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2.7 Attività di marketing - Relazione 1999 - 3 maggio 2000

Indice

2. Stato di attuazione della legge n. 675/1996 e nodi da affrontare - Relazione 1999 - 3 maggio 2000

2.7. Attività di marketing
La raccolta e l´utilizzazione dei dati personali costituiscono un aspetto rilevante delle attività di marketing che, in passato, non erano state oggetto di una dettagliata disciplina e sulle quali, quindi, l´introduzione di nuove regole per la tutela dei diritti fondamentali della persona ha prodotto significativi effetti. Dopo l´entrata in vigore della legge sulla privacy, i consumatori hanno infatti acquisito nuovi strumenti di difesa nei confronti del trattamento dei dati per finalità promozionali, pubblicitari e commerciali, avendo ora il diritto di consentire, in piena consapevolezza, o di opporsi ad un uso per questi scopi delle informazioni che li riguardano.

Il Garante, sin dall´inizio della propria attività, è stato particolarmente vigile su questo settore ed ha fornito diverse indicazioni per il rispetto da parte delle imprese degli obblighi di trasparenza, lealtà e correttezza che la legge sulla privacy prevede nei confronti dei cittadini, promuovendo attivamente, anche tra questi ultimi, una maggiore conoscenza dei princìpi affermati dalla normativa italiana e comunitaria in materia di protezione dei dati personali.

In particolare, alla fine del 1999, l´Autorità è intervenuta sul diffuso fenomeno delle raccolte di dati effettuate a fini promozionali e commerciali attraverso coupon, inseriti nelle pubblicità delle aziende, con cui si chiede ai consumatori (interessati, per esempio, ad un determinato prodotto, servizio o regalo) di fornire alcuni dati anagrafici, recapiti telefonici e telematici, informazioni sull´attività svolta, sul nucleo familiare o su gusti e preferenze (v. il provvedimento del 13 gennaio 2000).

Si tratta di un fenomeno che era da tempo sotto il monitoraggio dell´Autorità, la quale, anche su segnalazione di molti cittadini, ha inoltre acquisito un considerevole numero di tagliandi e coupon offerti da negozi e supermercati, benzinai e società di servizi, di depliant, lettere e annunci pubblicitari per partecipare a lotterie, estrazioni di premi e offerte di regali, di schede per abbonamenti a riviste e periodici, di questionari per ricerche di mercato o collegati a tessere per clienti affezionati, nonché di lettere di adesione ad associazioni e di annunci di offerte di lavoro sui giornali.

In diversi casi, tale materiale si è rivelato del tutto inadeguato rispetto ai requisiti richiesti dalla legge sulla protezione dei dati personali.

Il Garante ha quindi effettuato un esame complessivo del tema, esprimendo rilievi, da valutare poi, più approfonditamente, nei singoli casi, e fornendo anche alcuni suggerimenti "operativi", in modo da consentire alle aziende di rispettare meglio gli obblighi legati all´informativa ed al consenso degli interessati, pur mantenendo ferme le esigenze di semplificazione e di chiarezza di tali adempimenti.

Sulla base dei predetti rilievi di carattere generale, l´Autorità ha pertanto deciso di avviare i necessari accertamenti per l´applicazione delle sanzioni amministrative pecuniarie previste dalla legge n. 675 e si è anche riservata, nei casi più gravi, di informare l´autorità giudiziaria circa le eventuali violazioni penali da parte delle società e degli organismi che utilizzano i dati senza aver acquisito il necessario consenso degli interessati. Verranno inoltre effettuate, dall´Ufficio, verifiche caso per caso, anche ai fini dell´adozione di eventuali provvedimenti di blocco o di divieto del trattamento dei dati, o della segnalazione ai titolari e responsabili del trattamento delle modifiche indispensabili per renderlo pienamente conforme ai princìpi affermati dalla legge.

In primo luogo, molti dei coupon esaminati sono risultati privi di qualsiasi informativa o degli altri elementi dai quali gli interessati possano ricavare informazioni sul trattamento dei dati che li riguardano. Al riguardo, l´Autorità ha chiarito che la ricezione del coupon compilato concreta un trattamento di dati il quale presuppone che la società "titolare" abbia fornito già al consumatore interessato le informazioni previste dalla legge n. 675 (art. 10). Nessuna importanza assume al riguardo la circostanza che il titolare del trattamento rinunci o non proceda immediatamente alla registrazione dei dati contenuti nel coupon in un elenco, archivio o banca dati; né hanno rilievo le modalità con le quali il "titolare" intenda trattare successivamente i dati. L´informativa è dovuta poi in ogni caso, anche quando il consenso non sia per legge indispensabile.

Il Garante ha fatto presente, quindi, che il titolare deve dapprima fornire l´informativa (anziché contattare successivamente gli interessati dopo aver ricevuto i dati e l´eventuale generica manifestazione di consenso), inserendo nel coupon o nel più ampio documento nel quale quest´ultimo è collocato un messaggio chiaro e sintetico, basato su un opportuno stile colloquiale che permetta di comprendere, anzitutto, quali effetti comporta la spedizione del coupon (es.: mero invio del solo materiale esplicativo richiesto, oppure di riviste e libri inviati in abbonamento anche a seguito dell´adesione a determinati circoli o club; contatti periodici telefonici o per corrispondenza; cessione dei dati a terzi, ecc.).

Omettendo, anche per ragioni di spazio, superflue assicurazioni circa il rispetto della normativa (che a volte rappresentano l´esclusivo contenuto del messaggio, senza però indicare nulla di quanto richiesto dall´art. 10), i coupon devono riportare un´indicazione, sia pure succinta, che permetta di comprendere l´insieme delle altre notizie previste dalla legge (nonché la formula di manifestazione del consenso, ove sia necessario in base alla legge n. 675).

Nei casi sopra menzionati, come per le altre numerose ipotesi riscontrate di informative approssimative o incomplete, è inoltre necessario:

  • specificare gli scopi per i quali i dati sono raccolti ed utilizzati (soprattutto quelli non strettamente collegati all´iniziativa promozionale), l´obbligatorietà o meno del loro conferimento e le conseguenze di una compilazione solo parziale dei coupon (in termini di benefici di cui l´interessato potrebbe non fruire);
  • chiarire se i dati verranno anche ceduti a terzi e, in questo caso, indicare le categorie dei destinatari, anche a grandi linee, evitando però generici riferimenti ad "aziende di fiducia";
  • indicare se vi sono particolari modalità di organizzazione, di raffronto e di elaborazione dei dati (per età, sesso, profilo professionale o di altro tipo, aree geografiche, ecc.);
  • operare un richiamo all´esercizio dei diritti previsti per gli interessati dall´art. 13 della legge sulla privacy (accesso ai dati, rettificazione, cancellazione, ecc.) e fornire l´indicazione dei riferimenti, nonché dei recapiti telefonici dell´ufficio o del servizio presso cui esercitare tali diritti;
  • collocare l´informativa in spazi o riquadri ben visibili e facilmente leggibili, evitando un´eccessiva frammentazione dei vari elementi in essa contenuti.

Il Garante ha poi rilevato che, di frequente, nei casi in cui è indispensabile, non viene invece chiesto agli interessati di acconsentire al trattamento dei dati raccolti con il coupon. In tali ipotesi, la raccolta e l´utilizzazione dei dati risultano quindi illecite e possono integrare anche gli estremi di un reato. Spesso, inoltre, la formula di consenso non appare conforme ai princìpi stabiliti dalla legge n. 675, in quanto non è supportata da un´idonea informativa che consenta la manifestazione libera e consapevole del consenso; oppure risulta espressa e documentata in forma negativa, come mera possibilità di esprimere un dissenso o di barrare una casella per la rinuncia o l´opposizione ad ulteriori contatti o comunicazioni commerciali; o ancora riguarda una prestazione che non richiede consenso (come, ad esempio, l´invio di un regalo) o non è stata prevista per una serie di finalità per le quali è invece obbligatoria (uso da parte di terzi).

Sul punto, l´Autorità ha ricordato che le formule di consenso devono essere precedute da una corretta informativa e devono permettere agli interessati di esprimere o di negare il consenso attraverso opzioni di tipo "positivo", in quanto l´art. 11, comma 3, della legge 675 richiede che il consenso, per essere valido, sia "espresso liberamente" e "in forma specifica".

Le indicazioni fornite dall´Autorità per l´ampia casistica di coupon con finalità promozionali valgono anche per le offerte di lavoro riportate su quotidiani e periodici. Anche in questo settore, il Garante ha riscontrato analoghi casi di assenza di idonee informative e richieste di consenso.

Infatti, viene chiesto spesso ai candidati interessati a partecipare ad una selezione di personale, di inviare un curriculum, la cui ricezione comporta una raccolta di dati, come avviene per i coupon.

È necessario quindi che anche le offerte di lavoro rechino la prevista informativa (che, peraltro, potrebbe essere fornita agevolmente attraverso i bandi o gli annunci che le contengono, indicando i requisiti per l´assunzione). La mancanza di tali informative rende non valide le dichiarazioni di consenso che sono spesso richieste per l´utilizzazione del curriculum.

In conclusione del provvedimento, il Garante ha richiamato l´attenzione di tutti gli operatori interessati al rispetto dei principi in esso evidenziati, facendo presente che l´utilizzazione dei dati raccolti in contrasto con tali principi può risultare illecita. Per questo motivo, ha inoltre disposto che il provvedimento sia trasmesso anche agli organismi, alle istituzioni ed alle organizzazioni dei settori coinvolti, affinché contribuiscano a sensibilizzare gli operatori interessati nei rispettivi ambiti.

L´Autorità ha annunciato, altresì, che avvierà altri accertamenti su ulteriori casi, analoghi alle tipologie in questione, per assicurare il rispetto delle norme sulla privacy. In particolare, saranno oggetto di specifici provvedimenti alcuni casi segnalati all´Autorità, riguardanti questionari di indagine sui consumi o il rilascio di tessere per clienti affezionati (c.d. "fidelizzazione").