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Richiesta di esonero dall'obbligo di rendere una nuova informativa in forma individuale agli interessati (pazienti) - 31 maggio 2017

[doc. web n. 6531135]

Richiesta di esonero dall'obbligo di rendere una nuova informativa in forma individuale agli interessati (pazienti) - 31 maggio 2017

Registro dei provvedimenti
n. 255 del 31 maggio 2017

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Viste le istanze formulate dall'Azienda Ulss n. 1 Dolomiti e dall'Azienda Ulss n. 2 Marca Trevigiana -a seguito della ridefinizione dell'assetto organizzativo delle aziende Ulss della Regione Veneto previsto dalla legge regionale n. 19/2016- aventi ad oggetto la richiesta di essere esonerate dall'obbligo di rendere l'informativa in forma individuale agli interessati (pazienti) e di individuare modalità semplificate di acquisizione del relativo consenso al trattamento ai sensi dell'art. 13, comma 5, lett. c) del Codice (note del 2 marzo 2017, prot. n. 14265 e del 13 aprile 2017, prot. n. 70356);

Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali – d.lgs 30 giugno 2003, n. 196 di seguito Codice;

Vista l'autorizzazione generale n. 2/2016 al trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale rilasciata dal Garante il 15 dicembre 2016 reperibile sul sito Internet dell'Autorità www.gpdp.it, doc. web n. 5803257;

Vista la legge della Regione Veneto del 25 ottobre 2016, n. 19 recante "Istituzione dell'ente di governance della sanità regionale veneta denominato «Azienda per il governo della sanità della Regione del Veneto- Azienda Zero». Disposizioni per l'individuazione dei nuovi ambiti territoriali delle Aziende ULSS";

Vista la Deliberazione della Giunta Regione Veneto n. 2174, del 23 dicembre 2016, recante "Disposizioni in materia sanitaria connesse alla riforma del sistema sanitario regionale approvata con L.R. 25 ottobre 2016, n. 19";

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal Segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dott. Antonello Soro;

PREMESSO

Le Aziende Ulss n. 1 Dolomiti e n. 2 Marca Trevigiana, a seguito della ridefinizione dell'assetto organizzativo delle aziende Ulss della Regione Veneto, previsto dalla legge regionale n. 19/2016, hanno chiesto all'Autorità, ai sensi dell'art. 13, comma 5, lett. c) del Codice, di essere esonerate dall'obbligo di rendere una nuova informativa in forma individuale agli interessati (pazienti) e di poter acquisire il relativo consenso con modalità semplificate.

La predetta legge regionale prevede una ridefinizione dell'assetto organizzativo delle aziende Ulss, nell'ambito del quale, a partire dal 1° gennaio 2017, l'Azienda Ulss n. 1 Belluno ha modificato la propria denominazione in "Azienda Ulss n. 1 Dolomiti", mantenendo la propria sede legale in Belluno e incorporando la soppressa Ulss n. 2 Feltre; l'Ulss n. 9 Treviso ha, invece, modificato la propria denominazione in "Azienda Ulss n. 2 Marca Trevigiana", mantenendo la propria sede legale a Treviso e incorporando le soppresse Ulss n. 7 Pieve di Soligo e n. 8 Asolo (art. 14, comma 4, lett. a) e d)).

La medesima disposizione legislativa prevede un'analoga procedura di ridenominazione e incorporazione per le seguenti Aziende Ulss: n. 3 Bassano del Grappa (che incorpora la soppressa n. 4 Alto Vicentino); n. 6 Vicenza (che incorpora la soppressa Ulss n. 5 Ovest Vicentino); n. 12 Veneziana (che incorpora le soppresse Ulss n. 13 Mirano e Ulss n. 14 Chioggia); n. 16 Padova (che incorpora le soppresse Ulss n. 15 Alta Padovana e Ulss n. 17 Este); n. 18 Rovigo (che incorpora la soppressa Ulss n. 19 Adria); n. 20 Verona (che incorpora le soppresse Ulss n. 21 Legnago e Ulss n. 22 Bussolengo). Per l'Azienda Ulss n. 10 Veneto Orientale è prevista una sola modifica della denominazione in "Azienda Ulss n. 4 Veneto Orientale".

Alla luce dei predetti processi di incorporazione e ridenominazione, le Aziende Ulss n.1 Dolomiti e n. 2 Marca Trevigiana hanno provveduto a modificare le precedenti notificazioni effettuate, rispettivamente, dalla Ulss n. 1 Belluno e dalla Ulss n. 9 Treviso, mentre le Aziende Ulss n. 2 Feltre e n. 7 Pieve di Soligo hanno notificato la cessazione dei trattamenti dalle stesse effettuati; la notifica della cessazione dei trattamenti da parte dell'Azienda Ulss n. 8 di Asolo è in corso di perfezionamento.

Per effetto di tale riorganizzazione, quindi, come anche riportato nelle modifiche delle notificazioni, le Aziende Ulss n. 1 Dolomiti e n. 2 Marca Trevigiana assumono la qualità di titolari del trattamento dei dati personali degli interessati afferenti  alle aziende Ulss incorporate. In relazione a ciò, le predette strutture sanitarie, in ragione dell'elevato numero dei pazienti coinvolti in tale procedura di incorporazione (circa 200.000 in relazione all'Azienda Ulss n. 1 Dolomiti e circa 900.000 in relazione all'Azienda Ulss n. 2 Marca Trevigiana), hanno chiesto al Garante di essere esonerate dall'obbligo di rendere una nuova informativa in forma individuale agli stessi e di poter acquisire il relativo consenso con modalità semplificate.

Le citate richieste di esonero riguardano esclusivamente i pazienti e non altre categorie di interessati, quali, ad esempio, il personale delle rispettive aziende.

Le Aziende Ulss n. 1 Dolomiti e n. 2 Marca Trevigiana dichiarano, inoltre, che il trattamento dei dati personali degli interessati sarà effettuato in termini invariati rispetto al trattamento effettuato dalle aziende Ulss incorporate, sia in termini di finalità, che di modalità del trattamento e quindi in modo compatibile con gli scopi per i quali i dati personali sono stati in precedenza raccolti e per i quali è stata resa l'informativa e acquisito uno specifico consenso.

OSSERVA

Le operazioni di fusione per incorporazione descritte in premessa si inseriscono all'interno di un più ampio processo di ridefinizione dell'assetto organizzativo delle aziende Ulss della Regione Veneto, secondo specifici criteri indicati nell'art. 14, comma 1, della citata legge regionale.

Secondo quanto dichiarato dalle aziende Ulss istanti, le predette operazioni coinvolgono un numero assai rilevante di pazienti delle stesse, pari a circa 200.000, per l'Azienda Ulss n. 1 Dolomiti, e a circa 900.000 per l'Azienda Ulss n. 2 Marca Trevigiana.

Con riferimento all'obbligo di fornire l'informativa agli interessati, il Codice prevede che, nel caso in cui i dati personali non siano raccolti presso l'interessato, l'informativa sia resa al medesimo interessato all'atto della registrazione dei dati; tuttavia, qualora ciò comporti l'impiego di mezzi che il Garante dichiari manifestamente sproporzionati, rispetto al diritto tutelato, l'Autorità può individuare misure appropriate per informare l'interessato in relazione al trattamento dei suoi dati personali (art. 13, commi 4 e 5, lett. c) del Codice).

Ciò premesso, si condivide con gli enti istanti che, fornire a ciascuno dei 200.000 pazienti, per l'Azienda Ulss n. 1 Dolomiti, e dei 900.000 pazienti per l'Azienda Ulss n. 2 Marca Trevigiana, in forma individuale, una nuova informativa sul trattamento dei dati personali conseguente alle predette operazioni di incorporazione, comporterebbe, in considerazione dell'elevato numero di soggetti coinvolti, un impiego di mezzi sproporzionati rispetto al diritto tutelato.

Ciò, in quanto la disciplina di protezione dei dati prevede che i dati personali debbano essere trattati "secondo correttezza" (art. 11, comma 1, lett. a) del Codice), assicurando un elevato livello di tutela dei diritti e delle libertà fondamentali, ma "nel rispetto dei princìpi di semplificazione, armonizzazione ed efficacia" (art. 2, comma 2, del Codice).

Si ritiene, pertanto, in relazione all'obbligo di informare gli interessati riguardo al trattamento effettuato dalle Aziende istanti in relazione alla modifica della denominazione e all'avvenuta acquisizione presso le stesse dei dati personali, anche sensibili, dei pazienti che afferivano alle aziende Ulss incorporate, che una ragionevole ed equilibrata attuazione dei citati principi possa essere raggiunta evidenziando agli interessati la nuova denominazione del titolare del trattamento, sia attraverso il sito web delle Aziende istanti n. 1 Dolomiti e n. 2 Marca Trevigiana, sia mediante comunicazioni individualizzate in occasione della prima circostanza utile di contatto che si verifichi, anche successivamente al completamento delle operazioni di incorporazione.

Con specifico riferimento, invece, alle modalità di acquisizione del consenso dei pazienti che afferivano alle Aziende Ulss n. 2 Feltre, nonché alle Aziende Ulss n. 7 Pieve di Soligo e n. 8 Asolo, per il trattamento dei loro dati personali, anche idonei a rivelare lo stato di salute, va tenuto conto:

- che il trattamento dei dati rimarrà invariato rispetto a quello effettuato dalle aziende incorporate e che hanno cambiato la propria denominazione, sia in termini di finalità, che di modalità del trattamento;

- dell'interesse dei pazienti che afferivano alle aziende Ulss incorporate a vedere garantita la conservazione dei dati che li riguardano -già raccolti e custoditi dalle strutture sanitarie incorporate - e preservata la prosecuzione del loro trattamento con le medesime finalità e modalità, nonché delle esigenze di continuità e speditezza nell'erogazione delle prestazioni sanitarie da parte dei nuovi titolari.

Sulla base di tali motivazioni e in virtù di quanto disposto dal Codice e dall'autorizzazione generale del Garante n. 2/2016, si ritiene che la raccolta con modalità ordinarie di una nuova manifestazione del consenso dei pazienti comporterebbe un impiego di mezzi manifestamente sproporzionati in termini di tempo, costi e oneri amministrativi, in quanto dovrebbe essere acquisita nei confronti di un numero consistente di soggetti in un contesto temporale circoscritto. Si autorizza, pertanto, ai sensi dell'art. 41 del Codice, il trattamento dei dati personali, idonei a rivelare lo stato di salute, dei pazienti delle aziende incorporate, rispettivamente, all'Azienda Ulss n. 1 Dolomiti e all'Azienda Ulss n. 2 Marca Trevigiana, per effetto della incorporazione, sulla base dell'acquisizione del consenso con le modalità semplificate di seguito descritte. Oggetto dell'autorizzazione sono esclusivamente i predetti dati personali dei pazienti afferenti alle aziende incorporate per finalità di cura, trattati nei limiti delle sole finalità di cura originariamente perseguite. Nei confronti di tali soggetti le Aziende Ulss n. 1 Dolomiti e n. 2 Marca Trevigiana possono avvalersi delle seguenti modalità semplificate di raccolta del consenso: acquisizione orale della manifestazione di volontà degli interessati (a cura di un responsabile o di un incaricato del trattamento), purché documentata con annotazione scritta, contestualmente all'aggiornamento delle informative, in occasione della prima circostanza utile di contatto che si verifichi, anche successivamente al completamento delle operazioni di incorporazione (artt. 26, 76, 79, 80, 81, autorizzazione generale n. 2/2016 al trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale).

Infine, considerato che la legge regionale n. 19/2016 prevede un più ampio processo di ridefinizione dell'assetto organizzativo delle aziende Ulss della Regione Veneto (art. 14), in forza del quale altre aziende Ulss del territorio sono coinvolte in analoghe procedure di ridenominazione e incorporazione, si ritiene che anche queste ultime possano essere esonerate dall'obbligo di rendere una nuova informativa in forma individuale ai pazienti afferenti alle aziende Ulss incorporate e che possano essere autorizzate a trattare i dati idonei a rivelare lo stato di salute riferiti agli stessi pazienti, nei limiti delle sole finalità di cura originariamente perseguite, a condizione che siano adottate le modalità semplificate individuate nel presente provvedimento per l'aggiornamento dell'informativa originariamente resa e per la raccolta del consenso.

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE

a) ai sensi dell'art. 13, comma 5, del Codice, accoglie le richieste provenienti  dalle Aziende Ulss n. 1 Dolomiti e n. 2 Marca Trevigiana di essere esonerate dall'obbligo di rendere un nuova informativa in forma individuale ai pazienti afferenti alle aziende da esse incorporate e a quelle che hanno cambiato denominazione e prescrive alle predette Aziende Ulss n. 1 Dolomiti e n. 2 Marca Trevigiana di effettuare i necessari aggiornamenti delle informative originariamente rese dalle Aziende Ulss n. 1 Belluno e n. 2 Feltre, nonché dalle Aziende Ulss n. 9 Treviso, n. 7 Pieve di Soligo e n. 8 Asolo evidenziando, in particolare, la nuova denominazione del titolare del trattamento, sia attraverso i propri siti web, sia mediante comunicazione individualizzata agli interessati in occasione della prima circostanza utile di contatto che si verifichi, anche successivamente al completamento delle operazioni di incorporazione;

b) ai sensi degli artt. 26, 76, 79, 80, 81 e 41 del Codice e dell'autorizzazione generale del Garante n. 2/2016, autorizza le Aziende Ulss n. 1 Dolomiti e n. 2 Marca Trevigiana al trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute connessi alle attività di cura, riferiti ai pazienti afferenti alle aziende coinvolte nella procedura di fusione per incorporazione (Ulss n. 2 Feltre nell'Azienda Ulss n. 1 Dolomiti e Ulss n. 7 Pieve di Soligo e n. 8 Asolo nell'Azienda Ulss n. 2 Marca Trevigiana), nei limiti delle medesime finalità di cura originariamente perseguite, avvalendosi di modalità semplificate per la raccolta del consenso, vale a dire con dichiarazione orale documentata con annotazione scritta delle Aziende Ulss n. 1 Dolomiti e n. 2 Marca Trevigiana (a cura di un responsabile o di un incaricato del trattamento) raccolte contestualmente all'aggiornamento delle informative in occasione della prima circostanza utile di contatto che si verifichi, anche successivamente al completamento delle operazioni di incorporazione;

c) esonera dall'obbligo di rendere una nuova informativa in forma individuale ai pazienti afferenti alle aziende Ulss incorporate e autorizza a trattare i dati idonei a rivelare lo stato di salute riferiti agli stessi pazienti, nei limiti delle sole finalità di cura originariamente perseguite, le altre aziende Ulss della Regione Veneto coinvolte in analoghe procedure di ridenominazione e incorporazione, ai sensi dell'art. 14 dalla legge regionale n. 19/2016, a condizione che siano adottate le modalità semplificate per l'aggiornamento dell'informativa e per la raccolta del consenso individuate nelle precedenti lett. a) e b) del presente provvedimento.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lgs. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all'Autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove hanno la residenza i titolari del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all'estero.

Roma, 31 maggio 2017

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Soro

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia