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Provvedimento del 4 dicembre 2014 [3726093]

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[doc. web n. 3726093]

Provvedimento del 4 dicembre 2014

Registro dei provvedimenti
n. 579 del 4 dicembre 2014

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, alla presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il ricorso presentato al Garante in data 21 luglio 2014 nei confronti di British School of English di Gargiulo dott. Oliver (di seguito "British Maglie) e Centro di Formazione Multidisciplinare British School of Nardò s.a.s. di Gargiulo Mauro (di seguito "British Nardò"), con cui XY, in qualità di genitore esercente la potestà sulla figlia minore KW, ha chiesto, ribadendo le istanze già avanzate ai sensi degli artt. 7 e 8 d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito "Codice"), di avere la conferma dell´esistenza di dati personali che la riguardano, di ottenere la comunicazione, anche mediante produzione di copia, dei predetti dati contenuti nei documenti attestanti gli esiti dell´esame finale di inglese sostenuto dalla medesima con specifico riferimento allo "Statement of Results che raffigura in modo analitico il risultato che il candidato ha raggiunto in ciascuna delle abilità previste dall´esame (…), al Certificato finale che rappresenta il documento attestante il punteggio raggiunto dal candidato nell´esame ed è firmato in originale dal rappresentante legale di Cambridge" ed al c.d. "Confirmation of Entry che rappresenta una conferma proveniente dalla sede centrale Cambridge in Inghilterra dell´effettiva iscrizione di un candidato ad un esame e contiene dei codici che consentono al medesimo di poter accedere in forma riservata ai propri risultati tramite il server web dell´Istituzione", di conoscerne l´origine, le finalità, le modalità e la logica applicata al trattamento, di conoscere i dati identificativi del titolare e del responsabile del trattamento, nonché dei soggetti cui i dati sono stati comunicati; il ricorrente ha in particolare rappresentato che la minore "ha frequentato durante l´a.s. 2013/14 un corso di lingua inglese, finanziato" dall´Istituto scolastico dalla stessa frequentato e "gestito da British Nardò", al termine del quale, "insieme ad altri ragazzi, ha sostenuto un esame volto ad ottenere la certificazione Cambridge di livello A2 del CEFR, comunemente denominata KET", svoltosi presso la sede di un soggetto diverso, ovvero la British Maglie abilitata al rilascio della certificazione finale, senza tuttavia aver mai ricevuto "né durante il corso, né in fase d´esame, né successivamente alcun documento che attestasse l´effettiva regolarità dell´intero percorso formativo e certificativo da parte di Cambridge", precisando di aver peraltro provveduto a richiederli all´istituto scolastico frequentato dalla figlia attraverso una formale istanza di accesso avanzata ai sensi della legge n. 241/1990; il ricorrente ha inoltre chiesto la liquidazione in proprio favore delle spese sostenute per il procedimento;

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota del 24 luglio 2014 con la quale questa Autorità, ai sensi dell´art. 149 del Codice, ha invitato le parti  resistenti a fornire riscontro alle richieste dell´interessato, nonché la nota del 30 ottobre 2014 con cui, ai sensi dell´art. 149 comma 7 del Codice, è stata disposta la proroga del termine per la decisione sul ricorso;

VISTA la nota, datata 26 agosto 2014, con cui il ricorrente, nel rilevare di non aver ottenuto riscontro all´istanza di accesso avanzata all´istituto scolastico committente il corso di inglese, ha rappresentato di aver provveduto a presentare ricorso avverso il rigetto alla Commissione per l´accesso agli atti presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri;

VISTA la nota del 21 ottobre 2014 con cui British School of Maglie, fornendo riscontro anche nell´interesse di British Nardò, ha comunicato di aver, "previ accordi e su preciso incarico dell´Istituto Comprensivo Polo 2 con sede in Galatone, organizzato in data 24 aprile 2014 una sessione d´esami finalizzata al conseguimento della certificazione K.E.T., utilizzando per comodità della Scuola Pubblica committente i locali della sede della British School of Nardò che in quanto Ente che ha curato la formazione dei candidati ha reso disponibile la propria struttura"; la resistente ha inoltre dichiarato che "le prove d´esame vengono inviate a Cambridge senza che se ne conservi copia (…), i dati anagrafici che vengono utilizzati esclusivamente per individuare il candidato al fine dell´esame, non vengono conservati presso il Centro Esami e sono eliminati successivamente alla comunicazione dell´esito" e che i documenti relativi ai risultati d´esami "sono stati consegnati immediatamente alla scuola pubblica che ha commissionato, organizzato e finanziato il corso e gli esami", circostanza quest´ultima nota al ricorrente già prima della proposizione del ricorso, come peraltro desumibile anche dalle note inviate dal medesimo;

VISTA la nota del 5 novembre 2014 con cui il ricorrente ha rappresentato di aver ottenuto, a seguito del parziale accoglimento dell´istanza di accesso dallo stesso avanzata nei confronti dell´istituto scolastico frequentato dalla figlia minore, solo alcuni dei documenti indicati nell´atto introduttivo del presente procedimento e, in particolare, il certificato attestante l´esito dell´esame KET (Statement of Results), mentre non avrebbe ancora ottenuto il "documento denominato "Confirmation of Entry"" in quanto, secondo quanto dichiarato dal predetto istituto scolastico, tale documento non sarebbe in possesso di quest´ultimo e dovrebbe "essere richiesto direttamente all´ente somministrante le rese prestazioni", i dati del quale tuttavia la scuola avrebbe sempre rifiutato di comunicare al ricorrente, unitamente agli estremi del contratto intercorso tra le medesime parti; il ricorrente, nell´eccepire che le parti resistenti hanno comunque effettuato il trattamento di dati relativi alla figlia minore "senza informare il diretto interessato né tantomeno riceverne esplicita autorizzazione" pur avendo dichiarato, nel corso del procedimento, di averli distrutti dopo aver consegnato all´istituto scolastico committente i documenti relativi all´esame sostenuto dalla medesima, ha ribadito la propria richiesta di ottenere l´esibizione in forma intellegibile del "Confirmation of Entry", nonché di conoscere le modalità dei trattamenti effettuati, nonché i dati identificativi del titolare e del responsabile del procedimento;

VISTA la nota del 15 novembre 2014 con cui il ricorrente ha comunicato all´Autorità di aver provveduto a contattare l´ente che gestisce tutti gli esami a livello mondiale al fine di chiedere di avere copia del documento denominato "Confirmation of Entry" o, in subordine, "copia dei codici di accesso al sito web Cambridge", non avendo tuttavia ricevuto riscontro positivo a causa della indisponibilità del predetto documento che, per espressa affermazione dell´ente suddetto, dovrebbe essere richiesto al Centro organizzatore dell´esame finale; il ricorrente ha infine ribadito le richieste già avanzate e "in particolare quella di avere copia del documento mancante denominato "Confirmation of Entry"";

VISTA  la nota del 26 novembre 2014 con cui British Maglie ha comunicato che il ""Confirmation of Entry" è un foglio che attesta la iscrizione all´esame e non contiene dati personali di sorta se non nome, cognome e data di nascita", precisando che "laddove la iscrizione avvenga per tramite di un istituto pubblico è con lo stesso che British School intrattiene rapporti", tenuto conto del fatto che "la conferma di iscrizione (…) non viene effettuata singolarmente, ma per tutti gli studenti iscritti all´istituto medesimo" ed aggiungendo che "nei casi in cui l´iscrizione avviene tramite la scuola i risultati non vengono acquisiti tramite i codici di accesso, ma dall´Istituto scolastico", come risulta infatti essere avvenuto nel caso di specie;

VISTA la nota del 28 novembre 2014 con cui la resistente ha precisato che il "Confirmation of Entry" è "un documento che reca il nome della persona iscritta all´esame e i codici di accesso al fine di controllare il risultato" che viene stampato solo "laddove l´iscrizione sia individuale e consegnato al candidato al fine di consentirgli di conoscere i risultati", mentre "quando l´iscrizione avviene su richiesta di un istituto scolastico, i codici di accesso vengono comunicati da Cambridge a British School of Maglie al fine di controllare" e stampare i risultati degli esami che vengono poi consegnati all´istituto  committente; la British School of Maglie, nel rilevare che la British School of Nardò si è semplicemente limitata a mettere a disposizione i locali per lo svolgimento dell´esame, ha dichiarato che "nella ipotesi di iscrizione per il tramite dell´istituto non viene dunque stampato un "Confirmation of entry", ma direttamente consegnato il risultato" precisando che "British School è un semplice intermediario dei dati (nome e cognome) tra istituto e Cambridge University, cessando ogni attività con la riconsegna dei risultati all´istituto scolastico" e che "i codici di accesso relativi all´esame della figlia del ricorrente sono dei semplici codici alfanumerici che, utilizzati per acquisire i risultati degli esami (…), a null´altro possono servire";

VISTA l´ulteriore nota trasmessa anch´essa in data 28 novembre 2014 con cui la resistente, avendo reperito il codice di accesso associato al nominativo della minore, ha trasmesso la stringa contenente i dati identificativi della stessa, comunicando di non detenere altri dati relativi alla medesima;

VISTA la nota trasmessa tramite posta elettronica certificata il 28 novembre 2014 con cui il ricorrente, nel prendere atto del riscontro fornito dalle resistenti, ha dichiarato "la sopravvenuta carenza di interesse al prosieguo dell´iter avviato con il ricorso", pur lamentando il ritardo con cui la controparte ha comunicato le informazioni richieste;

RITENUTO, alla luce di quanto sopra esposto, di dover dichiarare, ai sensi dell´art. 149 comma 2 del Codice, non luogo a provvedere sul ricorso, avendo i titolari del trattamento fornito un riscontro sufficiente, sia pure solo dopo la presentazione del ricorso;

VISTA la determinazione generale del 19 ottobre 2005 sulla misura forfettaria dell´ammontare delle spese da liquidare per i ricorsi; ritenuto congruo, su questa base, determinare l´ammontare delle spese inerenti l´odierno ricorso nella misura di euro 500 considerati gli adempimenti connessi, in particolare, alla presentazione del medesimo e ritenuto di porli a carico di British School of Maglie nella misura complessiva di euro 150, previa compensazione della residua parte per giusti motivi;

VISTA la documentazione in atti;

VISTI gli artt. 145 e ss. del Codice;

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la prof.ssa Licia Califano;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

1) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso;

2) determina nella misura forfettaria di euro 500 l´ammontare delle spese e dei diritti del procedimento che vengono posti a carico di British School of Maglie, che dovrà liquidarli direttamente a favore del ricorrente, nella misura complessiva di euro 150; compensa tra le parti la residua porzione delle spese.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 d.lgs. n. 150 del 2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria ,con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 4 dicembre  2014

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Califano

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia