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Provvedimento del 25 marzo 2008 [1519544]

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[doc. web n. 1519544]

Provvedimento del 25 marzo 2008

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

VISTO il ricorso presentato al Garante il 19 dicembre 2007 da XY nei confronti di Eurizon Solutions S.p.A., con il quale il ricorrente, dipendente della società, ha ribadito la richiesta, formulata ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196), con la quale aveva chiesto la comunicazione in forma intelligibile dei dati personali contenuti nel "fascicolo personale complessivo" che lo riguarda, rilevando che la società si era limitata a inviare un elenco della tipologia di dati conservati "nel sistema informativo del personale", nonchè dei dati "desumibili da atti e documenti conservati nel fascicolo personale del richiedente o in altre evidenze", senza invece comunicarli in forma intelligibile;

RILEVATO che il ricorrente ha chiesto altresì di porre a carico della controparte le spese sostenute per il procedimento;

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota del 3 gennaio 2008 con la quale questa Autorità, ai sensi dell´art. 149, comma 1, del Codice in materia di protezione dei dati personali, ha invitato il titolare del trattamento a fornire riscontro alle richieste dell´interessato, nonché la successiva nota del 13 febbraio 2008 con cui, ai sensi dell´art. 149, comma 7, del Codice, è stato prorogato il termine per la decisione sul ricorso;

VISTA la nota datata 21 gennaio 2008 con la quale la società resistente, nel sostenere di aver già fornito riscontro all´interpello preventivo del ricorrente mediante la comunicazione dei "dati personali anagrafici, estrapolati dal suo fascicolo personale" e dell´elenco "completo dei documenti che li contengono", ha messo a disposizione il fascicolo personale del ricorrente per l´esibizione dei documenti in questione;

VISTA la memoria datata 5 febbraio 2008 con la quale il ricorrente ha comunicato di avere avuto accesso al fascicolo personale che lo riguarda in data 31 gennaio 2008, ma di non avervi rinvenuto tutti i dati personali precedentemente indicati nell´elenco inviatogli;

VISTA la nota del 28 febbraio 2008 con la quale la resistente ha dichiarato che: a) i dati personali di cui il ricorrente lamenta l´assenza dal proprio fascicolo personale sono in realtà contenuti nella documentazione ivi conservata (ad es. "i dati relativi agli impieghi precedenti (…) sono quelli contenuti nel curriculum professionale esibito all´interessato, i dati relativi ai corsi di formazione sono quelli contenuti nelle schede di valutazione altresì esibite all´interessato", ecc.); b) alcuni "dati, inoltre, sono contenuti anche nel sistema informativo di gestione del personale, e possono essere offerti in visione, mediante strumenti elettronici, nel corso di un eventuale ulteriore incontro"; c) "per quanto attiene i dati relativi alle cariche sindacali, invece, essendo dati "sensibili", sono inseriti in un apposito archivio separato, che potrà essere esibito solo previa estrazione di tutti i dati personali relativi a soggetti terzi";

RILEVATO che la società ha infine confermato l´inesistenza presso i propri archivi di copia dell´ulteriore documentazione relativa all´interessato che sarebbe detenuta dalla società capogruppo;

VISTA la nota datata 1° marzo 2008 e il successivo fax del 19 marzo 2008 con i quali il ricorrente ha ribadito di ritenere inidoneo il riscontro ottenuto, indicando alcuni dei dati che lo stesso ritiene dovessero essergli comunicati a seguito della propria istanza di accesso; visto che il ricorrente ha rilevato che alcuni di tali dati potrebbero essere conservati da altre società del gruppo che  "compiono servizio di outsourcing per la gestione del personale e per le relative relazioni sindacali";

VISTA la nota del 14 marzo 2008 con la quale la società resistente ha sostenuto di aver fornito un idoneo riscontro all´interessato;

RILEVATO che la richiesta di accedere ai dati personali ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice consente di ottenere, ai sensi dell´art. 10 del predetto Codice, la comunicazione in forma intelligibile dei dati personali effettivamente trattati dal titolare del trattamento (anche mediante responsabili esterni designati ai sensi dell´art. 29 del Codice) estrapolati dai documenti che li contengono; rilevato che la consegna in copia di atti e documenti contenenti i dati personali richiesti è peraltro prevista, dall´art. 10, comma 4, del Codice, solo previa omissione di eventuali dati personali riferiti a terzi, nel caso in cui l´estrapolazione dei dati da tali documenti risulti particolarmente difficoltosa per il titolare; rilevato anche che il titolare del trattamento non è tenuto a ricercare o raccogliere altri dati che non siano nella propria disponibilità e non siano oggetto, in alcuna forma, di attuale trattamento da parte dello stesso;

RILEVATO che la società resistente ha fornito, a seguito dell´interpello preventivo avanzato dal ricorrente con riferimento ai dati personali che lo riguardano, un riscontro parziale, limitandosi ad indicare esclusivamente la tipologia di dati conservati presso i propri diversi archivi, senza comunicarli analiticamente;

RILEVATO che la società ha, nel corso del procedimento, consentito al ricorrente di accedere ai soli dati personali che lo riguardano contenuti negli atti e nei documenti conservati nel fascicolo personale, ma non agli altri dati personali che, in virtù proprie scelte organizzative, la stessa ha dichiarato di conservare in archivi distinti;

RITENUTO che, alla luce di ciò, deve essere dichiarato non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell´art. 149, comma 2, del Codice limitatamente ai dati personali che la società ha comunicato al ricorrente il 31 gennaio 2008;

RITENUTO di dover invece accogliere il ricorso in ordine ai restanti dati personali del ricorrente conservati, in qualunque forma, presso archivi distinti di Eurizon Solutions S.p.A. (quali, ad esempio, il richiamato "sistema informativo del personale" o "l´apposito archivio separato" contenente i dati relativi all´attività sindacale svolta), nonché ai dati personali comunque trattati dalla società in qualità di titolare del trattamento, anche presso altre società da essa designate come responsabili del trattamento ai sensi dell´art. 29 del Codice; ritenuto di dover ordinare alla società resistente di consentire all´interessato tale accesso, nei limiti e secondo le modalità di cui al citato art. 10, entro il 15 maggio 2008, dando conferma dell´avvenuto adempimento a questa Autorità entro la medesima data;

RILEVATO che resta impregiudicata la facoltà del ricorrente di far valere i diritti di cui all´art. 7 e s. del Codice rispetto a dati personali relativi alla sua carriera lavorativa anche nei confronti di altre società che, in qualità di autonomi titolari del trattamento, eventualmente li conservino;

VISTA la determinazione generale del 19 ottobre 2005 sulla misura forfettaria dell´ammontare delle spese e dei diritti da liquidare per i ricorsi; ritenuto congruo, su questa base, determinare l´ammontare delle spese e dei diritti inerenti all´odierno ricorso nella misura forfettaria di euro 500, di cui euro 150 per diritti di segreteria, considerati gli adempimenti connessi, in particolare, alla presentazione del ricorso e ritenuto di porli a carico di Eurizon Solutions S.p.A., nella misura di euro 300, previa compensazione della residua parte per giusti motivi in ragione del parziale riscontro fornito solo nel corso del procedimento;

VISTA la documentazione in atti;

VISTI gli artt. 145 e s. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Giuseppe Fortunato;

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE

a) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso in relazione ai dati personali che sono stati comunicati al ricorrente;

b) accoglie il ricorso in ordine ai restanti dati personali trattati dalla resistente, in qualunque forma, che non siano ancora stati comunicati al ricorrente e ordina alla stessa di consentire all´interessato, nei limiti e secondo le modalità di cui all´art. 10 del Codice, l´accesso ai dati personali in questione entro il 15 maggio 2008, dando conferma di tale adempimento a questa Autorità entro la stessa data;

c) determina nella misura forfettaria di euro 500 l´ammontare delle spese e dei diritti del procedimento posti, nella misura di 300 euro, previa compensazione della residua parte per giusti motivi, a carico di Eurizon Solutions S.p.A., la quale dovrà liquidarli direttamente a favore del ricorrente.

Roma, 25 marzo 2008

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Fortunato

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli