi di decreto in esame.

Tempi di conservazione

5.4. Si rileva che gli schemi di decreto in esame ed i relativi allegati indicano in 5 anni il periodo di conservazione della documentazione recante i dati personali trattati. Al riguardo, nel ribadire che tale indicazione dovrebbe essere riportata anche al punto 23 dell´allegato 1 dello schema di "decreto test in inglese" (cfr. punto 5.3, lett. b) del parere del Garante del 2 luglio 2015 cit.), si ritiene opportuno che venga, altresì, precisato che al termine di tale periodo tali dati personali saranno resi anonimi.

Accessibilità dei dati

5.5. Gli schemi di decreto trasmessi chiariscono, come richiesto dall´Autorità, che la graduatoria, pubblicata sul sito del MIUR  in ordine di codice di etichetta, sia accessibile solo ai candidati nella specifica partizione dedicata del sito.

Tale precisazione compare al punto n. 4 dell´allegato 2 di ciascuno schema di decreto ma non appare, invece, indicata nei rispettivi allegati n. 1.

Si ritiene pertanto opportuno che il punto n. 14 dell´allegato n. 1 allo schema di "decreto test in italiano" e il punto n. 20 dell´allegato n. 1 allo schema di "decreto test in inglese", siano integrati  nel senso suesposto.

Negli allegati n. 1 di ciascun decreto va inoltre specificato che l´accesso all´area riservata del sito http://accessoprogrammato.miur.it, avviene previa autenticazione informatica, tramite credenziali individuali, assegnate ad ogni singolo candidato.

Come richiesto dall´Autorità nel citato parere del 2015, inoltre, è stato precisato, in riferimento alla documentazione accessibile ai candidati nell´area riservata nel sito Universitaly, che essa sarà disponibile "fino alla conclusione delle procedure".

Come già evidenziato in precedenza, la reversibilità del codice assegnato ad ogni singolo candidato non consente, in base alla normativa in materia di protezione dei dati personali, di definire tale informazione "anonima", quindi tale definizione è stata correttamente rimossa, ciò fermo restando il diverso principio di anonimato nelle pubbliche selezioni (art. 4, comma 1, lett. b) e n) del Codice).

6. Si rinnova, infine, l´attenzione dell´amministrazione interessata, in qualità di titolare del trattamento dei dati personali, sulla necessità di garantire l´adeguatezza delle misure di sicurezza adottate per la procedura di iscrizione on line degli studenti ai test, nel rispetto della disciplina prevista dal Codice(artt. 31 e ss.).

IL GARANTE

esprime parere favorevole, nei termini di cui in motivazione, sugli schemi di decreto ministeriale riguardanti le modalità e i contenuti delle prove di ammissione ai corsi di laurea ad accesso programmato per l´anno accademico 2016-2017, con la seguente condizione:

• evidenziare negli allegati n. 1 di ciascun decreto che l´accesso all´area riservata del sito http://accessoprogrammato.miut.it è possibile solo previa autenticazione informatica, tramite credenziali individuali assegnate ad ogni singolo candidato (cfr. punto 5.5);

e con le seguenti raccomandazioni:

• aggiungere  un terzo capoverso al punto n. 1 dei modelli di informativa, nel quale si specifichi  che "il trattamento dei dati sensibili è effettuato ai sensi del decreto del Ministero dell´Istruzione, dell´Università e della Ricerca 7 dicembre 2006, n. 305, della legge 4 febbraio 1992, n. 104 e della legge 8 dicembre 2010, n. 170" (cfr. punto 5.2.);

• espungere dall´informativa agli interessati l´indicazione "determinazione del punteggio conseguito, corrispondente a ciascun codice identificativo della prova"(cfr. punto 5.3);

• inserire  anche al punto 23 dell´allegato 1 dello schema di "decreto test in inglese" l´indicazione relativa al periodo di conservazione della documentazione recante i dati personali trattati (cfr. punto 5.4);

•  precisare che al termine del periodo di conservazione i dati personali saranno resi anonimi (cfr. punto 5.4);

• integrare la formulazione del punto n. 14 dell´allegato n. 1 allo schema di "decreto test in italiano" e del punto n. 20 dell´allegato n. 1 allo schema di "decreto test in inglese", specificando che la graduatoria, pubblicata sul sito del MIUR,  in ordine di codice di etichetta è resa visibile solo ai candidati nella specifica partizione dedicata del sito (cfr. punto 5.5).

Roma, 30 giugno 2016

IL PRESIDENTE
SORO

IL RELATORE
SORO

IL SEGRETARIO GENERALE
BUSIA