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Albi e Ordini professionali - Trattamento dei dati personali contenuti nell'albo degli assistenti sociali- 29 marzo 1999 [40161]

 [doc. web n. 40161]

Albi e ordini professionali - Trattamento dei dati personali contenuti nell´albo degli assistenti sociali - 29 marzo 1999

Ai sensi dell´ art. 19 della legge n. 675/1996 la conoscenza dei dati da parte del responsabile e degli incaricati del trattamento, laddove questi siano stati nominati, non si considera come "comunicazione".


Roma, 29 marzo 1999

Ordine assistenti sociali Regione Lazio
Via Paolo Emilio 7
00192 Roma


Oggetto: trattamento dei dati personali contenuti nell´albo professionale degli iscritti all´Ordine degli assistenti sociali


Con riferimento alla richiesta di chiarimenti sulla pubblicità dell´albo professionale degli iscritti al Vs. Ordine, si osserva che il Garante si è già espresso su questioni analoghe chiarendo attraverso varie pronunce che la legge n. 675 non ha modificato la disciplina relativa alla tenuta e alla conoscibilità degli albi professionali (cfr. gli artt.12, comma 1, lett. c); 20, comma 1, lett. b); 28, comma 4, lett. f) e 43, comma 2, della legge n. 675/1996).

La legge n. 675 prescrive che i soggetti pubblici possono trattare dati di carattere personale soltanto ai fini dello svolgimento di funzioni istituzionali e nel rispetto dei limiti stabiliti dalle leggi e dai regolamenti, senza acquisire il consenso degli interessati.

La comunicazione di dati ad altre amministrazioni pubbliche deve essere prevista di regola da una norma primaria o secondaria ma può essere effettuata comunque, in via residuale, anche in mancanza di una precisa previsione, qualora sia necessaria per lo svolgimento di funzioni istituzionali da indicare in un´apposita comunicazione da inviare al Garante (art. 27, commi 1 e 2).

A diversa conclusione deve giungersi invece per la comunicazione e la diffusione di dati personali nei confronti di privati o di enti pubblici economici, che sono invece consentite solo se previste da una norma di legge o di regolamento (art. 27, comma 3).

Applicando questi principi alla tenuta di altri albi professionali, il Garante ha ricordato che gli albi dei liberi professionisti sono ispirati per loro stessa natura e funzione ad un regime di pubblicità, anche in funzione della tutela dei diritti di coloro che a vario titolo hanno rapporti con gli iscritti all´albo.

Ciascuna legge di riferimento prevede in una qualche misura forme di pubblicità dell´albo che sebbene sono a volte regolate in modo incompleto confermano, però, le caratteristiche di pubblicità prima evidenziate.

Nel caso degli assistenti sociali, però, la disciplina di settore non prevede alcun genere di pubblicità.

Infatti, la legge 23 marzo 1993, n. 84, sulla professione di assistente sociale, istituisce il relativo albo professionale i cui iscritti costituiscono l´Ordine degli assistenti sociali, articolato a livello regionale o interregionale (art. 3); il d.m. 11 ottobre 1994, n. 615, adottato ai sensi dell´art. 4 della legge stessa, prevede che il Consiglio regionale o interregionale curi "la tenuta dell´albo, provvedendo alle iscrizioni e alle cancellazioni dei professionisti ed effettuandone la revisione almeno ogni due anni" (art. 2, comma 3, lett. a)). Né tali fonti normative, né altre, disciplinano espressamente la pubblicità e la consultazione dell´ albo o la sua conoscibilità da parte di altri soggetti pubblici o privati (ad esempio, attraverso trasmissione di copie ad altre istituzioni).

Deve pertanto ritenersi che, mentre non si ravvisano ostacoli alla consegna di un esemplare dell´albo ad altri soggetti pubblici laddove ciò risulti necessario per lo svolgimento delle funzioni istituzionali (è sufficiente, come si è detto, una comunicazione al Garante: art. 27, comma 2, della legge), non è invece possibile ritenere, per un difetto della specifica disciplina di settore, che si possano, allo stato, comunicare i dati contenuti nell´albo (in mancanza di una puntuale disposizione di legge o di regolamento che lo consenta) a soggetti privati quali, ad esempio, la Fondazione Centro Studi Investimenti Sociali - CENSIS, (da Voi citata, alla quale, nel caso specifico, è stata commissionata da codesto Ordine una ricerca sulla professione) o ad altri istituti similari di carattere privato.

Il Vs. Ordine potrebbe però promuovere una opportuna integrazione della legge n. 84/1993 o del relativo regolamento in modo da attribuire all´albo lo stesso regime che, sia pure con norme non sempre articolate, è riconosciuto espressamente per altri albi professionali (vedi provvedimenti allegati).

Tuttavia, quanto finora sottolineato non deve portare a ritenere impraticabile l´obiettivo da Voi perseguito di pubblicare una ricerca sulla professione eventualmente commissionata a terzi come lo stesso CENSIS, o ad altri istituti di carattere privato, senza necessità di acquisire il consenso o altra "autorizzazione" degli interessati o del Garante.

Qualora la ricerca che si intende effettuare sia giustificata, come sembra, dalle funzioni istituzionali perseguite, l´Ordine potrebbe infatti procedere direttamente alla ricerca stessa avvalendosi della collaborazione del CENSIS in qualità di responsabile del trattamento dei dati cui la Fondazione avrebbe accesso.

La designazione del responsabile dovrebbe avvenire con atto scritto tenendo conto dei presupposti previsti dall´art. 8 della legge n. 675, sulla base, quindi, di precise istruzioni da parte del titolare, anche per ciò che riguarda la sicurezza e l´utilizzo dei dati, finalizzate al miglior svolgimento dei compiti affidati.

Una volta designata come responsabile, la Fondazione CENSIS potrebbe inserirsi in una relazione stretta con l´Ordine, nel cui ambito potrebbe essere autorizzata ad accedere alle informazioni contenute nel suddetto albo professionale e necessarie per l´assolvimento dei compiti affidati.

È necessario inoltre che i dipendenti della struttura privata aventi accesso ai dati operino, comunque, in qualità di "incaricati del trattamento" , sotto la diretta sorveglianza e secondo le istruzioni del "titolare" e del "responsabile" del trattamento.

La descritta configurazione del rapporto, quindi, legittimerebbe il CENSIS ad utilizzare i dati in Vostro possesso vincolandolo, però, ad utilizzarli per le sole finalità perseguite da codesto stesso Ordine, in base al particolare regime previsto per quest´ ultimo. In tali casi, la conoscenza dei dati da parte del responsabile e degli incaricati non si considera, infatti, come "comunicazione" (art. 19 della legge n. 675), con la conseguente inoperatività del limite previsto dall´art. 27, comma 3, della legge n. 675.

Si ricorda, infine, che nel solo caso in cui l´Ordine debba procedere, a norma di legge, alla notificazione una tantum dei trattamenti in atto, dovrebbe indicare in una nuova notificazione anche le coordinate identificative della Fondazione CENSIS (art. 7 legge n. 675/1996).

Il Garante resta a disposizione per ogni ulteriore chiarimento.

IL PRESIDENTE