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Provvedimento del 18 giugno 2003 [1132395]

[doc. web n. 1132395]

Provvedimento del 18 giugno 2003

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

esaminato il ricorso presentato da Lorena Guarinoni, Giacomo Morandini e Giovanni Scolari, rappresentati e difesi dall´Avv. Eugenio Bresciani presso il cui studio hanno eletto domicilio

nei confronti di

Azienda sanitaria locale di Vallecamonica-Sebino;

Vista la documentazione in atti;

Visti gli articoli 13 e 29 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e gli articoli 18, 19 e 20 del D.P.R. 31 marzo 1998, n. 501;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il prof. Giuseppe Santaniello;

PREMESSO:

I ricorrenti affermano di non aver ricevuto idoneo riscontro ad una istanza formulata nei confronti della Azienda sanitaria locale di Vallecamonica-Sebino con la quale avevano chiesto di accedere, ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675/1996, al contenuto di una lettera datata 13.1.2003, scritta da un direttore dell´Azienda e asseritamente contenente informazioni personali relative ai ricorrenti, nonché ai dati contenuti nei relativi fascicoli personali.

La Asl di Vallecamonica-Sebino (nella persona del direttore generale e del direttore amministrativo), nel riscontrare l´istanza ex art. 13, ha sostenuto, come già affermato in una nota inviata ai ricorrenti dal direttore sanitario, che la lettera in questione, "non avendo prodotto alcun provvedimento e non essendo stata inserita nel fascicolo personale, rimane un atto riservato e pertanto non è possibile rilasciarne copia". Inoltre, l´Azienda ha aggiunto che, "solo nell´eventualità dell´attivazione di un procedimento de quo", la stessa, "previa istanza dei diretti interessati", avrebbe trasmesso loro "copie degli atti in ossequio ai principi dettati dall´art. 7 della " legge n. 241/1990.

Con il ricorso proposto al Garante ai sensi dell´art. 29 della legge n. 675/1996 gli interessati hanno confermato le proprie richieste ed hanno chiesto di porre le spese del procedimento a carico del titolare del trattamento.

All´invito ad aderire spontaneamente a tali richieste formulato da questa Autorità il 26 maggio 2003, ai sensi dell´art. 20 del d.P.R. n. 501/1998, l´Azienda ha risposto con nota in data 5 giugno 2003, affermando che "a tutt´oggi non si è attivato alcun procedimento amministrativo a carico degli istanti" e che è disponibile a rilasciare copia della missiva in questione, "previo pagamento dei diritti di segreteria da versarsi all´Ufficio cassa dell´azienda mediante il modulo allegato" .

In data 11 giugno 2003 i ricorrenti hanno inviato una memoria con la quale hanno ribadito le istanze formulate con il ricorso.

CIÒ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

Il ricorso verte su una richiesta di accesso al contenuto informativo di una lettera contenente informazioni personali che riguardano gli interessati, nonché al complesso dei dati personali riferiti alla relativa carriera professionale e contenuti nei fascicoli personali.

Il ricorso è fondato.

È pacifico tra le parti che sia la missiva in questione, sia i fascicoli personali dei ricorrenti rechino alcuni dati personali relativi ai medesimi ricorrenti, detenuti dalla resistente in qualità di titolare di un trattamento soggetto all´ambito applicativo della legge n. 675/1996.

Trattasi, in particolare, di dati riferiti alla carriera professionale degli interessati e che, a prescindere dalla possibilità di applicare anche la disciplina sull´accesso ai documenti amministrativi, sono "dati personali" ai sensi della vigente disciplina (art. 1, comma 2, lettera c), della legge n. 675/1996, per il quale per "dato personale" deve intendersi "qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente od associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale"). Ciò, a prescindere dal genere di supporto cartaceo o informatizzato sul quale sono registrati e dall´archivio o banca dati nel quale le stesse sono oggetto di eventuale altra modalità di custodia.

È pertanto legittima una richiesta di accesso ai dati personali, richiesta che, nel caso di specie, è stata formulata con espresso riferimento all´art. 13 della legge n. 675/1996 e che va quindi utilmente qualificata come richiesta di accesso ai singoli dati personali dei ricorrenti, contenuti nella missiva in questione, nonché nei fascicoli personali, anziché come richiesta di accedere ai documenti amministrativi nella loro interezza.

L´art. 13 della legge n. 675/1996 non prevede il necessario rilascio di copie di atti e documenti in quanto obbliga, più precisamente, il titolare o il responsabile del trattamento ad estrapolare dai propri archivi e documenti tutte le informazioni personali su supporto cartaceo o informatico che riguardano il richiedente e a riferirle a quest´ultimo che le abbia richieste con modalità idonee a rendere i dati facilmente comprensibili.

Tale accesso non obbliga ad esibire ogni documento dal quale possono essere estrapolati i dati personali, ma rende necessario estrarre dagli atti e dai documenti tutte le informazioni relative all´interessato (cfr. provv. del Garante del 23 giugno 1998, in Bollettino n. 5, pag. 20).

Ai sensi dell´art. 17, comma 6, del d.P.R. n. 501/1998, il titolare del trattamento è quindi tenuto ad estrarre i dati personali a cura del responsabile o degli incaricati del trattamento e a comunicarli al richiedente, rendendo agevole la loro comprensione e trasponendoli in ogni caso su supporto cartaceo o informatico, ovvero alla loro trasmissione per via telematica (cfr. Provv. del Garante del 28 dicembre 2000, in Bollettino n. 16, p. 10 ss.).

Nel solo caso in cui insorgano reali difficoltà obiettive ad estrarre i dati e a trasporli su tali supporti, anche in ragione della quantità, qualità e dislocazione dei dati richiesti all´interno di documenti, e non sia parimenti possibile la loro trasmissione per via telematica, il titolare può riscontrare la richiesta dell´interessato permettendo allo stesso non solo di visionare gli atti ed i documenti contenenti i dati che lo riguardano, ma anche di estrarre copia degli stessi, avendo cura di rendere non intelligibili le informazioni personali eventualmente riferite a terzi (v. Provv. del Garante del 27 dicembre 2001, in Bollettino, 2001, n. 23, p. 72).

Dalla documentazione in atti emerge che, pur avendo la resistente dichiarato di aderire in altra forma alla trasmissione ai ricorrenti della missiva in questione, non vi è prova che una disponibilità nei termini sopraindicati si sia concretizzata alla data della presente decisione. La resistente non risulta aver altresì fornito riscontro alla richiesta di accesso ai dati personali dei ricorrenti contenuti nei fascicoli personali.

Va infine rilevato che, diversamente da quanto previsto dalla normativa sull´accesso ai documenti amministrativi, l´esercizio del diritto di accesso ai dati personali previsto dall´art. 13, comma 1, lett. c), n. 1, della legge n. 675/1996 è gratuito, potendosi richiedere all´interessato un contributo spese solo quando, a seguito della richiesta di cui al citato art. 13, non risulti confermata l´esistenza di dati che riguardano l´interessato (art. 13, comma 2, legge cit., e art. 17, comma 7, del d.P.R. n. 501/1998).

La Asl di Vallecamonica-Sebino dovrà pertanto consentire ai ricorrenti, qualora non vi abbia già provveduto e nei termini precisati, l´accesso a tutte le informazioni personali che li riguardano, contenute nella missiva in questione, nonché nei fascicoli personali ad essi relativi, entro trenta giorni dalla ricezione del presente provvedimento.

Per quanto concerne le spese va posto a carico della resistente l´intero ammontare delle spese sostenute nel presente procedimento, determinato nella misura forfettaria di euro 250, di cui euro 25,82 per diritti di segreteria, tenuto conto degli adempimenti connessi alla redazione e presentazione del ricorso al Garante.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

a) accoglie il ricorso, nei termini di cui in motivazione, e ordina alla Asl di Vallecamonica-Sebino di corrispondere alla richiesta di accesso dei ricorrenti nei termini di cui in motivazione, dando conferma di tale adempimento entro la stessa data a questa Autorità;

b) determina, ai sensi dell´art. 20, commi 2 e 9, del d.P.R. n. 501/1998, nella misura forfettaria di euro 250, di cui 25,82 per diritti di segreteria, l´ammontare delle spese e dei diritti del presente procedimento, posto a carico della Asl di Vallecamonica-Sebino, che dovrà liquidarli direttamente a favore del ricorrente.


Roma, 18 giugno 2003

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Paissan

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli