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Provvedimento del 19 febbraio 2003 [1067991]

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
1067991
Data:
19/02/03
Tipologia:
Decisione su ricorso

[doc. web n. 1067991]

Provvedimento del 19 febbraio 2003

Il riscontro incompleto alle richieste dell´interessato da parte del titolare del trattamento - che abbia comunicato alcune informazioni relative al ricorrente, senza mettere a disposizione tutti i dati che lo riguardano -, determina il parziale accoglimento del ricorso, con conseguente ordine di comunicare tutti i dati richiesti, estrapolandoli dai propri archivi informatizzati e cartacei.

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Esaminato il ricorso presentato da Renato Ditré

nei confronti di

Tech Data Italia S.p.A.;

Visti gli articoli 13 e 29 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e gli articoli 18, 19 e 20 del d.P.R. 31 marzo 1998, n. 501;

Viste le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dott. Mauro Paissan;

PREMESSO:

Il ricorrente, titolare di una ditta individuale, afferma di aver ricevuto un riscontro inidoneo ad un´istanza formulata ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675/1996 nei confronti di Tech Data Italia S.p.A., società, quest´ultima, con la quale il ricorrente medesimo aveva avuto rapporti commerciali quando la ragione sociale della stessa era "Computer 2000 S.p.A."

Con tale istanza l´interessato aveva chiesto di avere conferma dell´esistenza dei dati personali che lo riguardano, la loro comunicazione in forma intelligibile, l´origine e la cancellazione degli stessi, opponendosi altresì al loro trattamento.

Nel ricorso proposto ai sensi dell´art. 29 della legge n. 675/1996 l´interessato ha ribadito le proprie istanze con particolare riferimento alla cancellazione dell´indirizzo e-mail al quale dichiarava di aver ricevuto diversi messaggi di posta elettronica non sollecitati ed ha chiesto di porre a carico della controparte le spese sostenute per il procedimento.

All´invito ad aderire formulato da questa Autorità, ai sensi dell´art. 20 del d.P.R. n. 501/1998 il 23 gennaio 2003, Tech Data Italia S.p.A., con nota fax del 5 febbraio 2003 ha affermato:

  • che "Computer 2000 e Tech Data Italia S.p.A. sono la medesima azienda (…)", avendo Computer 2000 "cambiato sede (…) e ragione sociale (…)";
  • che "i dati (…) in possesso della Computer 2000 sono i medesimi che ha l´odierna Tech Data Italia S.p.A.";
  • "che l´esperienza negativa che la società ha avuto con l´azienda del ricorrente è ovviamente rimasta nell´archivio storico dell´azienda, ma solo come informazione";
  • di continuare a trattare i dati personali dell´interessato "ai soli fini fiscali";
  • di aver comunque già fornito riscontro alle richieste dell´interessato in data 18 ottobre 2002.

Nel predetto riscontro la società resistente comunicava all´interessato i dati personali che lo riguardano detenuti nei propri archivi (precisando che gli stessi "sono pubblici e ricavabili da qualsiasi visura presso la Camera di commercio (…)"), l´origine degli stessi e le finalità del loro utilizzo, sostenendo altresì di provvedere alla loro cancellazione.

Il ricorrente, con fax del 5 febbraio 2003, ribadiva le proprie richieste con particolare riferimento alla cancellazione del proprio indirizzo di posta elettronica ed all´opposizione al trattamento "a fini fiscali" di tutti dati che lo riguardano.

CIÒ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

Il ricorso verte su una richiesta che riguarda, in particolare, l´accesso e la cancellazione dei dati personali dell´interessato detenuti da una società.

Sul ricorso deve essere dichiarato non luogo a provvedere ai sensi dell´art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998 in riferimento alla richiesta dell´interessato di ottenere la conferma dell´esistenza dei dati personali che lo riguardano e la comunicazione della loro origine e delle finalità del trattamento. La società resistente ha infatti fornito in ordine a tali richieste un riscontro idoneo.

Il ricorso deve invece essere accolto per quanto concerne la richiesta dell´interessato di ottenere la comunicazione in forma intelligibile di tutti i dati che lo riguardano.

La resistente ha offerto solo una risposta parziale a tale richiesta, comunicando alcune informazioni identificative relative al ricorrente ma non mettendo a disposizione dello stesso tutti i dati richiesti, come confermato dalla resistente stessa che ha fatto esplicitamente cenno all´esistenza di informazioni ulteriori nell´archivio storico della società.

Il titolare del trattamento dovrà pertanto, entro il termine di trenta giorni dalla ricezione del presente provvedimento, comunicare all´interessato tutti i dati personali allo stesso relativi, procedendo alla loro estrapolazione dagli archivi cartacei e informatizzati della società.

In relazione alla richiesta dell´interessato di cancellazione dei dati personali che lo riguardano il ricorso va accolto con esclusivo riferimento all´indirizzo di posta elettronica del ricorrente che, come più volte sostenuto dal Garante, costituisce dato personale dello stesso.

Nel caso di specie, l´invio non richiesto di messaggi aventi contenuto promozionale è avvenuto senza il previo consenso dell´interessato ed in assenza dell´operatività di uno dei presupposti del trattamento di cui all´art. 12 della legge n. 675/1996, all´art. 10 del d. lg. 13 maggio 1998, n. 171 ed all´art. 10 del d. lg. 22 maggio 1999, n. 185, in materia di contratti a distanza.

La richiesta dell´interessato deve pertanto ritenersi legittima e la società resistente dovrà provvedere a cancellare l´indirizzo di posta elettronica allo stesso riferito entro il medesimo termine di trenta giorni sopra indicato, dando comunicazione dell´avvenuto adempimento a questa Autorità entro la stessa data.

Deve invece essere dichiarata infondata la richiesta di cancellazione dei restanti dati personali relativi al ricorrente unitamente all´istanza di opposizione al loro trattamento per fini fiscali. La conservazione di tali dati, contenuti nella documentazione attinente ai rapporti contrattuali intercorsi tra il ricorrente e la società resistente, non risulta, allo stato e in base agli elementi di valutazione prodotti, eccedente in relazione agli scopi per i quali gli stessi sono stati trattati anche in riferimento alla normativa sulla conservazione delle scritture contabili.

L´ammontare delle spese sostenute nel presente procedimento è determinato nella misura forfettaria di euro 250, di cui euro 25,82 per diritti di segreteria, tenuto conto degli adempimenti connessi alla redazione e presentazione del ricorso al Garante. Il medesimo ammontare è posto in misura pari a 125 euro a carico di Tech Data Italia S.p.A., previa parziale compensazione per giusti motivi legati al contenuto dei riscontri forniti prima e dopo la proposizione del ricorso ed in modo incompleto.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

a) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso, ai sensi dell´art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998 in relazione alla richiesta dell´interessato di avere conferma dell´esistenza di dati personali che lo riguardano e di conoscerne l´origine, nonché le finalità del trattamento;

b) accoglie il ricorso per quanto concerne la richiesta dell´interessato di ottenere la comunicazione in forma intelligibile di tutti i dati personali che lo riguardano e ordina a Tech Data Italia S.p.A. di comunicarli allo stesso, nel termine di cui in motivazione, dandone conferma entro la medesima data a questa Autorità;

c) accoglie il ricorso in riferimento alla richiesta dell´interessato di cancellazione del proprio indirizzo di posta elettronica e ordina alla medesima società resistente di ottemperare a tale istanza entro il termine di cui in motivazione, dandone conferma entro la medesima data a questa Autorità;

d) dichiara infondata la richiesta di cancellazione dei restanti dati dell´interessato nei termini di cui in motivazione;

e) determina, ai sensi dell´art. 20, commi 2 e 9, del d.P.R. n. 501/1998, nella misura forfettaria di euro 250, di cui 25,82 per diritti di segreteria, l´ammontare delle spese e dei diritti del presente procedimento che, previa parziale compensazione, pone, nella misura di euro 125, a carico di Tech Data Italia S.p.A., la quale dovrà liquidarli direttamente a favore del ricorrente.

Roma, 19 febbraio 2003

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Paissan

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli