Salta al contenuto

DIRITTI E PREVENZIONE > COME TUTELARE LA TUA PRIVACY

ricerca avanzata

Gara per l'affidamento del servizio di assistenza in materia di amministrazione digitale - protocollo informatico presso il Garante

NOMINA DELLA COMMISSIONE PER LA VALUTAZIONE DELLE OFFERTE

 

VERBALE  1a  SEDUTA  DELLA COMMISSIONE PER LA VALUTAZIONE DELLE OFFERTE

 

 

Gara europea a procedura aperta per l'affidamento del servizio di assistenza in materia di amministrazione digitale - protocollo informatico presso il Garante per la protezione dei dati personali
Bando di gara pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana – V Serie speciale – Contratti pubblici n. 49 del 28/04/2017

Data di scadenza: 5 giugno 2017, ore 12.00

 

Bando di gara

Allegato 1 - Disciplinare di gara

Allegato 2 - Capitolato tecnico

Allegato 3 - Domanda di partecipazione

Allegato 3 bis - Dichiarazione per i soggetti non firmatari

Allegato 4 - DGUE

Allegato 5 - Modulo offerta economica

Allegato 6  - Schema di contratto

 

RISPOSTE A QUESITI

Domanda 1:

(…) vi chiediamo i seguenti chiarimenti:

- incidenza percentuale in termini di impegno operativo delle tre attività previste (protocollazione e classificazione, archivistica, postalizzazione;

- Ore di impegno giornaliero complessivo dei 3 addetti attualmente impiegati nell'attività.

Per quanto riguarda l'attività di protocollazione:

a) Nr. Facciate medio scansionate per singolo documento protocollato;

b) Tempo medio attualmente impiegato per la protocollazione di un documento;

c) Nr. Dei campi da riempire per la indicizzazione dei singoli documenti"

Risposta

1.1 Per quanto attiene all'"incidenza percentuale in termini di impegno operativo delle tre attività previste (protocollazione e classificazione, archivistica, postalizzazione)", non si dispone di dati precisi; a titolo meramente indicativo, può stimarsi che la protocollazione e la classificazione incidano per circa il 70%, l'archivistica (inclusa la consegna interna di posta e plichi) circa il 20%, e la postalizzazione circa 10%.

1.2 Riguardo alle ore di impegno giornaliero degli attuali addetti non si dispone di dati certi, in quanto l'Ufficio non effettua rilevazioni di presenza oraria. Come indicato nel disciplinare di gara le risorse attualmente impiegate nell'esecuzione dell'appalto sono di norma tre.

1.3 Per quanto riguarda l'attività di protocollazione:

lett a) non si dispone di elementi in merito al numero di facciate medie scansionate; molti documenti (in formato digitale) non necessitano di essere "scansionati", in quanto acquisiti direttamente tramite il sistema di protocollazione;

lett. b) non si dispone di elementi in merito al tempo medio di protocollazione di un documento;

lett. c) per la protocollazione è attualmente necessario compilare almeno cinque campi (alcuni dei quali suddivisi in ulteriori sotto-campi; ad es. il campo "mittente" è suddiviso nei sotto campi nome, cognome, indirizzo, città). Per la fascicolazione sono attualmente previsti cinque ulteriori campi.

 

Domanda 2

In riferimento alla procedura in oggetto avremmo bisogno di sapere quante unità sono impiegate attualmente per il servizio.

Risposta 2

V. la risposta 1.2.

 

Domanda 3

Con riferimento al punto 1b) dell'"Allegato 4 DGUE" nel quale viene richiesto di indicare le forniture/servizi principali del tipo specificato (con indicazione di descrizione, importi, dati e destinatari), si chiede di confermare che potranno essere inserite le forniture, analoghe a quelle oggetto dell'appalto, fino al raggiungimento dell'importo di € 175.000, al netto di IVA, indicato come requisito di capacità economica finanziaria al punto 9.2 del disciplinare.

Risposta 3

Il par. 9.2 del disciplinare di gara dispone che "…sono legittimati a partecipare alla presente gara i soggetti che hanno realizzato nel triennio 2014 – 2015 – 2016 un fatturato specifico nel settore oggetto della gara non inferiore al 50%  dell'importo soggetto a ribasso, ovvero ad € 175.000,00, al netto dell'IVA".

Con riferimento al DGUE, si precisa che la parte relativa alla "Capacità economica e finanziaria" (pag. 13) fa riferimento dapprima al fatturato annuo "generale" dell'operatore economico (lett. 1a e lett. 1b). Tali campi non devono essere compilati dall'offerente, in quanto attinenti appunto al fatturato generale, ed infatti gli stessi sono stati barrati nel modello messo a disposizione da questa Autorità.

Deve invece essere compilato il successivo campo 2a), relativo appunto al fatturato specifico nel settore di attività oggetto dell'appalto, con riferimento ai dati del citato triennio 2014 – 2016.

 

Domanda 4

Con riferimento al quesito n. 3 si precisa che la richiesta di chiarimento riguarda il punto 1b) della sezione C: CAPACITÀ TECNICHE E PROFESSIONALI del DGUE, nel quale viene richiesto di indicare TUTTE (vedi nota 34) le forniture/servizi principali del tipo specificato.

Si chiede di confermare che potranno essere inserite le forniture, analoghe a quelle oggetto dell'appalto, fino al raggiungimento dell'importo di € 175.000, al netto di IVA, e non TUTTE le forniture/servizi prestati (se così fosse l'elenco dovrebbe riportare TUTTE le referenze fino al raggiungimento del fatturato annuo specifico indicato  al punto 2a) della sezione B: CAPACITÀ ECONOMICA E FINANZIARIA.

Risposta 4

Si premette che il punto 1b) della sezione C del DGUE recita:
"Durante il periodo di riferimento l'operatore economico ha consegnato le seguenti forniture principali del tipo specificato o prestato i seguenti servizi principali del tipo specificato: Indicare nell'elenco gli importi, le date e i destinatari, pubblici o privati".

La nota n. 34 al DGUE recita: "In altri termini, occorre indicare tutti i destinatari e l'elenco deve comprendere i clienti pubblici e privati delle forniture o dei servizi in oggetto".

Il riferimento non è quindi a tutte le forniture e i servizi prestati, ma soltanto a quelli "del tipo specificato", che nel caso di specie sono soltanto i servizi analoghi a quelli oggetto dell'appalto, in quanto finalizzati a comprovare il requisito del fatturato specifico, e non di quello generale (rif. par. 9.2 del disciplinare di gara).

Si conferma pertanto, con la precisazione suddetta, l'interpretazione proposta con la domanda n. 4.

 

Domanda 5

Il Comunicato del Presidente dell'ANAC del 26 ottobre 2016 (…) prevede testualmente che "In caso di affidamento  del controllo contabile a una società di revisione, la verifica del possesso  del requisito di cui all'art. 80, comma 1, non deve essere condotta sui membri  degli organi sociali della società di revisione, trattandosi di soggetto giuridico  distinto dall'operatore economico concorrente cui vanno riferite le cause di  esclusione" (cfr. punto n. 1 ultimo periodo). Alla luce di tale affermazione, si chiede di confermare che il concorrente non deve presentare la dichiarazione ex art. 80 comma 1 D. LGS. 50/2016 in relazione alla società di revisione di controllo.

Risposta 5

Si conferma l'interpretazione proposta, conforme al citato comunicato del Presidente dell'Anac.

 

Domanda 6

Stante le diverse interpretazioni che ogni Stazione Appaltante adotta dell'art. 93 del D. Lgs. 50/2016 relativa alla costituzione della cauzione provvisoria si richiedono maggiori dettagli su quale modalità deve essere considerata per il calcolo della cd "somma garantita", ossia se la riduzione deve avvenire in "forma proporzionale" oppure per "sommatoria algebrica" (vale a dire il 20% del 50% oppure il 20% in aggiunta al 50%).

Risposta 6

In caso di possesso delle certificazioni che lo consentono, la riduzione della garanzia provvisoria può avvenire per somma algebrica (nell'esempio proposto, il 20 % in aggiunta al 50%). Resta comunque ferma la possibilità di avvalersi del soccorso istruttorio, nei termini previsti dall'art. 83 del Codice.

 

Domanda 7

"Pur in assenza di una clausola sociale si chiede di specificare, stante l'obbligo che potrebbe gravare su ogni potenziale concorrente anche per effetto degli obblighi di riassunzione previste dalla Contrattazione Collettiva (es. art. 4 CCNL Multiservizi) determinando, di riflesso, la considerazione dei relativi costi per la costruzione del piano economico finanziario dell'appalto, le seguenti informazioni, distinguendo eventualmente tra personale della Stazione Appaltante e personale dell'eventuale fornitore del servizio:

a) Qualifica e specifica mansione di ciascun dipendente attualmente impiegato nel servizio;

b) Date di assunzione e date di scadenza di ogni singolo contratto;

c) Il monte ore annuo procapite;

d) Gli eventuali scatti di anzianità;

e) Lista personale assunto ex legge n. 482/1968 e n. 68/1999;

f) Tutti gli altri elementi che concorrono alla determinazione della retribuzione (eventuale superminimo, eventuale esistenza di benefit ed indennità).

Si precisa che la scadenza/durata del contratto riveste particolare importanza per gli operatori che applicano il CCNL Multiservizi visto che:

a) gli addetti assunti con contratto a termine saranno assunti dall'impresa subentrante fino alla scadenza del rapporto originariamente determinato;

b) l'obbligo di mantenere in organico, senza periodo di prova, tutti gli addetti presenti in organico nell'appalto precedente si applica esclusivamente per i lavoratori impiegati da almeno 4 mesi;

c) sono esclusi tutti i lavoratori che nel frattempo si siano dimessi, abbiano avuto accesso al pensionamento od altri casi particolari di cui, ove sussistano si chiede di evidenziare".

Risposta 7

All'appalto in questione non risulta applicabile la "clausola sociale" di cui all'art. 50 del Codice, con il conseguente obbligo per l'impresa subentrante di assunzione del personale esistente. Per informazione, il Contratto attualmente applicato a tale personale è il CCNL del settore terziario commercio e servizi.

 

Domanda 8

Stante che in materia di successione negli appalti tra imprese l'art. 29, comma 3 del D.Lgs. n. 276/2003 stabilisce che "l'acquisizione del personale già impiegato nell'appalto a seguito di subentro di un nuovo appaltatore, in forza di legge, di contratto collettivo nazionale di lavoro, o di clausola del contratto d'appalto, non costituisce trasferimento d'azienda o di parte d'azienda" e, dunque, il passaggio del dipendente da un'azienda all'altra in caso di cambio appalto può avvenire, diversamente da quanto prevede l'art. 2112 c.c., senza riconoscere l'anzianità del lavoratore o la sua retribuzione o il suo livello d'inquadramento, salvo che il contratto collettivo preveda condizioni di miglior favore disponendo, per esempio, che il rapporto prosegua a parità di condizioni, si chiede di confermare che ciascuna ditta partecipante alla presente procedura dovrà prevedere inderogabilmente la riassunzione del personale esistente mantenendo le stesse condizioni retributive, ma senza comprendere gli scatti dovuti ad anzianità. In caso contrario, si chiede di confermare che qualora venisse applicato un eventuale differente CCNL con retribuzione base inferiore, la condizione economica dei lavoratori dovrà essere garantita con eventuale superminimo. Inoltre la conversione dei livelli dovrà essere effettuata in coerenza con le mansioni.

Risposta 8:

Il disciplinare di gara non dispone nulla al riguardo. V. la risposta n. 7.

 

Domanda 9

"Si chiede di confermare che il servizio oggetto della presente procedura di gara risulta già precedentemente appalto  alla società Siav S.p.A., visto quanto stabilito dall'art. 98 e dall'art. 72 conforme all'allegato XIV, Parte I, lettera D del D.Lgs. 50/2016 (e precedentemente ai sensi e per gli effetti del combinato disposto degli artt. 65 e 66 e dell'Allegato IX A del D.Lgs. 163/2006), si chiede di specificare tutte le informazioni che devono figurare negli avvisi relativi agli appalti aggiudicati. In particolare si richiede, con riferimento all'ultima procedura di gara espletata per l'affidamento del servizio in oggetto:

-tipo di procedura di aggiudicazione prescelta;

-descrizione del servizio;

-data di aggiudicazione;

-criteri di aggiudicazione dell'appalto;

-numero delle offerte ricevute;

-nome ed indirizzo dell'aggiudicatario o degli aggiudicatari;

-il valore iniziale della gara;

-il valore dell'offerta (cd. Finale) con cui è stato aggiudicato l'appalto."

Risposta 9

Il quesito non riguarda la presente procedura di gara, bensì una precedente, in relazione alla quale peraltro le informazioni richieste sono state pubblicate nei termini previsti dalla normativa. A titolo collaborativo, si rinvia al seguente link:
http://www.gpdp.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/2865680

 

Domanda 10

La fase di protocollazione e classificazione dei documenti avviene direttamente sul formato fisico (cartaceo) per poi essere gestita tramite i Sistemi Informatici utilizzati da S.A.?

Risposta 10

La fase di protocollazione è effettuata talvolta direttamente sul formato fisico (cartaceo), mentre laddove si tratti di documenti in formato digitale (ad es. file pervenuto via PEC) non sono effettuate operazioni sul cartaceo, in quanto inesistente, salvo la stampa della prima pagina del documento stesso. La classificazione è effettuata solo digitalmente.

 

Domanda 11

Si chiede di indicare in cosa consiste l'attività di "completamento della protocollazione" (pag. 1 del Capitolato tecnico).

Risposta 11

L'operatore è tenuto ad integrare gli eventuali dati mancanti della corrispondenza in entrata o in uscita, sulla base di quanto risulta dai dati esistenti (ad es.: inserimento di CAP o di n. civico dei destinatari, laddove mancanti).

 

Domanda 12

Si chiede di specificare cosa si intende con il termine "assistenza" relativamente all'attività di protocollazione e classificazione (pagg. 1 e 2 del Capitolato tecnico) ad esempio se si tratta di un supporto pratico, supporto da remoto, ecc. ed indicarne una stima dell'impegno orario.

Risposta 12

Le attività di assistenza richieste riguardano vari aspetti, quali ad es. l'assistenza al personale dei vari uffici dell'Autorità che operano da remoto (protocollazione in uscita di documenti), con riferimento ad attività che possono essere compiute soltanto dall'Ufficio archivio e protocollo (ad es. archiviazione); assistenza nella ricerca di documentazione, ecc.. Non si dispone di dati in merito all'impegno orario di tale attività.

 

Domanda 13

Al fine di una precisa valutazione del dimensionamento del Servizio in oggetto si chiede di indicare a quante pagine corrisponde, mediamente, un numero di protocollo? (es. 1 numero di protocollo = 5 pagine).

Risposta 13

V. risposta 1.3, lett. a).