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Parere, con osservazioni, sullo schema di regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari dell'ente di ricerca pubblico Stazione zo...

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[doc. web n. 1246894]

[v. anche Provv. 22 novembre 2006]

Parere, con osservazioni,  sullo schema di regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari dell´ente di ricerca pubblico Stazione zoologica "Anton Dohrn" - 23 febbraio 2006

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

Vista la richiesta di parere sullo schema di regolamento, presentata dall´ente di ricerca pubblico Stazione zoologica "Anton Dohrn" in data 15 dicembre 2005 (prot. n. 3705/B3);

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell´Ufficio, formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante, n. 1/2000;

Relatore il dott. Giuseppe Chiaravalloti;                        

PREMESSO:

La Stazione zoologica "Anton Dohrn", ente di ricerca pubblico, ha chiesto il parere del Garante in ordine ad uno schema di regolamento per i trattamenti dei dati sensibili e giudiziari da essa effettuati.

La Stazione, al pari degli altri soggetti pubblici, può trattare i dati sensibili e giudiziari solo in base ad un´espressa disposizione di legge nella quale siano specificati i tipi di dati, le operazioni eseguibili e le finalità di rilevante interesse pubblico perseguite. In presenza di una disposizione primaria che si limiti a specificare unicamente la finalità di rilevante interesse pubblico è necessario che, con un atto di effettiva natura regolamentare, siano identificati e resi pubblici i tipi di dati sensibili o giudiziari, nonché le operazioni eseguibili in relazione alle finalità perseguite nei singoli casi.

A tale scopo, la Stazione è tenuta ad adottare o promuovere un atto di natura regolamentare conforme al parere reso dal Garante. In questa prospettiva, il predetto schema identifica i tipi di dati che detta Stazione intende trattare, con le operazioni individuate in relazione alle specifiche finalità perseguite nei singoli casi (art. 20, comma 2, del Codice).


OSSERVA:

1. Considerazioni generali
Nel regolamento in esame dovrà essere menzionata nelle premesse (che non figurano nello schema trasmesso a questa Autorità) l´acquisizione del presente parere ai sensi dell´art. 154, comma 1, lett. g), del Codice.

L´art. 2 va invece modificato sostituendo il termine "operazioni" con "trattamenti".

 

2. Gestione del rapporto di lavoro del personale (art. 2, punto 1)
La finalità di rilevante interesse pubblico connessa all´instaurazione e alla gestione dei rapporti di lavoro di qualunque tipo, contemplata nel primo punto dell´art. 2, è riconducibile a quella prevista dall´art. 112 del Codice. Tale disposizione va quindi indicata puntualmente.

L´elencazione delle fonti normative che legittimano i trattamenti posti in essere -peraltro incompleta, considerata la mancata indicazione della disciplina rilevante in materia di tutela dei lavoratori e delle libertà sindacali (ad es., lo Statuto dei lavoratori)- deve far cenno anche alla normativa statale che stabilisce i princìpi fondamentali in materia di benefici connessi all´invalidità derivante da cause di servizio e all´inabilità a svolgere l´attività lavorativa. Ciò in quanto lo schema in esame prende in considerazione anche attività ed operazioni di comunicazione volte espressamente a perseguire finalità connesse al riconoscimento di tali benefici.

In relazione all´individuazione dei dati attinenti all´origine razziale o etnica, si osserva che dalla descrizione del trattamento non risulta comprovata l´indispensabilità dell´utilizzo di tali informazioni per perseguire le attività connesse all´instaurazione e alla gestione dei rapporti di lavoro. Occorre quindi valutare nuovamente tale indispensabilità e documentarla adeguatamente in caso di esito positivo della valutazione.

Analoga valutazione deve essere effettuata con riferimento alle  comunicazioni previste nei confronti di "enti finanziatori di programmi di ricerca" per le finalità di "rendicontazione delle spese del personale dipendente". Dette operazioni vanno indicate nello schema, soltanto in riferimento ai casi in cui risulti indispensabile effettuarle, evidenziando altresì le basi normative eventualmente esistenti.

Per ciò che concerne invece l´operazione di raccolta, è opportuno specificare se i dati sono acquisiti presso terzi ovvero presso l´interessato, piuttosto che indicare il luogo ove tale operazione viene effettuata.

In proposito, si evidenzia altresì che dagli elementi forniti non risulta che la legge 8 marzo 1968, n. 152 sia idonea a legittimare le operazioni di comunicazione nei confronti dell´Inpdap–Inps ai fini dell´erogazione del trattamento di pensione in caso di inabilità al lavoro e del riconoscimento del diritto alla pensione privilegiata; allo stato degli elementi forniti la medesima legge risulta riguardare, infatti, la previdenza del diverso personale degli enti locali.

 

3. Gestione del personale estraneo all´ente (art. 2, punto 2)
L´attività di promozione e formazione nella ricerca scientifica di base e tecnologica, contemplata nel punto 2 dell´articolo 2, è riconducibile alla finalità di rilevante interesse pubblico connessa all´attività di formazione in ambito professionale, superiore o universitario, di cui all´art. 95 del Codice. Tale disposizione va quindi indicata puntualmente.

Nell´ambito di tale finalità di rilevante interesse pubblico non possono, poi,  ritenersi comprese le attività di gestione dei componenti degli organi collegiali e delle commissioni della Stazione. Per dette attività è necessario predisporre una distinta scheda da sottoporre al parere del Garante, la quale deve individuare specificatamente le finalità di rilevante interesse pubblico perseguite, i tipi di dati trattati e le operazioni eseguite, evidenziando altresì gli eventuali flussi di dati posti in essere.

Dalla descrizione del trattamento non risulta, inoltre, comprovata l´indispensabilità dell´utilizzo dei dati personali relativi all´origine razziale ed etnica per perseguire le attività di promozione e di formazione nella ricerca scientifica e per corrispondere compensi e rimborsi ai componenti degli organismi statutari e delle specifiche commissioni dell´ente. Occorre quindi valutare nuovamente tale indispensabilità e documentarla adeguatamente in caso di esito positivo della valutazione.

Anche con riferimento al trattamento relativo alla gestione del personale estraneo all´ente, è opportuno specificare se i dati sono raccolti presso terzi ovvero presso l´interessato, piuttosto che indicare il luogo ove tale operazione viene effettuata.

Le operazioni di comunicazione devono essere individuate in modo più specifico, evidenziando sia le finalità perseguite, sia le basi normative eventualmente esistenti, specie con riferimento alle comunicazioni previste nei confronti di "istituzioni di provenienza per le relative autorizzazioni" del personale estraneo.

 

4. Ulteriori considerazioni (art. 3)
Occorre eliminare l´art. 3 dello schema, contenente riferimenti relativi all´individuazione del titolare del trattamento dei dati, nonché alla designazione del responsabile e degli incaricati, giacché tali elementi non formano oggetto dell´identificazione prevista con il regolamento in esame, che riguarda unicamente i tipi di dati sensibili e le operazioni eseguibili (art. 20 del Codice).

 

5. Conclusioni
La Stazione zoologica "Anton Dohrn" è invitata a conformare lo schema alle indicazioni sopra formulate, tenendo presente che il trattamento dei dati sensibili e giudiziari non potrà essere effettuato in difformità dalle indicazioni medesime, e che l´individuazione dei tipi di dati e delle operazioni eseguibili dovrà essere effettuata necessariamente con un atto di effettiva natura regolamentare ai sensi dell´art. 20, comma 2, del Codice, suscettibile di produrre effetti giuridici per gli interessati.

Eventuali ulteriori trattamenti di dati sensibili e/o giudiziari  non considerati nello schema in esame, non potranno essere effettuati lecitamente. Ciò non preclude alla Stazione (laddove si renda indispensabile trattare ulteriori categorie di dati o eseguire altre operazioni di trattamento per perseguire finalità di rilevante interesse pubblico individuate dalla legge) la possibilità di predisporre schede aggiuntive da sottoporre nuovamente al parere del Garante.


TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

ai sensi dell´art. 154, comma 1, lett. g) del Codice, esprime parere favorevole sullo schema tipo di regolamento curato dalla Stazione zoologica "Anton Dohrn", a condizione che siano rispettate le indicazioni fornite nei punti da 1 a 5, riguardanti:

  • la menzione dell´acquisizione del presente parere e la formale modifica da apportare all´art. 2;
  • la menzione dell´art. 112 del Codice in relazione alla finalità di rilevante interesse pubblico indicata; l´integrazione dell´elencazione delle fonti normative; l´indispensabilità dell´utilizzo dei dati personali relativi all´origine razziale ed etnica per perseguire le attività connesse all´instaurazione e alla gestione dei rapporti di lavoro, nonché delle comunicazioni previste nei confronti di enti finanziatori di programmi di ricerca; le modifiche relative alla legge 8 marzo 1968, n. 152 (art. 2, punto 1);
  • la menzione dell´art. 95 del Codice in relazione alla finalità di rilevante interesse pubblico indicata; la redazione di una distinta scheda (indicante le finalità di rilevante interesse pubblico perseguite, i tipi di dati trattati, le operazioni su di queste eseguite e una sintetica descrizione del trattamento) riguardante le attività di gestione dei componenti degli organi collegiali e delle commissioni della Stazione zoologica; l´indispensabilità dell´utilizzo dei dati personali relativi all´origine razziale ed etnica per perseguire le attività di promozione e di formazione nella ricerca scientifica e per gestire i compensi e i rimborsi dei componenti degli organismi statutari e delle specifiche commissioni dell´ente;  la precisazione delle comunicazioni indicate specie con riferimento alle comunicazioni previste nei confronti di "istituzioni di provenienza per le relative autorizzazioni" del personale estraneo all´ente (art. 2, punto 2);
  • le modifiche relative all´operazione di raccolta (art. 2, punti 1 e 2);
  • l´eliminazione dell´art. 3;
  • l´adozione di un atto di effettiva natura regolamentare.


Roma, 23 febbraio 2006

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Chiaravalloti

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli