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Parere su uno schema di decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri recante il regolamento per l’attuazione dell’articolo 21 (“Esperti Nazionali Distaccati”) della legge 24 dicembre 2012, n. 234 - 10 luglio 2014 [3325197]

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[doc. web n. 3325197]

Parere su uno schema di decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri recante il regolamento per l´attuazione dell´articolo 21 ("Esperti Nazionali Distaccati") della legge 24 dicembre 2012, n. 234 - 10 luglio 2014

Registro dei provvedimenti
n. 355 del 10 luglio 2014

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Vista la richiesta di parere del Ministero degli affari esteri;

Visto l´articolo 154, commi 4 e 5, del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dott. Antonello Soro;

PREMESSO:

Il Ministero degli affari esteri ha chiesto il parere del Garante su uno schema di decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri recante il regolamento per l´attuazione dell´articolo 21 ("Esperti Nazionali Distaccati") della legge 24 dicembre 2012, n. 234, recante "Norme generali sulla partecipazione dell´Italia alla formazione e all´attuazione della normativa e delle politiche dell´Unione europea".

Il predetto articolo, al comma 1, prevede che le amministrazioni pubbliche incentivino le esperienze del proprio personale presso le istituzioni e gli organi dell´Unione europea, gli Stati membri dell´Unione e gli Stati candidati all´adesione all´Unione, attraverso il servizio temporaneo presso il Parlamento europeo, il Consiglio dell´Unione europea, la Commissione europea, le altre istituzioni e gli altri organi dell´Unione, incluse le agenzie, in qualità di "esperti nazionali distaccati"(END), ai sensi dell´articolo 32 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, come sostituito dal comma 2 dello stesso articolo 21.

Il predetto articolo 32 ("Collegamento con le istituzioni internazionali, dell´Unione europea e di altri Stati. Esperti nazionali distaccati") del decreto legislativo n. 165 del 2001 specifica che il servizio temporaneo in qualità di esperti nazionali distaccati possa essere, altresì, svolto sia presso le organizzazioni e gli enti internazionali ai quali l´Italia aderisce, che nelle amministrazioni degli Stati membri dell´Unione europea, degli Stati candidati all´adesione all´Unione e di altri Stati con i quali l´Italia intrattiene rapporti di collaborazione, a seguito di appositi accordi di reciprocità stipulati tra le amministrazioni interessate, d´intesa con il Ministero degli affari esteri e con la Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento della funzione pubblica; ciò, al fine di favorire lo scambio internazionale di esperienze amministrative e di rafforzare il collegamento fra le amministrazioni di provenienza e quelle di destinazione.

Al riguardo, la Presidenza del Consiglio (Dipartimenti per la funzione pubblica e per le politiche europee) e il Ministero degli affari esteri hanno il compito di coordinare la costituzione di una banca dati di potenziali candidati al distacco, qualificati dal punto di vista delle competenze in materia europea e internazionale e delle conoscenze linguistiche, e di definire le aree di impiego prioritarie del personale da distaccare, promuovendo le informazioni relative ai posti vacanti nelle istituzioni internazionali e dell´Unione europea e la formazione del personale (art. 32, comma 2, d. lg. n. 165/2001).

Infine, si prevede che con decreto del Ministro per gli affari europei e del Ministro degli affari esteri, di concerto con i Ministri dell´economia e delle finanze e per la pubblica amministrazione e la semplificazione, siano definite le modalità di attuazione dell´articolo 21, determinando il contingente massimo di esperti nazionali distaccati (art. 21, comma 3).

RILEVATO

L´articolo 2 dello schema di decreto disciplina l´informazione e la presentazione delle candidature.

Il Ministero degli affari esteri assicura, d´intesa con la Presidenza del Consiglio dei Ministri, la diffusione delle informazioni relative agli END presso le amministrazioni e pubblicizza attraverso il proprio sito istituzionale le posizioni richieste dall´Unione europea (comma 1).

Il comma 2 precisa che le amministrazioni pubbliche promuovono la presentazione di candidature sulla base di priorità definite nell´ambito dell´attività di coordinamento e programmazione definita al successivo articolo 3. Le stesse amministrazioni, verificata la rispondenza delle candidature ricevute al profilo richiesto, valutato favorevolmente l´interesse dell´amministrazione e le possibilità di futura valorizzazione dell´esperienza professionale acquisita, le trasmettono al Ministero. Ciascuna amministrazione individua un unico ufficio competente per gli adempimenti in parola – di regola l´ufficio preposto alla gestione del personale.

Il comma 3 attribuisce al Ministero degli affari esteri il compito di inoltrare le candidature all´Unione europea e, per opportuna conoscenza, alla Presidenza, una volta verificata la completezza della documentazione ricevuta e la rispondenza delle candidature stesse al profilo richiesto e alle priorità definite nell´ambito del coordinamento e programmazione. È infine previsto l´obbligo, a carico delle amministrazioni distaccanti, di comunicare al Ministero e alla Presidenza le vicende che interessano il distacco (inizio, fine, eventuale proroga) (comma 4).

L´articolo 3 definisce l´attività di coordinamento e programmazione menzionata nell´articolo 2, precisando, al comma 1, che la Presidenza del Consiglio e il Ministero degli affari esteri organizzano periodici incontri con le amministrazioni per concordare le aree di impiego prioritarie del personale da distaccare e monitorare l´evoluzione dei distacchi a titolo di END. Il comma 2 disciplina la figura del punto di contatto, di preferenza individuato da ciascuna amministrazione all´interno del nucleo di valutazione, del quale vengono definite le attività.

L´articolo 4 reca disposizioni sullo svolgimento del periodo di distacco degli END, ponendo l´accento su alcuni strumenti tesi a ottimizzare l´efficacia del distacco nell´interesse del sistema paese, mentre l´articolo 5 individua in 300 unità il contingente massimo di END e il limite interno a ciascuna amministrazione nel 3% del personale in servizio.

Il Capo II (artt. 6 e 7) contiene disposizioni relative all´informazione delle amministrazioni pubbliche sulle posizioni di distacco di possibile interesse, sulle modalità di presentazione delle candidature e sullo svolgimento del periodo di distacco, fissando princìpi utili al migliore impiego del personale che tengono conto della grande diversità di tipologie di distacchi.

Il Capo III (artt. 8, 9 e 10) detta disposizioni comuni per tutte le tipologie di personale distaccato allo scopo di valorizzare l´esperienza maturata all´estero al rientro presso l´amministrazione di appartenenza e di definire il corretto comportamento del personale distaccato.

Di particolare interesse sotto il profilo della protezione dei dati personali è l´articolo 8 interamente dedicato alla banca dati relativa agli END.

La banca dati è istituita presso il Ministero degli affari esteri ed è organizzata in sezioni, in cui sono raccolti i "profili" dei potenziali candidati a posizioni di distacco, individuati fra le seguenti categorie: a) dipendenti di amministrazioni pubbliche che hanno prestato o prestano servizio come END presso le istituzioni dell´UE, con l´indicazione dell´ufficio di riferimento; b) dipendenti le cui candidature sono state trasmesse all´UE; c) potenziali candidati a posizioni di END segnalati, con il consenso degli interessati, dalle amministrazioni di appartenenza, con l´indicazione dei settori di interesse; d) dipendenti che prestano o hanno prestato servizio presso organizzazioni o enti internazionali o presso amministrazioni di altri Stati (comma 1).

I profili in questione comprendono le generalità del dipendente, l´amministrazione di appartenenza, il titolo di studio, l´esperienza professionale maturata e i recapiti professionali ai quali gli interessati possono ricevere comunicazioni inerenti alle finalità del presente regolamento (comma 5).

Il Ministero riceve le informazioni dalle amministrazioni di appartenenza degli interessati e le registra nella banca dati. Lo schema di decreto prevede che in sede di prima applicazione del presente regolamento, sono immesse nella banca dati le informazioni già in possesso del Ministero (il riferimento è a quelle di cui al precedente periodo, lettera a)) (comma 2). Il titolare del trattamento dei dati raccolti nella banca dati è il Ministero degli affari esteri (comma 3).

Lo stesso ministero e la Presidenza del Consiglio stabiliscono le modalità di costituzione, di accesso e di sicurezza della banca dati (comma 3). Al riguardo, nella relazione illustrativa del regolamento si legge  che, per la definizione dell´architettura della banca dati, il Ministero e la Presidenza utilizzeranno l´esperienza maturata in sede di costituzione dell´elenco dei funzionari internazionali di cittadinanza italiana previsto dalla legge 17 dicembre 2010, n. 227 (art. 2).

Infine, il comma 4 disciplina l´accesso ai dati registrati nella banca dati: in particolare, la Presidenza del Consiglio ha accesso completo alla banca dati, mentre le altre amministrazioni che ne facciano richiesta al Ministero hanno accesso alle informazioni registrate nelle sezioni di interesse della medesima banca dati, per le finalità previste dall´articolo 32, comma 1, del decreto legislativo n. 165 del 2001 (favorire lo scambio internazionale di esperienze amministrative e rafforzare il collegamento fra le amministrazioni di provenienza e quelle di destinazione).

CONSIDERATO

Il parere è reso su di una versione dello schema di regolamento che tiene conto degli approfondimenti e delle indicazioni suggerite dall´Ufficio del Garante al competente ufficio dell´Amministrazione interessata nel corso di contatti informali, volte a perfezionare il testo e a renderlo pienamente conforme alla disciplina in materia di protezione dei dati personali.

Le osservazioni dell´Ufficio hanno riguardato, soprattutto, l´articolo 8 dello schema, relativo alla banca dati, che è stato perfezionato sotto diversi profili:  in particolare, sono stati disciplinati i flussi di dati e le modalità di implementazione della banca dati a cura delle amministrazioni di appartenenza degli interessati (comma 2), sono state precisate le informazioni di cui si compongono i "profili", che possono essere registrate nella banca dati (comma 5), si sono definiti accessi selettivi al data base per le finalità previste dalla legge (comma 4).

In conclusione, lo schema di decreto non presenta criticità sotto il profilo della protezione dei dati personali e, pertanto, il Garante non ha osservazioni da formulare.

TUTTO CIO´ PREMESSO

IL GARANTE:

esprime parere favorevole sullo schema di decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri recante il regolamento per l´attuazione dell´articolo 21 della legge 24 dicembre 2012, n. 234, recante "Norme generali sulla partecipazione dell´Italia alla formazione e all´attuazione della normativa e delle politiche dell´Unione europea".

Roma, 10 luglio 2014

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Soro

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia

Scheda

Doc-Web
3325197
Data
10/07/14

Tipologie

Parere del Garante