[doc. web. n. 40221]

Istituti scolasici e universià - Quesiti sull´applicazione della legge n. 675/96 - 17 luglio 1997

Roma, 17 luglio 1997

All´Università degli Studi di Modena
Via Università, 4
41100 Modena

All´Università degli Studi di Padova
Via Francesco Marzolo, 1
35131 Padova

All´Università degli Studi di Verona
Via dell´ Artiglieria, 8
37129 Verona

OGGETTO: Quesiti sull´ applicazione della legge n. 675/96

Le Università in indirizzo hanno formulato a questo Garante alcuni quesiti concernenti l´applicazione al settore universitario della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e, in particolare:

a) la legittimità di diffondere dati riguardanti il personale dipendente nell´annuario delle stesse università, previsto dal regio decreto 6 aprile 1924, n. 674;

b) il trattamento dei dati degli studenti, con possibilità di fornire i nominativi dei laureati ad imprenditori, associazioni di categoria e altri soggetti privati per selezioni e corsi di formazione, ai fini di un loro successivo inserimento professionale;

c) la possibilità di adottare, da parte dei singoli atenei, apposite norme regolamentari volte a disciplinare il trattamento dei dati personali.

In via preliminare, si osserva che la legge n. 675/96, a completamento del quadro di garanzie poste a tutela delle persone, operanti anche nei confronti dei soggetti pubblici, stabilisce, con particolare riguardo al trattamento dei dati personali da parte degli stessi soggetti, che:

1) tale trattamento è consentito soltanto per lo svolgimento delle funzioni istituzionali, nei limiti stabiliti dalla legge e dai regolamenti (art. 27, comma 1);

2) la comunicazione e la diffusione degli stessi dati a soggetti pubblici, esclusi gli enti pubblici non economici, sono ammesse quando siano previste da norme di legge e di regolamento, o risultino, comunque, necessarie per lo svolgimento delle funzioni istituzionali - in quest´ultimo caso, previa comunicazione al Garante che può vietarle in caso di violazione della stessa legge n. 675/96 - (art. 27, comma 2);

3) la comunicazione e la diffusione a soggetti privati o a enti pubblici economici sono ammesse solo se previste da norme di legge o di regolamento (art. 27, comma 3).

Ne consegue che, in relazione alla legittimazione, ai sensi della legge n. 675/96, della comunicazione o della diffusione di dati personali da parte di soggetti pubblici occorre, in buona sostanza, verificare che tali operazioni siano previste dalla relativa normativa primaria o secondaria di riferimento.

Ora con riferimento al quesito di cui al punto a), si rileva che la fattispecie rappresentata dalle università concernente la pubblicazione dei dati di dipendenti nell´annuario dell´ università è, in realtà, già disciplinata dal regio decreto n. 674 del 1924. Tale decreto, all´art. 4, comma 1, prevede, infatti, che le università pubblicano, entro il mese di gennaio di ciascun anno accademico, il proprio annuario che deve contenere, fra le altre informazioni, anche "l´elenco nominativo dei professori ufficiali e dei liberi docenti..." nonché "l´ elenco nominativo del personale di amministrazione, assistente e tecnico" (cfr. art. 4, comma 1, punti 6 e 9).

Poiché la fattispecie in questione è supportata da apposita disposizione normativa, nessun ostacolo si ravvisa, ai sensi della legge n. 675/96, alla pubblicazione dei dati summenzionati nell´annuario universitario.

Per quanto riguarda il quesito indicato al punto b), le università, secondo quanto previsto dal citato art. 27, comma 3, della legge n.675/96, potranno comunicare e diffondere a soggetti privati i dati relativi ai laureati, in base alle normative generali o agli ordinamenti dei singoli atenei.

In assenza di previsioni normative che consentano al soggetto pubblico, nel caso di specie all´università, di effettuare le anzidette operazioni di comunicazione e diffusione, occorre procedere, al più presto, a regolamentare con apposite disposizioni normative anche le eventuali prassi di fornire dati ed elenchi di laureati a terzi.

Pertanto, anche con riferimento al quesito di cui al punto c), appare necessario che le università, in virtù dell´autonomia loro riconosciuta dalla legge (si veda, in proposito, l´art. 6 della legge 9 maggio 1989, n. 168), adottino specifiche norme regolamentari volte a disciplinare quelle attività comunque legate alle funzioni ed alle finalità istituzionali delle università medesime, che presentino aspetti connessi alla tutela della riservatezza delle persone e alla protezione dei dati personali.

IL GARANTE