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Verifica preliminare. Trattamento dei dati personali connesso all’installazione sui veicoli aziendali di un dispositivo denominato “Roadscan DTW” - 1° marzo 2018 [8159431]

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[doc. web n. 8159431]

Verifica preliminare. Trattamento dei dati personali connesso all'installazione sui veicoli aziendali di un dispositivo denominato "Roadscan DTW" - 1° marzo 2018

Registro dei provvedimenti
n. 123 del 1° marzo 2018

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Esaminata la richiesta di verifica preliminare presentata dall'Azienda Mobilità e Trasporti s.p.a. di Genova ai sensi dell'art. 17 del d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali; di seguito "Codice");

Visti gli atti d'ufficio;

Esaminata la documentazione acquisita agli atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la prof.ssa Licia Califano;

PREMESSO

1. L'istanza della società e il funzionamento del sistema.

Con istanza pervenuta il 2 agosto 2017, l'Azienda Mobilità e Trasporti (AMT) s.p.a., concessionaria del servizio di trasporto pubblico locale in Genova, ha presentato una richiesta di verifica preliminare ai sensi dell'art. 17 del Codice in relazione al trattamento dei dati personali connesso all'installazione sui propri veicoli di un dispositivo denominato "Roadscan DTW". Tale dispositivo, predisposto per essere posizionato sul parabrezza anteriore dei veicoli adibiti al trasporto pubblico locale, consente, anzitutto, la raccolta e la registrazione (in caso di rilevazione di alcuni parametri dinamici del veicolo quali la velocità, le accelerazioni longitudinali e traversali, le frenate brusche, le manovre improvvise tali da far presumere che il veicolo possa essere stato coinvolto in un sinistro) delle immagini relative alla sede stradale prospiciente il veicolo, nonché, anche in assenza di eventi automaticamente rilevati dal sistema, su comando attivato direttamente dall'autista (al verificarsi di situazioni anomale quali, ad esempio, un'aggressione a bordo del veicolo), le immagini della zona interna del veicolo.

Più in particolare, il dispositivo, che non riprenderà il conducente e non sarà attivabile da remoto, consente di:

a) "effettuare la registrazione di immagini riferite allo spazio esterno corrispondente allo specchio visivo del conducente con visuale fissa e lente grandangolare ed a quello interno al veicolo"; le informazioni e le immagini registrate verranno progressivamente cancellate sin tanto che il veicolo su cui l'apparecchio è montato non subisca una decelerazione od accelerazione tale da far ritenere che lo stesso sia coinvolto in un sinistro stradale o in un evento significativo (frenata brusca, manovra improvvisa, ecc.), nel qual caso le stesse saranno conservate; le registrazioni saranno riferite ai soli 20 secondi antecedenti e successivi il verificarsi dell'evento ; il salvataggio delle informazioni può essere attivato anche dal conducente, manualmente, premendo un pulsante d'emergenza;

b) memorizzare, al verificarsi di eventi significativi, anche le seguenti informazioni: accelerazione/decelerazione, deviazione della direzione a destra/sinistra, accelerazione/decelerazione zenitale (sobbalzo), velocità istantanea, localizzazione del veicolo con sistema GPS.

La società ha dichiarato che il sistema non è predisposto per la registrazione audio.

Secondo quanto dichiarato, l'adozione di tale sistema avrebbe la finalità di "permettere la ricostruzione dinamica di eventuali sinistri o di eventi imprevisti verificatisi sui mezzi", verificando anche eventuali danni e  relative responsabilità, e accrescere, indirettamente, la sicurezza degli utenti e del personale dipendente.

Le informazioni registrate potranno essere trattate:

a) in un primo momento, al verificarsi di eventi che generano un allarme o su attivazione dell'autista, attraverso una verifica dei dati da parte del personale preposto, nominato per iscritto e munito di proprie password ed user ID di accesso, presso la sala controllo;

b) in un secondo momento, attraverso l'estrazione dei dati dagli hard disk da parte del personale preposto a tali operazioni, nominato per iscritto e munito di apposite personali credenziali di autenticazione.

I dati raccolti potranno essere comunicati all'autorità giudiziaria o alla polizia giudiziaria che ne facciano richiesta, oltreché, in caso di sinistro,  alla compagnia assicurativa al fine di permettere la ricostruzione del sinistro e determinare la relativa responsabilità a carico del conducente.

Le immagini relative ad eventi significativi inerenti a sinistri da circolazione, saranno conservate per un periodo massimo di 2 anni, coincidente con il temine di prescrizione previsto all'art. 2947, comma 2, del Codice civile.

Stando a quanto dichiarato, tutte le operazioni di trattamento saranno effettuate da soggetti (identificati con figure appartenenti al personale interno all'azienda) designati responsabili e/o incaricati del trattamento dei dati ai sensi dell'art. 29 e 30 del Codice (in vigenza dell'attuale d.lgs. 196/2003 e, successivamente, in coerenza con le disposizioni del Regolamento (UE) 2016/679, applicabile a decorrere dal 25 maggio 2018, relative ai soggetti interni all'azienda preposti a trattare dati personali).

La società intende rendere l'informativa di cui all'art. 13 del Codice, in forma semplificata, agli interessati attraverso cartelli informativi che diano conto dell'utilizzo di un dispositivo per la ricostruzione degli incidenti.

AMT s.p.a. ha dichiarato, inoltre, che il dispositivo (se attivata la  funzionalità GPS) è in grado di rilevare ogni 10 secondi, le coordinate GPS, la data, l'ora e la velocità del veicolo).

Per quanto concerne la localizzazione tramite GPS, la società ha, in primo luogo, precisato che essa non è finalizzata al rintracciamento on line del veicolo. Inoltre, a seguito di specifica richiesta istruttoria formulata dall'Ufficio, ha dichiarato che i dati di ubicazione del veicolo non saranno utilizzati "per definire a posteriori i percorsi effettuati" ma contribuiranno al set di informazioni rilevanti in caso di eventi significativi.

Relativamente alle garanzie previste a tutela dei lavoratori all'art. 4 della legge n. 300 del 1070, la società ha concordato con le organizzazioni sindacali (con accordo del 6 giugno 2017, allegato alla nota del 2 agosto 2017) l'utilizzo del dispositivo Roadscan DTW secondo le finalità dichiarate.

AMT s.p.a. ha infine dichiarato l'intenzione di voler installare tale dispositivo a bordo di una parte soltanto della propria flotta, riservandosi la possibilità di applicarlo, in futuro, su tutti i suoi mezzi.

2. Liceità, pertinenza e non eccedenza del trattamento.

Il funzionamento del dispositivo Roadscan DTW comporta il trattamento di dati personali riferito ad una pluralità di soggetti; in primo luogo, i dati del conducente del veicolo, che saranno acquisiti in un intervallo di tempo precedente e successivo al verificarsi di eventi "anomali" pari, secondo quanto dichiarato, ai 20 secondi precedenti e successivi all'evento ovvero in corrispondenza dell'attivazione manuale del dispositivo. Inoltre, il trattamento di dati personali può riguardare categorie ulteriori a vario titolo coinvolte nell'evento oggetto di registrazione quali i passeggeri, i conducenti di altri veicoli o persone eventualmente presenti sulla sede stradale.

Le finalità del trattamento, così come rappresentate dalla società, risultano lecite.

Il dispositivo in esame consente la ricostruzione della dinamica di eventuali sinistri e il successivo utilizzo dei dati rilevati come elementi di prova; funziona, inoltre, come deterrente ad eventuali atti di vandalismo, contribuendo, in tal modo, a garantire una più efficace sicurezza dei passeggeri e degli autisti.

Il trattamento dei dati personali effettuato dalla società per la finalità di tutela dei diritti non richiede il consenso degli interessati, ai sensi dell'art. 24, comma 1, lett. f) del Codice, e appare conforme al principio di liceità.

I dati acquisiti dal dispositivo, relativi ai sinistri, potranno essere comunicati alla compagnia assicuratrice anche in assenza di consenso degli interessati ai sensi dell'art. 24, comma 1, lett. g), del Codice, in ragione del legittimo interesse dell'assicuratore della responsabilità civile connessa alla circolazione dei veicoli, nonché del titolare medesimo, nei cui confronti possono essere attivate le forme di tutela di cui al Codice delle assicurazioni private.

In ordine alla rappresentata necessità di conservare i dati per 24 mesi (in conformità a quanto previsto all'art. 2947, comma 2, c.c.), si ritiene che tale richiesta, alla luce delle finalità connesse all'adozione del dispositivo in esame, e del provvedimento in materia di videosorveglianza dell'8 aprile 2010 (pubblicato in G.U.n. 99 del 29 aprile 2010, e in www.gpdp.it, doc. web n. 1712680), non si ponga in contrasto con i principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza di cui agli artt. 3 e 11 del Codice.

3. Adempimenti ulteriori e misure di sicurezza.

Preso atto delle modalità di trattamento rappresentate dalla società nella documentazione in atti, si ritiene opportuno prescrivere alla stessa, ai sensi dell'art. 17 del Codice, ulteriori accorgimenti e garanzie a tutela degli interessati, come di seguito evidenziati:

1) i dati raccolti in occasione di un sinistro potranno essere conservati sino alla scadenza del termine di prescrizione di eventuali azioni connesse al verificarsi di sinistri in occasione dell'effettuazione del servizio di trasporto pubblico. La società predisporrà meccanismi di integrale cancellazione automatica delle informazioni allo scadere del termine previsto per la conservazione dei dati;

2) i dati relativi alla localizzazione tramite GPS non potranno essere utilizzati al fine del rintracciamento on line del veicolo, né per definire a posteriori i percorsi effettuati;

3) gli utenti e i terzi dovranno essere informati, attraverso la predisposizione di un modello semplificato di informativa ai sensi dell'art. 13, comma 3, del Codice, dell'effettuazione di un trattamento di dati personali mediante rilevamento delle immagini in caso di sinistro; a tal fine, la società dovrà adottare un modello semplificato di informativa inglobato in un pittogramma che renda chiaramente edotti gli interessati in ordine alla circostanza che, in caso di sinistro, le immagini saranno registrate da parte del titolare del trattamento. Tale pittogramma o disegno stilizzato dovrà essere collocato sui veicoli della flotta aziendale con formato e posizionamento tale da essere chiaramente visibile e comprensibile da parte degli interessati. Inoltre, l'informativa semplificata dovrà essere integrata, nei confronti degli utenti, attraverso la descrizione del trattamento nelle condizioni generali di contratto e, nei confronti degli interessati, mediante la pubblicazione sul sito web della società;

4) ai dipendenti, in specie ai conducenti dei veicoli, unitamente agli elementi di cui all'art. 13, del Codice, dovranno essere fornite le informazioni sulla natura dei dati trattati e sulle caratteristiche del dispositivo in relazione alle finalità mediante lo stesso perseguite;

5)  l'accesso ai dati dovrà essere consentito ai soli soggetti che, in ragione delle mansioni svolte o degli incarichi affidati, possono prenderne legittimamente conoscenza,

6) la società dovrà notificare il trattamento al Garante, ai sensi del vigente art. 37 del Codice, con specifico riferimento ai dati relativi alla localizzazione, qualora il trattamento abbia effettivamente inizio prima del 25 maggio 2018 (tenendo conto che tale adempimento non sarà più dovuto in data successiva al 25 maggio p.v. ai sensi del Regolamento UE 2016/679).

Resta altresì fermo che:

a. l'accesso ai dati memorizzati, al verificarsi di un evento significativo, dovrà essere consentito, per il perseguimento delle finalità dichiarate, al solo personale appositamente individuato in relazione alle mansioni svolte e agli incarichi affidati;

b. dovranno essere adottate, allo stato, le misure di sicurezza previste agli art. 31 e ss. del Codice al fine di preservare l'integrità dei dati e garantire gli stessi da accessi da parte di soggetti non autorizzati, rammentando che dal 25 maggio 2018 (data di piena applicabilità del Regolamento UE 679/2016) tali misure dovranno essere rapportate e adeguate sulla base di una compiuta verifica dei rischi, aggiornata costantemente sulla base dell'evoluzione tecnologica.       

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE

ai sensi dell'art. 17 del Codice, accoglie la richiesta di verifica preliminare presentata da AMT s.p.a. di Genova in relazione ai trattamenti che verranno effettuati mediante il dispositivo denominato "Roadscan DTW", a condizione che siano perseguiti per le sole finalità e con le modalità dichiarate in atti e nel rispetto delle prescrizioni di cui al par. 3 del presente provvedimento.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lgs. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all'autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all'estero.

Roma, 1° marzo 2018

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Califano

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia