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3.2 L'Ufficio del Garante - Relazione 1998 - 12 aprile 1999

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
1341563
Data:
12/04/99
Tipologia:
Relazione annuale

Indice

Relazione annuale 1998

3. Il Garante per la protezione dei dati personali

3.2 L´Ufficio del Garante

3.2.1 Regolamento sull´organizzazione e il funzionamento dell´Ufficio
Con il d.P.R. 31 marzo 1998, n. 501, è stato emanato il Regolamento recante norme per l´organizzazione e il funzionamento dell´Ufficio del Garante per la protezione dei dati personali, a norma dell´art. 33, comma 3, della l. 31 dicembre 1996, n. 675.

L´originario testo del provvedimento, già emanato con d.P.R. del 31 marzo 1998, su conforme deliberazione del Consiglio dei ministri e su proposta del Presidente del Consiglio, dei Ministri di grazia e giustizia, tesoro, bilancio e programmazione economica e dell´interno, è stato oggetto di rilievi da parte della Corte dei Conti.

Con delibera collegiale della sezione del controllo del 23 luglio 1998, la Corte dei Conti aveva censurato otto disposizioni, concernenti sia la disciplina dell´organizzazione interna del Garante sia la materia, di carattere strettamente economico, concernente il trattamento del personale, del Presidente dell´Autorità e dei membri del Collegio.

L´organo di controllo accoglieva solo in parte le controdeduzioni formulate dalla Presidenza del Consiglio dei ministri con la collaborazione di questa Autorità, segnatamente quelle che chiarivano la portata di alcune disposizioni concernenti l´organizzazione interna del Garante e il funzionamento dell´Ufficio, e che prevedevano l´esercizio di alcuni poteri d´urgenza del Presidente (art. 5, commi 8 e 15, comma 3), mentre per le altre norme il Governo ha ritenuto di prestare acquiescenza alla deliberazione della sezione di controllo, con esclusione delle disposizioni di cui all´art. 6, comma 1, e all´art. 8.

Per tali due ultime disposizioni la Presidenza del Consiglio dei ministri ha richiesto alla Corte dei Conti (ai sensi dell´art. 25 del T.U.), il riesame del diniego di registrazione e, comunque, la registrazione con riserva, provvedimento adottato dall´organo di controllo con delibera delle sezioni riunite n. 1/E/99 del 22 gennaio 1999.

L´entrata in vigore del Regolamento determina una ulteriore amplificazione della tutela apprestata dall´ordinamento nei confronti dei trattamenti di dati personali effettuati in violazione della normativa sulla riservatezza, atteso che il provvedimento, come disposto dall´art. 33, comma 3 della l. n. 675/1996, contiene le disposizioni (individuabili nei capi V e VI) concernenti l´esercizio dei diritti dell´interessato (artt. 13 e 17 del regolamento, che attuano l´art. 13 della legge) e il procedimento per la presentazione e la decisione dei ricorsi all´Autorità(artt. 18-20 del regolamento, che attuano e integrano l´art. 29 della legge).

In virtù dell´istituzione del registro generale dei trattamenti, previsto dall´art. 31 della legge e disciplinato dall´art.13 del regolamento, è reso effettivo il diritto di accedere gratuitamente, presso l´Ufficio o tramite terminali, a tutte le informazioni ottenibili dall´interessato in merito ai trattamenti notificati all´Autorità, mentre la puntuale disciplina dell´accesso esercitabile nei confronti del titolare del trattamento, definita nell´art. 17, prevede una serie di agevolazioni che, pur semplificando l´esercizio del diritto stesso, tengono in debito conto l´esigenza del miglior contemperamento con l´interesse alla speditezza della propria legittima attività da parte dello stesso soggetto titolare.

È ad esempio previsto che sia le richieste di accesso, sia le relative risposte, nonché la comunicazione dei dati rilevati, possano essere fornite oralmente, e che al titolare che non rilevi alcun dato personale relativo all´interessato nella propria banca dati, spetti un contributo spese per la ricerca effettuata, contenuto entro i costi della ricerca e non eccedente le 20mila lire.

Si è poi curato di svincolare il procedimento di richiesta di accesso da qualsiasi formalità, con la facoltà dell´interessato di avanzare la richiesta anche a una persona incaricata del trattamento, o facendosi assistere da una persona di sua fiducia e con la possibilità di trasmettere la richiesta anche via fax o per lettera raccomandata.

Per quanto concerne invece la disciplina dei ricorsi, il provvedimento rende operativa la tutela di cui all´art. 29 della legge, e l´effettività di una cognizione del ricorso alternativa a quella affidata al giudice ordinario e assistita da parallele garanzie. Queste sono: la facoltà di farsi assistere da un procuratore, la garanzia di un regolare contraddittorio e la possibilità di addivenire a una dichiarazione di non luogo a procedere in seguito a una spontanea adesione al ricorso da parte del titolare o del responsabile, a seguito del decorso del termine di tre giorni dalla comunicazione che l´Ufficio inoltra nei suoi confronti.

Di pari importanza, e del tutto strumentali alle disposizioni direttamente concernenti la tutela dei diritti riconosciuti dalla l. n. 675/1996, sono le disposizioni del Regolamento (artt. 15 e 16) attuative dei poteri di accertamento e controllo del Garante, nonché dei poteri inibitori che possono comportare l´emanazione di un provvedimento di blocco dei trattamenti.

Il Regolamento ha, in tale ambito, favorito chiaramente soluzioni che comportano una collaborazione dei soggetti interessati, e in primis del titolare e del responsabile, prevedendo la facoltà degli stessi di prestare il proprio assenso all´esercizio dei poteri di accesso che il Garante debba esercitare presso le loro banche dati (assenso che elimina la necessità di acquisire l´autorizzazione del presidente del Tribunale di cui all´art. 32, comma 3 della legge), e disponendo che il blocco del trattamento, previsto dalla legge in determinate ipotesi, possa essere effettuato tramite una procedura alternativa all´ordine autoritativo del Garante, e cioè direttamente dallo stesso titolare, su invito della Autorità, anche in contraddittorio con la persona interessata.

 

322 Il decreto legislativo concernente l´Ufficio
A decorrere dal mese di aprile del 1998 l´Autorità si è impegnata attivamente nel sottolineare l´esigenza di un rafforzamento dell´Ufficio e di una sistemazione stabile del trattamento giuridico ed economico del personale e ha offerto perciò il proprio contributo di studio e di riflessione al riguardo. Una parte della disposizione a ciò utilizzata era stata inserita nel decreto del 22 luglio più volte citato. Un secondo e più organico intervento normativo, che ha superato le disposizioni contenute nel decreto di luglio, ha avuto come scopo anche quello di richiamare l´attenzione sulla opportunità di un intervento di razionalizzazione più generale dell´assetto giuridico ed economico delle autorità indipendenti.

Lo schema di decreto, approvato in via preliminare dal Consiglio dei ministri il 3 dicembre 1998, una volta acquisito il parere delle competenti commissioni parlamentari (che hanno espresso parere favorevole formulando alcune osservazioni) è stato approvato in via definitiva dal Consiglio dei ministri il 19 febbraio 1999, con alcune modifiche che tengono conto dei suggerimenti formulati, appunto, dalle Commissioni affari costituzionali del Senato e della Camera.

In accoglimento di tali suggerimenti, il testo definitivo (d.lg. n. 51/1999, cit.) dà puntualmente conto di quali disposizioni siano "integrative" della l. 31 dicembre 1996, n. 675, (adottate, quindi, in attuazione dell´art. 1 della l. 31 dicembre 1996, n. 676, recante "Delega per l´emanazione di disposizioni integrative della legislazione in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali") e quali siano invece "correttive" (emanate, cioè, in applicazione dell´art. 2 della medesima l. n. 676/1996).ù

In armonia con il predetto criterio sistematico, il suddetto schema consta di due parti. Nella prima, contenente le norme "integrative", si dà attuazione all´art. 1 della cit. legge delega n. 676/1996, la quale, alla lettera c), prevede la razionalizzazione del trattamento economico del personale del Garante per la protezione dei dati personali con quello del personale delle altre autorità amministrative indipendenti (secondo il tendenziale criterio dell´uniformità a parità di responsabilità costituzionale) e alla lettera m) del medesimo articolo prevede l´armonizzazione dello stato giuridico del personale del Garante con quello del personale dell´Autorità per l´informatica nella pubblica amministrazione (cui si applica, a sua volta, il trattamento economico dell´Autorità per le garanzie nelle comunicazioni: art. 42, comma 3, della l. n. 675/1996).

Nella seconda parte trovano invece collocazione le norme "correttive", in applicazione dell´art. 2, comma 1, lettera b) della stessa l. n. 676/1996, la quale conferisce al Governo la delega ad apportare le correzioni alla legislazione in materia di dati personali che si dimostrino necessarie per assicurarne la migliore attuazione. Quanto al contenuto, lo schema di decreto legislativo affronta alcuni aspetti rilevanti.

Nell´art. 1 si istituisce il ruolo organico del personale dipendente del Garante e, in armonia con quanto previsto per altre autorità indipendenti, si demanda a un regolamento del Garante stesso la definizione dell´ordinamento delle carriere, delle modalità del reclutamento e dell´inquadramento del personale in servizio, nonché del trattamento giuridico ed economico.

Si prevede poi un trattamento economico provvisorio (corrispondente all´80% di quello attribuito al personale dell´Autorità per le garanzie nelle comunicazioni), il quale tiene conto del criterio della tendenziale uniformità del trattamento economico del personale dipendente dalle autorità indipendenti, come previsto dalla predetta lettera c) della citata legge delega, ma al tempo stesso della ragionevole esigenza, prima richiamata, di avviare una riflessione più generale sul tema stesso. Coerentemente con le predette esigenze, la soluzione cui si è giunti, sebbene comporti il riconoscimento al personale di un trattamento economico inferiore a quello previsto presso altre autorità indipendenti di pari rango istituzionale, tiene tuttavia conto non soltanto della posizione occupata nell´ordinamento dall´autorità, ma anche del criterio direttivo contenuto nella lettera m) della citata legge delega, secondo il quale lo stato giuridico del personale addetto all´ufficio del Garante deve armonizzarsi con quello del personale dipendente dell´Autorità per l´informatica nella pubblica amministrazione, cui si applica il trattamento economico in vigore per l´Autorità per le garanzie nelle comunicazioni. Per il periodo compreso tra l´8 maggio1997 e la data di entrata in vigore del regolamento di cui sopra, lo schema di decreto prevede inoltre che resti ferma l´indennità di funzione corrisposta al personale, la cui entità è commisurata al 50% della retribuzione in godimento, con esclusione dell´indennità integrativa speciale, stabilendo altresì che, nelle more dell´inquadramento, l´indennità sia integrata poi dalla sola differenza tra la retribuzione in godimento (più l´indennità di funzione) e il futuro trattamento economico.

Si prevede, altresì, l´applicazione al Garante di alcuni istituti già presenti nell´ordinamento di altre autorità indipendenti, ma con una portata assai più limitata. In tale contesto si prevede, in particolare, la possibilità di assumere venti unità in posizione di fuori ruolo, che non possono superare il 20% delle qualifiche dirigenziali del nuovo ruolo e che comportano la contestuale mancata copertura di un corrispondente numero di posti in organico.

Nell´art. 2, nel rispetto della sfera di autonomia e di autorganizzazione tradizionalmente riconosciuta a tutte le autorità indipendenti, si attribuisce al Garante la potestà di ripartire fra le diverse qualifiche funzionali l´organico - fissato in cento unità- con proprio regolamento, in linea con i recenti sviluppi legislativi (v. in particolare le disposizioni del d.lg. n. 80/1998 sull´ARAN). Si attribuisce, inoltre, al Garante stesso il potere di autodisciplina interna anche per quanto concerne la riscossione e l´utilizzazione dei diritti di segreteria, nonché la gestione delle spese. A tal fine sono state apportate parziali modifiche all´art. 33, comma 3, della l. n. 675/1996, prevedendo il mantenimento del regolamento governativo per le materie che attengono, invece, al rapporto con il cittadino (es.: le norme concernenti il procedimento davanti al Garante, la disciplina del contraddittorio e le modalità della notificazione di cui all´art. 7 della legge).

Si prevede, inoltre, la possibilità di assumere un numero massimo di sole venti unità con contratto a tempo determinato (anziché, ad esempio, sessanta come previsto per l´Autorità per le garanzie nelle comunicazioni), precisando che tali unità comprendono gli eventuali consulenti assunti con contratto a tempo determinato.

Per altro aspetto, come si è già osservato nel par. 3.1.7, si riconosce a un numero limitato di addetti la qualifica di ufficiale o agente di polizia giudiziaria.

Si introducono, infine, due disposizioni già in vigore per altre autorità indipendenti, la prima tendente a chiarire i princìpi e le modalità di applicazione della l. n. 241 del 1990 e del d.lg. n. 29 del 1993, e la seconda volta a disciplinare la possibilità di utilizzare i consulenti anche con contratto a termine.

 

323 La gestione delle risorse umane
Il 1998 è stato un anno di transizione che si è caratterizzato per l´introduzione di alcune innovazioni che anticipano i futuri cambiamenti organizzativi.

Nelle more della definitiva approvazione del decreto legislativo che, tra l´altro, ha istituito il ruolo organico del personale dipendente del Garante (ampiamente illustrato in altra parte della relazione), il Garante si è avvalso del contingente, composto da dipendenti dello Stato o di altre amministrazioni pubbliche collocati fuori ruolo nelle forme previste dai rispettivi ordinamenti, messogli a disposizione dalla l. n. 675/1996.

Attualmente prestano servizio presso l´Ufficio n. 39 unità, mentre per le restanti unità le relative procedure sono in itinere.

Sulla base dell´esperienza maturata nella fase di prima applicazione della legge, e su proposta del Garante, l´articolazione delle qualifiche originariamente prevista è stata leggermente modificata con il d.P.C.M. 29 aprile 1998 al fine di renderla maggiormente aderente alle esigenze funzionali dell´Autorità e alla mutata situazione relativa ai dipendenti nell´ordinamento di appartenenza.

Ciò ha consentito un apporto più consistente, rispetto alla originaria previsione, di funzionari da destinare alla delicata attività di promozione dell´applicazione della legge, nonché ai molteplici e crescenti compiti istituzionali. Le predette correzioni, lasciando invariato il contingente di personale a disposizione, non hanno tuttavia consentito di soddisfare appieno le esigenze organizzative che si sono andate manifestando nella prima fase di vita dell´Autorità. Al pieno raggiungimento di tale obiettivo, cui pure sono state dedicate notevoli energie lavorative, possono ora concorrere diverse condizioni, in modo particolare l´istituzione del ruolo organico del personale e il riconoscimento dell´autonomia organizzativa.

Il 1998 è stato un anno di transizione anche per altri e non secondari aspetti. La mancata pubblicazione del regolamento di cui all´art. 33 della l. n. 675/1996 non ha consentito di adottare, nelle more della razionalizzazione del trattamento economico e giuridico del personale, la disciplina transitoria dei rapporti di lavoro che hanno così continuato a rimanere soggetti alle norme contrattuali e legislative dei comparti di rispettiva appartenenza. Tanto meno è stato possibile affrontare le problematiche organizzative, formalizzando ruoli e funzioni.

Per altro aspetto, l´eterogeneità delle provenienze del personale non ha consentito l´utilizzazione e la conseguente corresponsione degli incentivi previsti dalla generalità dei contratti collettivi dei comparti pubblici, in assenza di criteri immediatamente applicabili al Garante. In relazione a ciò, il Garante ha proposto alla Presidenza del Consiglio dei ministri di chiedere un parere del Consiglio di Stato. Tale richiesta è stata pienamente condivisa dalla Presidenza stessa e attualmente si è in attesa che il Consiglio di Stato emetta il proprio parere.

Permanendo la situazione di incertezza sommariamente descritta, gli sforzi sono stati rivolti soprattutto alla definizione di programmi e obiettivi finalizzati al miglioramento dell´efficienza e dell´efficacia dell´azione svolta dall´Autorità. Nel contempo, soprattutto nell´ultimo scorcio del 1998, con alcuni provvedimenti sono state poste le premesse dei futuri sviluppi organizzativi.

In particolare, nelle more del parere del Consiglio di Stato cui si è accennato, è stato predisposto un provvedimento che definisce i caratteri dell´istituendo fondo di incentivazione, prevedendone l´articolazione in progetti obiettivi, peraltro già in atto in diversi ambiti dell´ufficio, e che pone i criteri di valutazione del grado di raggiungimento degli obiettivi e delle prestazioni individuali. Il provvedimento, tendenzialmente rivolto a organizzare l´attività lavorativa per risultati, istituisce inoltre un nucleo di valutazione, prefigurando il futuro servizio di controllo interno.

Con un altro provvedimento, si è prevista l´elaborazione di un piano di formazione finalizzato all´aggiornamento sulle tematiche attinenti alla protezione dei dati personali, nonché alla conoscenza e all´approfondimento delle lingue, in considerazione della dimensione europea e mondiale in cui si svolge l´attività del Garante. Si è così ritenuto, con un provvedimento di ampio respiro che stanzia a questo fine risorse finanziarie non indifferenti, di affermare in maniera non rituale il rilievo che il Garante riconosce alla formazione del personale.

Nel disegno organizzativo che si è andato delineando nel corso del 1998 e ancora allo stato embrionale, è apparso coerente disciplinare l´orario di lavoro sulla base di criteri di certezza della prestazione lavorativa e di flessibilità. Tali finalità sono state raggiunte con l´attuazione del previsto sistema automatizzato di rilevazione delle presenze e la contestuale definizione del nuovo orario di lavoro (articolato su cinque giornate lavorative di sette ore e dodici minuti) che prevede una fascia oraria per l´ingresso abbastanza ampia. Con questa innovazione si è tentato di conciliare le esigenze organizzative con quelle personali e di coniugare il necessario rigore nell´accertamento dell´effettività della prestazione con i princìpi dell´autonomia e della responsabilità.

In sintesi, le scelte operate sono tese a prefigurare una organizzazione del lavoro attenta soprattutto agli obiettivi e alla qualità e, in coerenza con essa, la sostituzione dei controlli burocratici con più efficaci sistemi di valutazione dei risultati.

 

324 Codice etico
Il Garante per la protezione dei dati personali ha adottato un codice etico che, dal 1‚ luglio 1998, deve essere rispettato da tutti coloro che operano presso l´Ufficio.

Il codice specifica i doveri di lealtà, diligenza, operosità previsti per i dipendenti pubblici e dispone che l´attività svolta non solo sia ispirata ai princìpi di imparzialità, trasparenza e riservatezza, ma sia anche conforme alla particolare posizione di indipendenza riconosciuta al Garante e ai compiti di garanzia a esso affidati.

In tal modo il codice rappresenta un passo concreto e tempestivo per la definizione di canoni di etica professionale destinati a guidare l´attività quotidiana tanto nei suoi risvolti interni all´apparato, quanto nei riflessi esterni diretti al pubblico, secondo una generale linea di tendenza istituzionale che verosimilmente interesserà tutte le amministrazioni in un prossimo futuro.

Il codice etico tiene conto del fatto che il legislatore, anche attraverso l´istituzione del Garante, mira espressamente ad assicurare il rispetto della persona affinché il trattamento dei dati non giunga a lederne i diritti, le libertà fondamentali e la dignità delle persone. Pertanto il codice tiene conto del fatto che la chiara matrice "personalista" della legge e, insieme, la delicatezza della materia e la rapidità delle moderne tecnologie di trattamento dei dati conformano il modo di operare del Garante: prevede, quindi, non solo modalità di accesso e forme di intervento altrettanto dirette, rapide e sollecite, ma anche una condotta complessiva verso l´esterno particolarmente rispettosa delle situazioni personali dei soggetti coinvolti.

Per questo già alcune prime disposizioni generali del codice delineano una comunicazione con il pubblico improntata a cortesia, disponibilità, efficienza, in modo da determinare fiducia e collaborazione da parte dei soggetti che entrano in contatto con l´Ufficio.

Parallelamente, le medesime indicazioni, con formulazioni analoghe, valgono all´interno, con riferimento sia alle relazioni tra l´Ufficio e i dipendenti, sia ai rapporti tra colleghi.

Vengono indicati poi alcuni doveri specifici, collegati a princìpi e valori fondamentali.

Tra questi: l´imparzialità, che porta a evitare trattamenti di favore, pressioni indebite, situazioni di privilegio, condizionamenti, anche connessi all´adesione a partiti politici, sindacati, associazioni; l´integrità, per precludere il perseguimento di benefici personali e di profitti o interessi privati e mantenere piena autonomia di giudizio; la riservatezza, in ordine alle informazioni apprese e alle attività svolte, con particolare riguardo al segreto d´ufficio.

Attenzione specifica viene rivolta all´atteggiamento da tenere nei confronti degli organi di stampa e degli altri mezzi di informazione.

Infine hanno espressa trattazione le ipotesi di conflitto d´interessi con l´Ufficio, nelle loro varie manifestazioni.

In tal modo si sollecita un impegno a evitare comportamenti che comunque possano ingenerare sfiducia nel ruolo imparziale del Garante.

 

325 Attività seminariali
L´Autorità segue con particolare attenzione il dibattito scientifico, culturale e istituzionale sulle tematiche relative ai propri ambiti di applicazione. A tal fine sia i componenti del collegio, sia vari funzionari dell´Ufficio hanno partecipato a numerosi seminari e conferenze in Italia e all´estero su temi dedicati ai molteplici problemi connessi alla protezione dei dati personali. Tali occasioni hanno consentito di chiarire ruolo e natura della nuova istituzione, di analizzare e discutere il contesto culturale e istituzionale in cui essa opera e gli obiettivi che guidano i suoi interventi.

Anche l´attività seminariale si è svolta attraverso un´intensa partecipazione a convegni e incontri promossi da università, enti locali, aziende ospedaliere e istituti di credito, nonché da organismi associativi e organizzazioni di categoria cui è stato fornito di volta in volta il punto sull´attuazione della legge e sull´attività dell´Autorità, rendendo così meglio comprensibile il reale significato dei propri provvedimenti rispetto alle problematiche che da ciascun ambito sono state prospettate.

Il 3 aprile 1998, due giorni dopo la caduta delle ultime barriere al pieno inserimento dell´Italia nell´area di libera circolazione Schengen, il Garante ha partecipato al convegno promosso dal Comitato parlamentare di controllo sull´attuazione e il funzionamento della convenzione di Schengen sul tema "L´Italia e Schengen". In tale convegno il Segretario generale dell´Autorità ha svolto una relazione che affrontava la materia del rapporto fra Europol, SIS e uffici SIRENE e la protezione dei dati personali.

L´8 e il 9 maggio 1998 questa Autorità ha organizzato, poi, nella cornice di Palazzo Barberini a Roma, il convegno "Internet e privacy - quali regole?". L´iniziativa - che ha visto fra gli intervenuti importanti personalità fra le quali i commissari europei Monti e Bonino e il prof. Spiros Simitis - è servita a disegnare un quadro completo dei problemi della regolamentazione e dell´autoregolamentazione di Internet, facendo emergere che la tendenza alla globalizzazione rende vano tentare di orientare lo sviluppo della telematica basandosi sui soli contesti nazionali (gli atti del convegno sono pubblicati a cura della Presidenza del Consiglio dei ministri, Dipartimento per l´informazione e l´editoria, Roma, 1999). Sulla base di tali qualificati contributi si sta svolgendo un´ampia riflessione ai fini della predisposizione della disciplina normativa di settore.

 

326 Relazioni esterne, rapporti con i media
L´art. 31 della l. n. 675/1996 attribuisce al Garante, tra i suoi compiti specifici, quello di "promuovere la conoscenza tra il pubblico delle norme che regolano la materia e delle relative finalità". È questo un compito di grande impegno, che evidenzia come le funzioni dell´Autorità si esplichino non solo attraverso azioni di vigilanza, controllo e, in generale, di regolazione, ma anche mediante interventi di promozione e diffusione del "valore privacy ". Un compito legato, dunque, non solo alla necessità di adempiere alle funzioni istituzionali attribuite al Garante, ma anche all´obiettivo di perseguire una informazione corretta sui diversi ambiti della legge e sui nuovi diritti riconosciuti ai cittadini.

La comunicazione si pone, dunque, come un aspetto non secondario per un´Autorità che indirizza consapevolmente i suoi sforzi verso un´ampia e corretta informazione, finalizzata a rendere comprensibile il significato dei propri provvedimenti alle diverse articolazioni della società e a sviluppare, in tal modo, una cultura del rispetto. È in questo quadro che acquista particolare interesse e significato il rapporto diretto che l´Autorità intrattiene quotidianamente con i cittadini.

Proseguendo nella intensa attività di relazione con il pubblico avviata fino dagli immediati inizi della sua attività, il Garante ha assicurato un servizio di informazioni lungo tutto l´arco della giornata ai cittadini, agli organismi pubblici, alle imprese, che si presentano presso i propri uffici o effettuano richieste telefoniche per chiarimenti e indicazioni operative. Richieste e segnalazioni che risultano ancora numericamente elevate a riprova di un interesse sempre più diffuso nella società, così come di un´esigenza che, prima inespressa, ha trovato nell´istituzione dell´Autorità e nell´applicazione progressiva della legge sulla protezione dei dati gli strumenti per una sua affermazione. Le modalità informali e la facilità di contatto con i funzionari, promossa da parte dell´Autorità, fin dalla sua entrata in funzione, hanno favorito non poco la possibilità di portare a conoscenza della società, in tutte le sue articolazioni, gli aspetti innovativi e cruciali della normativa sulla protezione dei dati e dei diritti che essa introduce nel nostro ordinamento e che riconosce a ogni cittadino.

Allo stesso modo viene assicurato un servizio di informazione e documentazione ai laureandi che intendano predisporre tesi di laurea sulle tematiche connesse alla tutela della privacy.

L´attività di comunicazione ai mezzi di informazione e l´utilizzo di diverse tipologie comunicazionali, così come delle risorse messe a disposizione da Internet, rappresentano l´altro veicolo di promozione, diffusione e chiarificazione della normativa sulla privacy e dei nuovi diritti riconosciuti alle persone, introdotti dalla l. n. 675/1996.

Teso verso una concezione del "comunicare per regolare", il lavoro svolto mediante i comunicati stampa e la divulgazione dei provvedimenti del Garante ha consentito di informare, in maniera semplice e puntuale al tempo stesso, sull´attività del Garante, sulle problematiche particolarmente delicate e rilevanti emerse nell´applicazione della legge, sugli aspetti nodali, di carattere giuridico, sociale, economico e culturale, affrontati dall´Autorità nell´interpretazione delle norme.

In quest´ambito vanno ricordate anche iniziative, innovative rispetto al panorama delle istituzioni pubbliche, che si sono concretizzate nella pubblicazione su quotidiani nazionali, prima del loro varo definitivo, di modelli di notificazione e di informativa per i quali sono stati richiesti ai cittadini, alle pubbliche amministrazioni, all´impresa privata, alle associazioni di categoria e agli organismi rappresentativi dei consumatori, suggerimenti e contributi finalizzati a una loro migliore definizione.

A distanza di due anni dall´entrata in vigore della l. n. 675/1996, l´impatto che il diritto alla riservatezza e al controllo dei propri dati ha avuto nel nostro Paese - coinvolgendo aspetti sostanziali della nostra società, dall´economia alla giustizia, alla pubblica amministrazione, ai comportamenti quotidiani, alla sfera culturale - ha assunto connotati di indubbia rilevanza.

Lo dimostrano le pur sintetiche statistiche elaborate dal Garante sulla presenza delle tematiche relative alla privacy sui mezzi di informazione. Basterà indicare qui alcune cifre: nel periodo che va dal marzo 1998 al marzo 1999, le pagine dedicate a questioni relative alla privacy dai maggiori giornali nazionali sono state oltre 2500, delle quali oltre 600 riguardanti specificatamente l´attività del Garante.

Da mettere in luce, tuttavia, nell´ultimo anno il persistere sulla stampa di vere e proprie "leggende metropolitane" derivanti dagli aspetti più di "colore" collegati al concetto di privacy e dallo spazio concesso a casi di eccessiva ed errata, quando non strumentale, interpretazione della legge. Queste "leggende" finiscono per ingenerare, nei cittadini come negli operatori, ingiustificati allarmi o pregiudizi infondati.

Una verifica, operata oltre che sul grado di attuazione della norma anche sul livello di comprensione e consapevolezza raggiunto da istituzioni, cittadini, pubblica amministrazione e sistema delle imprese, ha messo in luce l´esigenza di proseguire nell´impegno di chiarificazione e approfondimento sugli aspetti più complessi e delicati della legge sulla privacy.

In questa direzione, il Garante sta promuovendo iniziative e campagne di informazione ai cittadini attraverso diverse tipologie di media e forme di comunicazione mirata. Tra queste va ricordato il recente avvio di una newsletter settimanale che viene inviata alle redazioni degli organi di informazione, sia della carta stampata, sia dei media. La newsletter, redatta a cura del servizio stampa, si pone l´obiettivo di fornire in via continuativa e periodica un aggiornamento sull´attività dell´Autorità e di offrire uno strumento ulteriore di conoscenza e approfondimento delle tematiche connesse con la privacy.

Tra le attività di comunicazione va ricordata anche la pubblicazione a carattere bimestrale del bollettino "Cittadini e Società dell´Informazione" che, proseguendo nel cammino intrapreso all´indomani dell´entrata in vigore della legge, raccoglie i provvedimenti del Garante, la normativa in materia, i comunicati stampa e altra documentazione sull´attività dell´Autorità. Il bollettino, che viene inviato gratuitamente a chi ne fa richiesta, si è dimostrato uno strumento di approfondimento largamente richiesto sia da semplici cittadini che vogliono conoscere in maniera diretta l´attività del Garante, sia da quanti, funzionari pubblici, professionisti, imprenditori, intendano tenersi aggiornati sull´applicazione della normativa.

  

327 La gestione finanziaria
Con delibera del 29 aprile 1998, le risorse finanziarie a disposizione dell´Autorità sono state quantificate preventivamente in lire 15.045 milioni, di cui 12.045 milioni provenienti dal bilancio dello Stato (capitolo 4797 dello stato di previsione della spesa del Ministero del tesoro) e lire 3 miliardi provenienti dai diritti di segreteria versati dai soggetti che hanno notificato l´esistenza di un trattamento di dati personali, così come previsto dalla normativa.

Con successiva delibera del 10 dicembre 1998, il Collegio ha approvato una variazione al documento contabile di lire 2.700 milioni per maggiori accertamenti di entrata derivanti dai versamenti dei diritti di segreteria nel conto corrente postale aperto con le Poste Italiane Spa con la convenzione del 29 dicembre 1997. A tale aumento di entrate ha fatto riscontro un corrispondente incremento di spese con la creazione di un apposito capitolo il cui stanziamento è utilizzato per affrontare gli oneri derivanti dalla istituzione e tenuta del registro generale dei trattamenti sulla base delle notificazioni ricevute, così come prescritto dall´art. 31, comma 1, della l. n. 675/1996.

Per l´esercizio 1998 le risorse a disposizione del Garante sono così ammontate complessivamente a lire 17.745 milioni.

Il documento di programmazione finanziaria per il 1998, redatto ai sensi dell´art. 3 del d.P.C.M. 6 ottobre 1994, n. 769, ha previsto alcuni settori strategici d´intervento sui quali far affluire le risorse a disposizione. Sede del Garante, sistema informatico, biblioteca, attività connessa a seminari, convegni e incontri, acquisto di beni e servizi, spese per il personale e gli organi istituzionali sono stati i settori prioritari sui quali si è approntato il documento contabile.

Alle spese di funzionamento dell´ufficio del Garante si è provveduto già dall´esercizio 1997 con l´apertura di una contabilità speciale presso la Banca d´Italia Tesoreria Provinciale dello Stato Sezione di Roma, sulla quale sono confluiti, in entrata, i fondi derivanti dal Tesoro e quelli provenienti dal trasferimento dal conto corrente postale. Alle spese si provvede con la emissione di ordinativi tratti sulla stessa contabilità speciale, intestati ai legittimi creditori.

A seguito di questa impostazione la gestione finanziaria ha avuto un percorso senza eccessivi problemi, anche se la fase di assestamento organizzativo delle risorse umane e materiali dell´Autorità non è stata ancora raggiunta.

Durante l´esercizio 1998 i pagamenti sono risultati inferiori a lire 5.500 milioni di cui oltre 400 milioni di lire per spese relative a impegni dell´esercizio 1997.

L´indennità spettante al Presidente ai sensi dell´art. 30, comma 6 della l. n. 675/1996, è stata liquidata per un ammontare lordo di lire 357.892.472. Agli altri tre componenti il Collegio, come disposto dalla stessa norma, l´indennità liquidata è stata pari ai due terzi (238.594.980 lire lorde) di quella spettante al Presidente. L´onere complessivo per l´indennità ai componenti il Collegio del Garante è risultato di lire 1.073.677.412 per l´esercizio 1998.

I compensi accessori al personale distaccato presso il Garante in base all´art. 33, comma 1 della l. n. 675/1996, sono stati liquidati per un ammontare di lire 859.084.496 lorde a cui debbono aggiungersi gli oneri residui per la restituzione dei trattamenti che, alla approvazione definitiva del ruolo dell´Ufficio del Garante, saranno richiesti dalle amministrazioni di appartenenza. I 22 milioni di lire procapite non sono quindi una cifra rilevante sotto il profilo finanziario, se si tiene conto delle qualifiche del personale distaccato (sei dirigenti, tre IX livelli, dieci VIII livelli). L´unico dato che va chiarito concerne il consistente ricorso all´istituto del lavoro straordinario (500 milioni), che si è reso assolutamente necessario al fine di poter fronteggiare l´enorme carico di lavoro con le poche risorse umane a disposizione.

Nel corso del 1998 il Garante ha organizzato il convegno "Internet e privacy: quali regole" che si è svolto a Roma l´8 e il 9 maggio, con la partecipazione di rappresentanti esteri di istituzioni similari e di eminenti studiosi della materia. Il costo del convegno ha superato di poco lire 240 milioni. Con tale cifra sono state coperte tutte le spese: affidamento dell´incarico di organizzare il convegno a una società del settore, compenso per la collaborazione ai relatori esteri e nazionali, viaggio e soggiorno degli stessi, stampa degli atti da distribuire durante il convegno, spese telefoniche e telematiche (teleconferenza).

All´inizio del 1998, l´Autorità ha preso possesso di una nuova sede, affittata da privati, ristrutturata e arredata con il fattivo e professionale intervento del Provveditorato generale dello Stato. La dimensione della sede (circa 500 mq), però, non era tale da poter rappresentare l´unica e definitiva sistemazione del Garante. Si è così provveduto, come si dirà, dopo attente ricerche di mercato, a individuare locali più ampi e più rispondenti alle necessità dell´Autorità. Le spese per i canoni di locazione della sede attuale hanno comportato un esborso di lire 158.818.500, mentre per i lavori di ristrutturazione la spesa congruita è stata di quasi 300 milioni di lire. Le risorse non spese nell´anno 1998 sullo stanziamento previsto (4,2 miliardi di lire) consentono al Garante di poter impegnare cifre ragguardevoli per gli oneri di locazione e l´adattamento dei locali della nuova e definitiva sede dell´Autorità.

Particolare cura ha riservato il Garante all´acquisto di libri e riviste sui temi propri della privacy. Le risorse stanziate per la nascente biblioteca, che sarà parte importante del "Centro di documentazione multimediale" e che troverà sistemazione nei locali disponibili nella futura sede, hanno consentito già l´acquisto di pubblicazioni italiane ed estere per oltre 150 milioni di lire di cui circa 80 milioni spese durante l´anno.

A fine anno, le risorse ancora disponibili sono state oggetto d´impegno mediante delibere finalizzate interessanti il settore informatico, compresa l´apertura del sito Web, il settore del registro dei trattamenti e il recepimento degli istituti del Contratto collettivo nazionale di lavoro del personale delle amministrazioni cui appartengono i dipendenti attualmente in servizio presso il Garante.

La gestione amministrativo-contabile delle risorse si è mossa lungo le direttrici tracciate dal documento programmatico finanziario assecondando il raggiungimento degli obbiettivi istituzionali perseguiti dal Garante.

 

328 Informatizzazione
Le tecnologie dell´informazione, seppure in un quadro di ridotta disponibilità di risorse umane, hanno avuto nel corso del 1998 un ruolo significativo soprattutto nei rapporti tra l´Ufficio del Garante e l´utenza.

Va ricordato infatti che la predisposizione di un programma informatico per le notificazioni di trattamenti di dati personali in formato elettronico, al di là del lavoro svolto per l´analisi e la realizzazione del programma stesso, ha comportato la necessità di svolgere un servizio significativo in termini di assistenza agli utenti, servizio per certi aspetti di portata inattesa e determinata dalla diffusione del programma via Internet effettuata da soggetti convenzionati con il Garante. Tale forma di diffusione del programma si è affiancata a quella principale prevista dal Garante che è consistita nella distribuzione dei modelli cartacei e dei floppy disk contenenti il programma stesso attraverso gli uffici postali, possibile grazie alla stipula di un´apposita convenzione con l´Ente Poste Spa 1).

 Richieste di assistenza

 Decompressione

 50 %

 Installazione

 25 %

 Informazioni sulla notificazione

 15 %

 Funzionalità del programma

 10 %

1) Il servizio di assistenza ha presentato caratteristiche dimensionali e di contenuti del tutto inattese almomento della programmazione del lavoro. Il 50% delle richieste di assistenza ha riguardato le procedure di decompressione del programma posto su siti Web e il 25% le procedure di installazione del programma sul personal computer.

Considerando una media di circa cento richieste telefoniche al giorno per il periodo gennaio-ottobre, si può affermare che siano pervenute complessivamente non meno di 20mila richieste di assistenza per il solo servizio delle notificazioni. Tale carico di lavoro ha rappresentato una quota non trascurabile della più generale attività volta alla predisposizione del registro generale dei trattamenti.

Parallelamente si è provveduto alla progettazione architetturale e dimensionale dell´elaboratore server necessario a ospitare il registro in formato elettronico. Tale attività, condotta con l´ausilio di una apposita Commissione di esperti, ha consentito l´espletamento di una gara per l´acquisizione del server e dei servizi connessi.

Attività per l´organizzazione interna
Il regolamento che disciplina l´organizzazione e il funzionamento dell´Ufficio del Garante prevede «che l´Ufficio operi, di regola, mediante strumenti informatici e telematici» (art. 7, comma 2, lett. e), del d.P.R. 31 marzo 1998, n. 501). Pertanto, e anche allo scopo di favorire lo sviluppo dell´Ufficio del Garante in piena armonia con l´innovazione tecnologica, nei primi mesi del 1998 si è provveduto a completare le dotazioni di strumenti informatici a tutto il personale in servizio. Ogni operatore dispone pertanto di personal computer dell´ultima generazione, completo di accessori e dotato di strumenti software per l´informatica individuale praticamente completi rispetto allo stato dell´arte.

Tali dotazioni consentono la predisposizione dei documenti interni del Garante in formato elettronico, favorendo altresì lo sviluppo del sistema informativo automatizzato basato su una organizzazione efficace.

È previsto infatti che tali strumenti tecnologici siano collegati tra loro in rete locale e colloquino con un elaboratore server detto «di stage» idoneo a predisporre in modo semiautomatico la documentazione di alimentazione del sito Web del Garante per il quale è in corso la procedura di realizzazione.

Tra le prime applicazioni gestite in rete locale va menzionata la gestione automatica del protocollo d´archivio. Nel corso del 1998 sono stati protocollati circa 10mila documenti e grazie all´uso della tecnologia è stato possibile estrarre alcuni rapporti di natura statistica, volti a determinare principalmente lo stato di trattazione delle pratiche, i carichi di lavoro e la distribuzione per tipologia di documento. Un nuovo sistema di protocollo è attualmente in fase di sperimentazione, in linea con le indicazioni del recente d.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428, per la gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche.

Sito Web e servizi di connettività in rete
Il 1998 è stato un anno significativo per l´impostazione tecnologica dell´architettura del Garante. A più riprese e con significativi contributi di tecnici esperti, appositamente nominati, si sono analizzati i fabbisogni di tecnologie, anche in relazione alle funzionalità ritenute necessarie, e sono state definite le linee guida per lo sviluppo del sistema.

Ciò, anche in relazione a quanto già consolidato in organismi omologhi a livello internazionale, ha condotto alla scelta di tecnologie Internet (in particolare la suite dei protocolli TCP/IP, peraltro come è noto in evoluzione) per sviluppare il sistema informativo. Le suddette tecnologie rappresentano oramai un consolidato standard di mercato, e risultano certamente economiche e facilmente disponibili anche in termici di disponibilità delle relative risorse professionali.

Dopo i necessari approfondimenti sono state condotte due indagini di mercato che hanno consentito la definizione delle caratteristiche del sito Web del Garante che potrà essere realizzato e messo in linea nel entro il giugno del 1999.

Parallelamente, anche per la gestione dello stesso sito Web in linea, sono stati definiti in termini di prestazioni e tecnologie di sicurezza i servizi di connettività necessari al Garante per completare la propria organizzazione tecnologica. Non va infatti dimenticato che se è di fondamentale importanza fornire all´utenza un servizio informativo completo ed efficace di natura elettronica, è oltremodo importante che il personale del Garante possa accedere alla rete Internet per soddisfare i propri fabbisogni informativi, soprattutto a livello internazionale. Non si deve poi trascurare l´efficacia dei servizi di posta elettronica e di trasferimento di file per favorire tempestività ed efficienza nell´attività quotidiana.

Da ultimo, va sottolineata la stretta correlazione esistente tra le attività tecnologiche in corso di sviluppo e i benefici che tali attività potranno portare alla costituzione e alla gestione dell´Ufficio per le relazioni con il pubblico, prevista per la fine del 1999, e alla costituzione e gestione di un servizio di documentazione e di biblioteca. A tale ultimo servizio il Garante ha attribuito notevole importanza ai fini dello sviluppo della cultura della privacy nel nostro Paese.

 

329 Creazione di un Centro di documentazione
La vasta quantità di materiale documentale concernente la protezione dei dati rende opportuna la costituzione di un Centro di raccolta, di selezione e di catalogazione con funzione di archivio a supporto delle attività del Garante.

Il nucleo di base di questo Centro di documentazione consisterà delle seguenti dotazioni:

  • biblioteca, con libri e riviste giuridiche d´interesse;
  • stazioni anche multimediali di lavoro;
  • notiziario con lo spoglio di articoli di riviste italiane specializzate, la segnalazione di convegni e seminari e il riversamento di documenti dai siti Internet;
  • rassegne stampa italiana ed estera;
  • osservatori su temi specifici condotti su periodici nazionali e internazionali specializzati.

Le collezioni delle rassegne, degli osservatori e dei notiziari coincidono solo in parte con una tipologia di documentazione destinata esclusivamente a uso interno. Anche sul piano del materiale documentale ricavato dalla stampa quotidiana, l´archiviazione si estende infatti a campi, temi e situazioni che oltrepassano il raggio di iniziative messe già in opera dal Garante, disegnando orizzonti e scenari possibili per la ideazione di nuovi interventi (in questo senso è stata indicativa la raccolta di materiali per l´iniziativa sulla video-sorveglianza, v. § 2.12.2).

A questo riguardo, si è avviata una schedatura della totalità del materiale documentale con un sistema di catalogazione messo a punto con l´apporto dell´Istituto per la Documentazione Giuridica (Cnr) e degli Archivi di Stato per la classificazione degli atti amministrativi dell´Ufficio. L´adozione di questo criterio scientifico di indicizzazione e di archiviazione consente di trasferire in una banca dati "aperta" (perché quotidianamente incrementabile) la documentazione, anche giuridica, le notizie e gli articoli di stampa selezionati a fini di informazione. In tal modo la funzione classificatoria si arricchisce di una funzione ausiliaria rispetto alle attività dell´Ufficio, poiché l´univocità del sistema di catalogazione rende disponibile per via telematica tutta la documentazione di stampa collegata ai singoli provvedimenti.

Questo sistema di trasmissione on line potrà comodamente interfacciarsi con il sito Web del Garante costituendo un iperlink dei documenti ufficiali nonché del testo del Bollettino.

La creazione di un archivio telematico dei materiali va di pari passo con l´allargamento dei criteri di raccolta della documentazione. Nel progetto del Centro di documentazione rientra perciò l´apertura di una biblioteca di approfondimento del concetto di privacy in chiave interdisciplinare, con attenzione ai campi del diritto, della filosofia, della sociologia e della storia della tecnologia. La biblioteca - per la quale è prevedibile la progressiva disponibilità di ca. 4mila volumi e delle collezioni complete di circa 30 riviste italiane e straniere - sarà destinata anche a una utenza esterna qualificata di ricercatori e di studiosi interessati ad analizzare argomenti di rilevanza particolare.

Sempre nell´ambito delle iniziative del Centro di documentazione, l´editore Laterza è stato incaricato della pubblicazione dei Quaderni del Garante. Quaderni avranno periodicità quadrimestrale (il n. 1 è attualmente in corso di stampa) e saranno aperti a collaboratori esterni. La loro finalità è quella di raccogliere contributi di provenienza diversa su singoli temi in modo da evidenziare il rapporto spesso di leggibilità non immediata ma anzi controverso e complesso tra la privacy e le nuove strutture della società dell´informazione.

 

3210 Assetto organizzativo per il 1998
Nel 1998 l´Autorità si è avvalsa di un contingente di personale di 39 unità, poste in posizione di comando o fuori ruolo. Delle predette unità, l´80% circa riveste una qualifica direttiva (comprendendo in questa definizione il personale dalla VII alla IX qualifica funzionale). o dirigenziale.

L´Ufficio si è, altresì, avvalso di 12 consulenti, con la finalità precipua di approfondire le problematiche connesse con la realizzazione del sistema informativo e con la creazione del sito Web del Garante, nonché di acquisire esperienze e professionalità, nel campo giuridico e amministrativo, decisive soprattutto nella prima fase di vita dell´Ufficio stesso.

Al 31 dicembre 1998, le consulenze in atto erano 5.

Tabella 3

Contingente di personale in servizio presso l´ufficio
del Garante per la protezione dei dati personali e
rapporti di consulenza avviati

 Qualifica

 Comando

 Fuori ruolo

 Consulenti

 Dirigenti generali o equiparati  

1

 
 Dirigenti o equiparati

 1

5

 
 IX qualifica funzionale  

3

 
 VIII qualifica funzionale  

11

 
 VII qualifica funzionale

 1

9

 
 VI qualifica funzionale  

1

 
 V qualifica funzionale

 1

4

 
 IV qualifica funzionale  

1

 
 III qualifica funzionale  

 1

 

 TOTALE

 3

 36

12(*)

(*) 5 alla data del 31 dicembre 1998

Il personale in servizio presso l´Autorità proviene per la maggior parte dalle pubbliche amministrazioni; due unità appartengono ai ruoli delle magistrature ordinaria e contabile e uno al comparto degli enti di ricerca.

Quanto alla formazione, 30 unità su 39 sono in possesso di laurea, 8 di diploma di scuola media superiore e una di licenza media.

 

Tabella 4 

 Personale per tipo di formazione ed esperienza lavorativa precedente

 Esperienze precedenti

 Laurea

 Diploma sc. media sup.

 Licenza media

 Totale

 Pubblica amministrazione

 27

36 

 Magistratura amministrativa, ordinaria, contabile

 2

   

 2

 Università o centri di ricerca

 1

   

 1

 TOTALE

 30

39 

 

Dall´analisi per classi di età, emerge che il 50% del contingente si colloca nelle fasce centrali di età(comprese fra 30 e 39 anni), che un terzo del personale non supera i 34 anni, mentre solo 11 unità si collocano oltre i 45 anni di età. L´età media è di 39,7 anni.

 Tabella 5

 Personale per classi di età

 ANNI

<30

30- 34

35 - 39

40 - 45

45>

 

 2

 9

11 

 5

 11

 

3211 Sede dell´Ufficio
Superata la fase di avvio dell´Ufficio, durante la quale la disponibilità di locali è stata garantita solo grazie alla collaborazione della Camera e del Senato, questa Autorità utilizza attualmente alcuni vani posti a disposizione dal Senato in Via della Chiesa Nuova, nonché un immobile di proprietà privata di circa 500 mq, per la cui locazione è stata acquisita l´autorizzazione dell´Ufficio del Programma per Roma Capitale.

Tali unità immobiliari sono da tempo assolutamente insufficienti per ospitare a regime, in maniera funzionale, l´intera struttura organica, per la cui collocazione si è rivelato necessario disporre di un immobile di almeno 2500 mq.

Dopo aver ricevuto la conferma dall´amministrazione finanziaria che non esistevano edifici demaniali o patrimoniali idonei all´uso richiesto e aver accertato che vari istituti ed enti previdenziali non possedevano immobili aventi le caratteristiche richieste, si è proseguita una attenta ricerca - già avviata dal maggio del 1997 - utilizzando tutti gli strumenti offerti dal mercato e cioè:

  • contatti con altri enti e amministrazioni; 
  • esame di annunci economici pubblicati su riviste specializzate;
  • indagine presso varie società immobiliari;
  • pubblicazione di un avviso di ricerca di immobile su quotidiani.

La ricerca e la scelta sono state orientate in una zona centrale, considerata la necessità per questa Autorità di dislocare i propri uffici in un´area limitrofa a quella di vari altri organi istituzionali e amministrazioni che hanno frequenti contatti con l´Ufficio. La ricerca si è basata, come parametro decisivo, su quello di economicità e vantaggiosità per l´Ufficio, tenendo peraltro conto della necessità di usufruire di una sala convegni e di un´annessa biblioteca (che verrebbe messa a disposizione, mediante apposita convenzione, anche di altri organismi specie pubblici per iniziative di pubblico interesse), e di garantire un giusto decoro all´Ufficio che mantiene stretti contatti con altre autorità garanti straniere, ospitando anche rappresentanti stranieri in occasione di riunioni e seminari.

Le suddette ricerche di mercato e le offerte pervenute hanno consentito di individuare varie proposte immobiliari fra le quali, sulla base di un attento studio comparativo, è stata selezionata quella relativa ad alcune unità site nel "Palazzo Macchi di Celere" con accesso da Piazza di Montecitorio 115 - 121.

Sulla base del parere favorevole reso dall´Ufficio tecnico erariale di Roma (in merito alla congruità del canone di locazione richiesto), e dell´emanando decreto interministeriale per l´assenso alla locazione da parte dell´Ufficio Roma Capitale, si è potuto concludere un contratto preliminare il 31 dicembre 1998, approvato poi dal Garante in data 7 gennaio 1999.

È previsto un trasferimento graduale delle unità di personale nel corso del 1999 che dovrebbe essere ultimato, parallelamente ai lavori di sistemazione, entro il mese di febbraio del prossimo anno.

 

3212 Dati sulle principali attività del Garante
I seguenti dati quantitativi si riferiscono al periodo 1° gennaio - 31 dicembre 1998.

Tabella 6 

 Dati sulle principali attività del Garante

Attività 

Numero

 Richieste di informazione e quesiti telefonici

 13.000

 Segnalazioni, reclami, quesiti e prospettazioni di problemi applicativi

 7.000

 Assistenza telefonica relativa alle notificazioni

 15/20.000

 Notificazioni dei trattamenti previste dagli ar- ticoli 7, 16 e 28 (dato aggiornato al 19/3/99) 

 270.000

 Comunicazioni previste dall´art. 27, comma 2 

 346

 Autorizzazioni al trattamento dei dati sensibili (art. 22) rilasciate per categorie di titolari e di trattamenti (art. 41, comma 7) 

 6

 Autorizzazioni rilasciate a singoli destinatari

3

 Risposte a richieste di autorizzazione (art. 22)  

 146

 Comunicazioni in tema di dati sensibili e giudiziari previste dall´art. 41, comma 5 

 537

 Segnalazioni del Garante 

 112

 Provvedimenti di richiesta di informazioni e documenti (art. 31 e 32, comma 1) 

 950

 Altri provvedimenti relativi a ricorsi (art. 29) 

 14

 Risposte a quesiti formulati per iscritto 

 150

 Pareri   

 70

 Comunicati stampa e dichiarazioni alla stampa 

 61

 Bollettini 

 4

  

3213 Indagine conoscitiva
Ulteriori dati ed elementi relativi al Garante, alla natura delle sue attività, all´organizzazione dell´Ufficio, potranno essere forniti in occasione dell´indagine conoscitiva sulle autorità amministrative indipendenti, attualmente in corso di svolgimento presso la Camera dei Deputati.

Infatti, il 19 gennaio 1999, la I Commissione affari costituzionali ha deliberato di dar luogo a un´indagine per favorire una approfondita riflessione sulla posizione delle Autorità indipendenti nel sistema costituzionale, con specifico riferimento ai rapporti intercorrenti tra esse e gli altri poteri dello Stato.

Verranno così raccolti elementi di conoscenza relativi alle competenze, all´organizzazione interna, allo status delle Autorità, ai loro caratteri di autonomia e indipendenza, al fine di pervenire ad una razionalizzazione, all´individuazione di denominatori comuni, alla predisposizione di una disciplina legislativa unitaria.

Il Garante - così come le altre Autorità indipendenti - avrà modo di portare il proprio contributo in occasione delle audizioni che sono state previste nell´ambito dell´indagine conoscitiva.