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Provvedimento del 13 luglio 2006 [1320728]

[doc. web n. 1320728]

Provvedimento del 13 luglio 2006

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

VISTO il ricorso regolarizzato il 7 aprile 2006 da Simona Anzaldi, nei confronti della Casa di cura privata "Villa del Rosario", con il quale la ricorrente ha ribadito la richiesta, già formulata ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196), volta ad ottenere la cancellazione o la trasformazione in forma anonima dei dati che la riguardano contenuti in una cartella clinica redatta in occasione di un suo ricovero presso la struttura sanitaria nel 1985, nonché di quelli contenuti in due registri ("Registro delle persone alloggiate" e "Registro delle cartelle cliniche") conservati dalla resistente; rilevato che tale richiesta è stata proposta alla luce del tempo trascorso, ritenuto dalla ricorrente "assolutamente congruo (…) a che i predetti dati possano venire cancellati o quantomeno trasformati in forma anonima ";

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota del 13 aprile 2006 con la quale questa Autorità, ai sensi dell´art. 149 del Codice, ha invitato il titolare del trattamento a fornire riscontro alle richieste dell´interessata, nonché l´ulteriore nota del 31 maggio 2006 con cui, ai sensi dell´art. 149, comma 7, del Codice, è stato prorogato il termine per la decisione sul ricorso;

VISTA la memoria pervenuta l´8 maggio 2006 con la quale la casa di cura resistente ha ribadito alla ricorrente che i dati personali che la riguardano –mai contenuti in "forma di immagine (lastre o altro)"- sono conservati, allo stato, esclusivamente nelle "tre banche dati su supporto cartaceo" che la stessa detiene in archivio ("Cartella clinica", "Registro delle cartelle cliniche" e "Registro delle persone alloggiate"); rilevato che la resistente ha sostenuto di ritenere doverosa la conservazione della cartella clinica della ricorrente anche sulla base della circolare del Ministero della sanità del 19 dicembre 1986 "che impone il mantenimento di detta documentazione per i primi 40 anni nella struttura sanitaria, potendo per i successivi anni essere spostata in separata sezione d´archivio", ma pur sempre conservata; rilevato che, in relazione ai dati contenuti negli altri due registri oggetto dell´istanza della ricorrente, ha altresì dichiarato che gli stessi sono utilizzati quale strumento per gestire l´archivio ed in particolare, il "Registro delle persone" alloggiate, "per ricercare, in base al periodo ed all´anagrafica del paziente, il corrispondente numero di cartella clinica" e il "Registro delle cartelle cliniche" quale "inventario per la gestione e l´archiviazione delle cartelle cliniche ";

VISTA la memoria pervenuta il 15 giugno 2006 con la quale la ricorrente ha sostenuto che i termini di conservazione previsti dalla circolare del 19 dicembre 1986 citata dalla resistente dovrebbero essere rivisti alla luce del disposto dell´art. 11 del Codice e di non ritenere comunque corretta "l´estensione del principio di conservazione (…) tra le cartelle cliniche e le diverse ed ulteriori " due banche dati, ribadendo la propria richiesta;

VISTA la memoria inviata il 16 giugno 2006 dalla casa di cura resistente con la quale la stessa, nel ribadire che la cartella clinica "costituisce l´elemento caratterizzante l´attività di una struttura ospedaliera" e che l´obbligo di conservazione di tali cartelle imposto ad ogni struttura sanitaria comporta la necessità di organizzare gli archivi in modo da poter risalire alle singole cartelle quando ciò è necessario (essendo il registro delle cartelle cliniche una "rubrica d´archivio" delle stesse), ha dichiarato che la cancellazione dei dati dai due registri citati "comporterebbe l´impossibilità di gestire, organizzare e trattare le "banca dati cartelle cliniche"" (svolgendo il registro delle persone alloggiate, altresì, una funzione di ausilio "per la rintracciabilità del periodo temporale a cui risale un ricovero ") e che comunque ai due registri in questione possono accedere solo tre addetti al trattamento;

RILEVATO che la redazione delle cartelle cliniche -di cui è stata peraltro ribadita, anche dalla giurisprudenza di legittimità, la natura di atti pubblici– è obbligatoria,  ai sensi dell´art. 35 del d.p.c.m. 27 giugno 1986 (pubblicato in G.U. 4 luglio 1986, n. 153), per ogni casa di cura privata, e che le stesse sono tenute a conservarle "a cura della direzione sanitaria", nonché a depositarle presso il servizio medico-legale della usl territorialmente competente in caso di cessazione dell´attività (cfr. art. 35 cit., commi 2 e 3); rilevato che risulta parimenti obbligatoria la tenuta da parte delle case di cura del registro delle persone alloggiate ai sensi dell´art. 193 del r.d. 6 maggio 1940, n. 635 ("Approvazione del regolamento per l´esecuzione del testo unico 18 giugno 1931, n. 773 delle leggi di pubblica sicurezza ") e che un congruo periodo di conservazione dei relativi dati (contenuti comunque in atti documentali di eventi verificatisi, oramai in archivio), che nel quadro della piena attuazione dei principi di cui all´art. 11 del Codice è allo stato ancorata a tale disciplina, può risultare all´occorrenza utile a fini di difesa anche dei diritti degli interessati;

RILEVATA inoltre la necessità della conservazione della cartella clinica e, conseguentemente, dei dati in essa registrati anche alla luce delle disposizioni in materia di archivi, delle indicazioni emergenti dalle direttive sinora impartite dal Ministero competente (cfr. circolare del Ministero della sanità 19 dicembre 1986, n. 61), nonché delle disposizioni di cui al d.m. 27 ottobre 2000, n. 380 ("Regolamento recante norme concernenti l´aggiornamento della disciplina del flusso informativo sui dimessi dagli istituti di ricovero pubblici e privati") che pone in capo a regioni e province autonome la verifica "anche attraverso indagini campionarie effettuate sulle cartelle cliniche ", della completezza, congruenza e accuratezza delle informazioni rilevate attraverso le schede di dimissione;

RILEVATO che, alla luce di tale disciplina, il trattamento dei dati personali della ricorrente contenuti nella cartella clinica, volto alla conservazione (e alla reperibilità) della stessa secondo le disposizioni di legge, non risulta allo stato effettuato in violazione delle disposizioni in materia di dati personali;

RITENUTO quindi di dover dichiarare infondato il ricorso proposto dalla ricorrente;

RITENUTO che sussistono giusti motivi per compensare le spese tra le parti;

VISTI gli artt. 145 e s. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Giuseppe Chiaravalloti;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

a) dichiara infondato il ricorso;

b) dichiara compensate le spese tra le parti.

Roma, 13 luglio 2006

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Chiaravalloti

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli