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Notificazione di trattamento di dati personali - Domande più frequenti

Notificazione e Registro dei trattamenti
Procedura online

VEDI ANCHE
Cos'è la notificazione

Notificazione: istruzioni

Notificazione: esoneri, chiarimenti e precisazioni

 

Notificazione di trattamento di dati personali
Domande più frequenti

 

 

 

 

1. Quali categorie di soggetti devono notificare?
Il Codice non individua particolari categorie sottoposte ad obbligo di notificazione. L'obbligo è invece connesso al tipo di trattamento di dati personali effettuato. I trattamenti per cui è previsto l'obbligo di notificazione sono specificamente indicati all'art. 37 del Codice.

 

2. Se il trattamento sottoposto ad obbligo di notificazione è effettuato da un ente/società, a nome di chi deve essere effettuata la notificazione?
Deve notificare il titolare del trattamento che, secondo quanto previsto all'art. 4, lettera f) del Codice, è la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono, anche unitamente ad altro titolare, le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza. Quindi in caso di società o ente la notificazione va effettuata a nome della persona giuridica.

 

COSA

 

3. Se si è già presentata in passato una notificazione e si sta per iniziare un altro trattamento soggetto a notificazione cosa è necessario fare?
Occorre effettuare una "modifica" della precedente notificazione. Per ogni titolare del trattamento nel registro deve essere presente una sola prima notificazione cui seguono tutte le modifiche eventualmente necessarie. Analogamente, in caso di cambiamenti a un trattamento già notificato o di modifica dei dati aziendali (cambio denominazione, sede sociale, ecc.) occorre aggiornare la notificazione presentata effettuando la procedura di "modifica".

 

4. Cosa fare se si ritiene che la notificazione non andava presentata e si vuole essere cancellati dal registro dei trattamenti?
Occorre formulare al Garante un'istanza di cancellazione dal registro fornendo tutti gli elementi idonei a dimostrare che il trattamento originariamente notificato non è mai iniziato o era stato erroneamente individuato come sottoposto ad obbligo di notificazione. Per ottenere informazioni circa le modalità di presentazione dell'istanza inviare una mail all'indirizzo rgt-info@gpdp.it.

 

5. La notificazione è gratuita?
No. Per notificare occorre pagare € 150 di diritti di segreteria sia in caso di prima notificazione che per le successive eventuali modifiche e per la cessazione. Al punto  6 delle istruzioni relative alla notificazione si trovano tutte indicazioni circa le diverse modalità di pagamento.

 

6. La modifica prevede il pagamento dei diritti di segreteria anche se riguarda i semplici recapiti riportati nella notificazione?
No, per le modifiche dei soli dati relativi a numero di telefono, fax ed indirizzo di posta elettronica non è richiesto un nuovo versamento dei diritti di segreteria. Nell'apposito menù presente sul sito dell'Autorità e dedicato alla notificazione, occorre scegliere modifica, inserire il proprio C.U.N. (Codice Univoco di Notificazione) ed infine scegliere l'opzione "Modifica precedente notificazione per le sole voci utili ad eventuali contatti". Automaticamente la procedura, dopo l'inserimento dei nuovi dati, porterà alla pagina della sottoscrizione con firma digitale, senza richiedere alcun pagamento.

 

7. Cosa fare in caso di fusione tra società?
Nei casi di successione fra persone giuridiche o fra enti - come ad es. il caso di fusione per incorporazione, di scissione societaria o di estinzione di enti pubblici o privati con attribuzione della titolarità dei trattamenti ad altro ente preesistente o nuovo - si deve procedere come di seguito indicato in applicazione degli artt. 37 e 38 del Codice:

• la società o l'ente che si estingue deve notificare la cessazione del trattamento;

• la società incorporante (o la società risultante dalla fusione) deve effettuare la prima notificazione (o la modifica, se aveva già notificato), nel caso in cui, a seguito dell'incorporazione, siano effettuati trattamenti per i quali la notificazione è dovuta o intervengano variazioni rispetto alle caratteristiche del trattamento già notificate.

 

8. E' possibile sospendere la notificazione senza perdere i dati inseriti?
Si. La procedura di notificazione può essere sospesa memorizzando comunque le informazioni già inserite. Dopo avere inserito i dati del titolare, è sufficiente premere il tasto SOSPENDI posto nella barra comandi della procedura .
Comparirà a video un codice (ID temporaneo) che, contestualmente, verrà inviato dal Garante all'indirizzo di posta elettronica indicato dal notificante nella notificazione.

Tale codice consentirà al notificante di riprendere successivamente la compilazione della notificazione entro dieci giorni.
Il codice è utilizzabile soltanto una volta; per ogni ulteriore sospensione verrà attribuito un diverso ID temporaneo, utilizzabile secondo la procedura descritta.

 

9. Nella sezione "dati del notificante" quali dati vanno inseriti?
In notificazione vanno inseriti i dati:

• del titolare (nella parte iniziale riservata ai dati anagrafici), ovvero della persona fisica, giuridica, pubblica amministrazione, o ente, associazione od organismo cui competono le decisioni in ordine alle finalità e modalità del trattamento (nel caso di impresa individuale occorre indicare quale titolare del trattamento la denominazione dell'impresa e non i dati della persona fisica titolare dell'impresa);

• della persona fisica che si assume la responsabilità di quanto dichiarato in notificazione (dopo avere confermato i dati e aver inserito gli estremi del pagamento), si tratta normalmente del legale rappresentante del titolare o persona che sia stata specificamente incaricata di ottemperare all'obbligo di notificazione dal competente organismo societario (ad esempio un dirigente individuato con atto del Consiglio di Amministrazione di una Società)

Non vengono invece inseriti i dati del possessore della firma digitale in quanto può essere una persona che non ha alcun contatto con l'azienda ed in ogni caso non assume alcuna responsabilità su quanto dichiarato in notificazione.

 

10. Una volta completata la notificazione con l'invio del file firmato, cosa accade?
Trasmessa la notificazione in via telematica, il Garante invierà all'indirizzo di posta elettronica indicato in notificazione una conferma di avvenuta ricezione. In tale messaggio verrà anche specificato che entro 5 giorni verrà inviato un ID permanente (Codice Univoco di Notificazione, C.U.N.) da conservare a cura del notificante. Il C.U.N. verrà comunicato al solo notificante per posta elettronica.

 

11. Cosa fare in caso di mancata ricezione della e-mail di conferma?
Trascorsi 5 giorni dalla trasmissione della notificazione senza che pervenga la e-mail di conferma con indicazione del C.U.N., è necessario segnalare il fatto al Garante anche con un semplice messaggio di posta elettronica, all'indirizzo rgt-info@gpdp.it, specificando la notificazione per cui non si è ricevuto il C.U.N. e indicando il titolare e la data di invio.



12. A cosa serve il C.U.N.?
Il C.U.N. consente al sistema di collegare tra loro le notificazioni effettuate nel tempo da uno stesso titolare. Esso è pertanto necessario per accedere alla notificazione, successivamente al suo inserimento nel Registro dei trattamenti, ed effettuare modifiche o provvedere alla notificazione della cessazione del trattamento. Occorre quindi conservarlo.

In caso di modifica, collegandosi alla pagina principale del sito del Garante (http://www.garanteprivacy.it), e cliccando sul box in basso a destra "Servizi on line", quindi sul collegamento Notificazione e registro dei trattamenti, comparirà un menù con accanto un libro aperto. A questo punto scegliendo la voce "Compilazione della notificazione" e indicato come "Tipo di notificazione" la voce "Modifica", la procedura chiederà il C.U.N.: Una volta inserito il codice la procedura presenterà in automatico i dati immessi con la prima notificazione chiedendo in ogni caso, prima dell'inserimento di nuovi dati, la conferma dei precedenti. Occorrerà confermare tutti quelli precedentemente immessi e ancora validi e, successivamente, inserire i nuovi dati. Quindi se è stato notificato un trattamento relativo alla Tabella 1 e si vuole  notificare un nuovo trattamento, ad esempio relativo alla Tabella 6,  occorrerà prima confermare tutti i dati della tabella 1 e poi inserire quelli relativi alla nuova tabella 6.

 

13. Cosa fare in caso di utilizzo di un intermediario per la firma digitale.
Giunti alla schermata dedicata all'apposizione della firma digitale occorre in primo luogo scaricare il file .pdf creato dalla procedura. Quindi sospendere la stessa (vedi Faq 8). Tale file potrà essere inviato, come allegato ad un messaggio di posta elettronica ordinaria, al possessore della firma digitale che potrà firmarlo direttamente sul proprio computer e rispedirlo con le stesse modalità al mittente. Scaricare quindi il file firmato sul proprio pc. Utilizzando il codice di sospensione, rientrare nella procedura e inviare il file firmato. E' indispensabile che in tutti questi passaggi il nome del file rimanga inalterato, pena la non accettazione dello stesso da parte della procedura.

 

14. Se la notificazione non passa i controlli di regolarità, cosa succede?
Pervenuta la notificazione al Garante, viene effettuato un controllo sulla validità della firma digitale apposta e vengono segnalate al notificante eventuali anomalie; in tal caso il Garante invia un messaggio di richiesta di regolarizzazione/completamento assegnando un termine, decorso inutilmente il quale la notificazione viene definitivamente considerata come mai regolarmente presentata; di ciò è dato avviso al notificante. La sottoscrizione digitale che, verificata, non risulti conforme, invalida la notificazione. In caso di regolarizzazione, la data della notificazione è quella in
cui la regolarizzazione stessa è memorizzata nel sistema informativo del Garante.

 

15. Cosa fare se si hanno dei dubbi in fase di compilazione?
Per ciascuna tabella, riquadro o campo da compilare, sono inseriti alcuni box contenenti spiegazioni per la compilazione (contrassegnati con il simbolo "?"), quale aiuto in caso di dubbi. Inoltre ci si può collegare al sito del Garante http://www.garanteprivacy.it per consultare la normativa di riferimento e le FAQ. Infine, per brevi spiegazioni, può essere contattato l'Ufficio relazioni con il pubblico del Garante. (http://www.garanteprivacy.it/home/urp)

 

16. Se durante la notificazione cade la connessione Internet si possono recuperare i dati già inseriti?
No. E' necessario iniziare da capo l'inserimento a meno che non fosse stata richiesta precedentemente la sospensione della procedura. In questo caso si potrà riprendere dal punto dove era stata richiesta l'ultima sospensione, utilizzando il codice inviato dalla procedura stessa, perdendo quindi solo i dati inseriti successivamente alla richiesta di sospensione.

 

17. Cosa succede se la connessione Internet cade dopo il pagamento dei diritti di segreteria ma prima della chiusura della procedura. Si possono inserire di nuovo i dati del pagamento effettuato?
Se il pagamento non è avvenuto con carta di credito (conto corrente postale, bollettino postale o bonifico bancario) è sufficiente inserire di nuovo i dati del pagamento quando richiesti.
In caso di utilizzo di carta di credito è invece necessario inviare un messaggio alla casella rgt-info@gpdp.it chiedendo specifiche istruzioni.

 

18. Sono stati pagati i diritti di segreteria ma successivamente si è compreso di non dover notificare. Come si può ottenere la restituzione di quanto pagato?
Se la notificazione non è entrata nel Registro, occorre inviare al Garante, anche tramite posta elettronica, una richiesta di rimborso dei diritti di segreteria già versati utilizzando l'apposito modello; occorrerà specificare il nome del titolare e, se diverso, anche quello di chi ha effettuato il versamento, nonché la data dello stesso e l'istituto di credito utilizzato o il numero VCC-VCY (identificativo dell'operazione) in caso di versamento tramite bollettino postale.

 

19. Cosa fare se si sceglie il pagamento con carta di credito e la procedura si blocca (compare una schermata bianca invece del collegamento alla banca)? (*)
Alcuni programmi di navigazione (browser) hanno configurazioni che possono determinare un blocco della procedura. In questi casi si consiglia di sospendere la procedura seguendo le modalità indicate alla FAQ 8 per non perdere i dati già inseriti e finalizzare il pagamento utilizzando il browser Explorer.

(*) Questa risposta vale anche per altri punti della notificazione che presentino lo stesso problema (schermata bianca ed impossibilità di procedere nella compilazione).

 

20. Cosa fare nel caso in cui la procedura segnala "Nome file non valido" al momento dell'invio?
E' necessario controllare che il nome del file sia uguale a quello riportato prima del tasto "Sfoglia", compresi i caratteri maiuscoli e minuscoli. Alcuni sistemi operativi nella fase di scaricamento o invio dei file aggiungono dei caratteri al nome del file che vanno eliminati (ad es. un "[1]" in fondo al nome del file).

 

21. Cosa fare se la procedura segnala "Nome file non valido" ma il file sembra avere il nome giusto?
In alcuni casi il sistema operativo non visualizza l'estensione .p7m tipica dei file firmati. L'utente può essere in tal caso tentato di aggiungere manualmente tale estensione o di firmare nuovamente il file. Entrambe le soluzioni creano file dal nome errato (in genere .pdf.p7m.p7m) peraltro non chiaramente visualizzati dal sistema operativo. Occorre cancellare il file in questione e firmare di nuovo il file scaricato senza ulteriori interventi.

 

22. Cosa fare se la procedura segnala "Dimensione file non valida "troppo grande/piccolo"?
Tali errori si manifestano se il file viene in qualsiasi modo compresso, se in esso vengono inglobati elementi non originariamente prodotti dalla procedura o se lo si cripta . Occorre cancellare il file in questione e firmare di nuovo il file scaricato senza ulteriori interventi.

 

23. Cosa fare se tentando di firmare il file viene richiesta una password?
Questa richiesta viene presentata quando si cerca di sottoscrivere il documento con un sistema di firma diverso da quello riconosciuto dall'Autorità e conosciuto come PKCS#7. Tale formato produce una apposita busta crittografata contenente il file firmato. Esistono diversi formati di busta crittografica. Quelli creati dal formato corretto hanno l'estensione P7M. Occorre munirsi di un software di firma che adotta tale sistema o rivolgersi a qualcuno che lo possiede e possa apporre la firma digitale richiesta.

 

24. Cosa fare se, dopo aver inviato la notificazione, ci si accorge di aver immesso un dato errato relativo al trattamento o al titolare?
E' necessario contattare il Garante (all'indirizzo rgt-info@gpdg.it) che, dopo aver esaminato il caso specifico, darà indicazioni su come procedere indicando sempre il titolare della notificazione, la data di inizio della notifica, ed un recapito telefonico.

 

25. Si è inviata la notificazione con dati errati relativi al pagamento. Cosa occorre fare?
Dovete immediatamente inviare un segnalazione al Garante (all'indirizzo rgt-info@gpdg.it) che, dopo aver esaminato il caso specifico, procederà con una annotazione interna.

 

26. Cosa fare se, tentando di effettuare una modifica, all'inserimento del C.U.N. la procedura segnala che il codice non è valido?
Occorre verificare che si stia effettivamente utilizzando il C.U.N.  a suo tempo inviato via mail dalla procedura a conferma dell'avvenuta notificazione. Il C.U.N. è un codice di 16 cifre costituito da gruppi di quattro cifre divise da un trattino e le cui prime quattro cifre sono sempre quattro zeri. E' un codice riservato al titolare e non va confuso con il numero di iscrizione al registro che è pubblico ed è pure costituito da 16 cifre ma senza i trattini e gli zeri iniziali.

 

27. Cosa fare se, dopo aver premuto il tasto invio per spedire la notificazione, compare una schermata che chiede dei dati?
Si tratta di una schermata di cortesia che viene proposta dalla procedura quando la firma viene apposta tramite intermediario. Si tratta della ricevuta che l'intermediario fornisce al notificante. Se per errore avete indicato la firma tramite intermediario,  potete tranquillamente ignorare tale schermata uscendo direttamente dalla procedura. Non è necessario segnalare al Garante tale errore nell'indicazione dell'intermediario.

 

28. Cosa fare nel caso ci si accorga di aver effettuato una doppia notificazione?
Occorre inviare una segnalazione al Garante (all'indirizzo rgt-info@gpdp.it) che, dopo aver esaminato il caso specifico, prenderà contatto con voi per avviare la pratica di cancellazione della notificazioni erroneamente inviata. Sarà altresì cura dell'Ufficio provvedere al conseguente rimborso dei diritti di segreteria.

 

QUANDO

 

29. In quale momento va effettuata la notificazione?
La notificazione deve essere effettuata prima dell'inizio del trattamento (art. 38, comma 1 del Codice) . La stessa regola vale anche per le modifiche. Ovviamente la modifica può essere effettuata solo rispetto a fatti certi. Pertanto, ad esempio, la notificazione del cambio di denominazione sociale deve avvenire, nel più breve tempo possibile, dopo la sua comunicazione al Registro delle imprese.

 

30. Quando va notificata la cessazione del trattamento?
La notificazione deve essere effettuata appena sono definiti i tempi ed i modi di cessazione del trattamento. Questo in quanto nel modello di cessazione occorre indicare il soggetto cui eventualmente verranno ceduti i dati. Nel campo in cui viene inserito tale soggetto è possibile anche indicare la data di effettiva presa in carico dei dati (ad esempio in caso di fusione per incorporazione a partire da una certa data).

 

31. Per quali modifiche è necessaria la notificazione?
Occorre effettuale una modifica in relazione al cambiamento anche di uno solo degli elementi previsti nel modello di notificazione, tanto che sia relativo ai dati del titolare (denominazione, sede, natura societaria, ecc.) che a quelli propri del trattamento (finalità, modalità, soggetti interessati, ecc.). Essendo in tali casi impossibile presentare preventivamente la notificazione, occorre che la stessa sia inviata contestualmente o immediatamente dopo che le modifiche stesse sono divenute effettive.

 

COME

 

32. Come si effettua praticamente la notificazione?
La notificazione va eseguita unicamente per via telematica, compilando i campi del modello disponibile sul sito Internet: collegandosi alla pagina principale del sito del Garante (http://www.garanteprivacy.it) e cliccando sul box in basso a destra "Servizi on line", quindi sul collegamento  "Notificazione e registro dei trattamenti". Comparirà quindi un menù con accanto un libro aperto. Sotto le varie voci si trovano tutte le notizie utili ad una corretta compilazione della notificazione. Si consiglia in particolare di leggere il punto 13 delle istruzioni che consente di visualizzare e stampare un facsimile del modello di notificazione e delle tabelle relative a categorie di dati, categorie di interessati, finalità, modalità, che dovranno essere compilate nella notificazione..

 

33. Per notificare occorre la firma digitale?
Si. Per perfezionare la notificazione è necessario sottoscriverla con firma digitale (art. 10, comma 3, d.P.R. n. 445/2000). A tal fine, il titolare del trattamento deve utilizzare un dispositivo di firma digitale disponibile presso uno dei certificatori accreditati ai sensi dell'art. 2, comma 1, lett. c), d. lg. n. 10/2002. L'elenco aggiornato dei certificatori è reperibile  sul sito dell'Agenzia per l'Italia digitale http://www.agid.gov.it/, sezione "Servizi", voce "Elenco dei certificatori di Firma Digitale" (http://www.agid.gov.it/identita-digitali/firme-elettroniche/certificatori-attivi). La notificazione così sottoscritta va trasmessa per via telematica al Garante.

 

34. E' possibile notificare anche senza utilizzare la firma digitale?
No. E' possibile notificare solo inviando il file .pdf prodotto dalla procedura di notificazione, regolarmente sottoscritto con firma digitale emessa da un certificatore riconosciuto in Italia (vedi risposte precedente e successiva).

 

35. La firma digitale deve essere del legale rappresentante o comunque appartenere alla società/ente titolare?
La firma digitale può essere apposta da chiunque ne possegga una valida sia all'interno che fuori della struttura del titolare (un qualsiasi impiegato o consulente della società, un avvocato, un notaio un commercialista, ecc.). Se d'interesse per il titolare, il kit di Firma Digitale può essere acquistato presso uno dei certificatori riconosciuti.

 

36. Nel dettaglio come si compila la notificazione?
Nella compilazione della notificazione i campi contrassegnati con un asterisco sono obbligatori: la loro mancata compilazione impedisce il completamento della procedura di notificazione.

Collegatevi alla pagina principale del sito del Garante (http://www.garanteprivacy.it), cliccate sul box in basso a destra "Servizi on line", quindi sul collegamento  Notificazione e registro dei trattamenti.  Comparirà un menù con accanto un libro aperto. A questo punto:

• selezionate dal menù principale "COMPILAZIONE DELLA NOTIFICAZIONE";

• selezionate la casella "NUOVA NOTIFICAZIONE";

• barrate una delle tre opzioni indicate ("prima notificazione"; "modifica alla precedente notificazione"; "cessazione del trattamento");

• compilate i campi di interesse, utilizzando anche i menù a tendina, ricordando che gli stessi sono consultabili preventivamente al punto 13 delle istruzioni;

• al termine delle descritte operazioni, salvate il file mediante l'apposito tasto;

• versate i diritti di segreteria on line, oppure compilare l'apposito riquadro indicando gli estremi del pagamento avvenuto;

• sottoscrivete con firma digitale il file salvato;

• trasmettete al Garante per via telematica la notificazione così completata mediante l'apposito tasto.

Il Garante invierà all'indirizzo di posta elettronica obbligatoriamente indicato dal notificante (fate estrema attenzione alla corretta scrittura dello stesso e preferite indirizzi di porta ordinaria a quelli di posta certificata),  un messaggio di conferma del ricevimento della notificazione che attesta il buon esito della procedura.
È possibile stampare copia della notificazione; tale copia cartacea, comunque, non deve essere trasmessa al Garante e non costituisce attestazione dell'avvenuta notificazione. L'attestazione è infatti costituita dal messaggio di posta elettronica inviato dal sistema che conferma l'avvenuto inserimento nel Registro e comunica il codice unico di notificazione (C.U.N.) con cui è possibile effettuare le eventuali successive modifiche e la cessazione.

 

37. Come riprendere la compilazione dopo una sospensione?
Collegandosi alla pagina principale del sito del Garante (http://www.garanteprivacy.it), cliccare sul box in basso a destra "Servizi on line", quindi sul collegamento  Notificazione e registro dei trattamenti.  Comparirà un menù con accanto un libro aperto. A questo punto:

• selezionare "COMPILAZIONE DELLA NOTIFICAZIONE";

• selezionare "NOTIFICAZIONE SOSPESA";

• inserire, alla richiesta, l'ID temporaneo comunicato dal Garante al momento della sospensione.

A questo punto la procedura riprenderà esattamente dalla schermata in cui era stata precedentemente sospesa.

 

38. Cosa fare se dopo aver sospeso non si riescono a modificare i dati del trattamento / i dati di pagamento.
La notificazione è composta da tre sezioni:

• dati relativi al titolare ed ai vari trattamenti;

• dati relativi al pagamento;

• dati relativi alla persona fisica che sottoscrive la notificazione, apposizione della forma digitale ed invio.

Non è consentito, che si sospenda o meno, tornare ad una sezione già definitivamente confermata. Se si sono riscontrati errori è necessario iniziare nuovamente l'inserimento dei dati. Non verrà tenuto alcun conto della notificazione già iniziata.

 

39. Come si possono effettuare correzioni in una sezione della notificazione?
Per muoversi all'interno di ogni sezione occorre utilizzare i tasti "avanti" ed "indietro" posti nella parte alta e centrale delle varie maschere di immissione. Non utilizzare i tasti del programma di navigazione in Internet (browser) per muoversi tra le varie schermate in quanto si rischia di scollegare la procedura e perdere i dati inseriti.

 

40. Come si possono controllare i dati inseriti nel loro insieme?
Dopo aver inserito tutti i dati richiesti, è possibile visualizzare e stampare un file .pdf. In questa fase è ancora possibile tornare indietro nella sezione e modificare tutti i dati che risultasse necessario correggere. Una volta che si è certi dell'inserimento confermare definitivamente i dati chiudendo così la sezione. Una volta effettuata questa operazione  i dati non  sono più modificabili. Non utilizzare mai il citato file .pdf, fornito al solo scopo di controllo, per l'invio della notificazione. Il file da inviare al Garante deve essere scaricato dalla pagina riservata alla sottoscrizione con firma digitale (vedi FAQ 44).

 

41. Come scegliere le diverse modalità di pagamento?
Per indicare la modalità di pagamento prescelta va compilato l'apposito riquadro. Utilizzando il pagamento on line mediante carta di credito si verrà automaticamente indirizzati su un protocollo sicuro, dove una procedura guidata chiederà i dati necessari alla transazione (titolare della carta, numero carta, scadenza, ecc.). Scegliendo le altre modalità (bonifico bancario o banco posta, bollettino di conto corrente postale) occorrerà indicare, nell'apposito riquadro, gli estremi del pagamento che quindi deve essere già stato effettuato. In caso contrario occorrerà sospendere la procedura e riprenderla quando si avranno a disposizione i dati del pagamento.

 

42. Quale è la procedura per riavere il C.U.N. smarrito?
Occorre inviare un semplice messaggio di posta elettronica al Garante, all'indirizzo rgt-info@gpdp.it. Il C.U.N. verrà inviato all'indirizzo di posta elettronica a suo tempo indicato in notificazione. Se l'indirizzo citato non fosse più valido occorre inviare una nota su carta intestata della società, con timbro e firma di persona che ne abbia la facoltà, richiedendo il codice ed autorizzando il Garante ad inviarlo ad un nuovo indirizzo di posta elettronica da indicare nella stessa nota. Quest'ultima può essere inviata a mezzo fax (al numero 06 69.67.72.790) o scannerizzata ed inviata in allegato ad una messaggio di posta elettronica (sempre all'indirizzo rgt-info@gpdp.it).

 

43. Come riavere il codice di sospensione in caso di smarrimento?
Occorre contattare il Garante alla casella di posta elettronica rgt-info@gpdp.it indicando con precisione la denominazione del titolare del trattamento inserita nella notificazione sospesa e la data di sospensione. Il codice sarà inviato all'indirizzo indicato in notificazione o ad altro eventualmente specificato.

 

44. Quale è la procedura per l'apposizione della firma digitale?
Per firmare digitalmente la notificazione è necessario, arrivati nella schermata di firma:

• scaricare il file .pdf contenente la notificazione, creato dalla procedura, sul proprio computer utilizzando il tasto "Scarica" (possibilmente in una cartella dove non esistano altri file del genere o in una apposita cartella), non utilizzare mai file .pdf creati in fasi precedenti della procedura gli stessi servono esclusivamente per consentire le necessarie verifiche e correzioni ma non per l'invio;

• è consigliabile, specie se non si ha dimestichezza con la procedura di firma, o se il collegamento Internet non è stabile, sospendere la procedura;

• se si decide di non sospendere la procedura, occorre ridurla ad icona con l'apposto tasto del browser (in Explorer è il tasto contrassegnato dal segno di sottolineatura posto in alto a destra nello schermo, accanto a quelli di riduzione, rappresentato da un quadrato, e chiusura dello schermo, rappresentato da una X);

• procedere con le operazioni di firma sulle quali il Garante non è in grado di fornire assistenza a causa delle  numerose e diversificate procedure presenti sul mercato, in caso di difficoltà rivolgersi al fornitore della procedura di firma;

• accedere nuovamente alla procedura, sospesa o ridotta ad icona;

• caricare il file firmato utilizzando il tasto "Sfoglia" della procedura;

• inviare il file firmato pigiando il tasto "Invia file" della procedura.

Se la fase di invio termina correttamente comparirà una specifica schermata di conferma. In tutti gli altri casi occorre contattare il Garante inviando un messaggio di posta elettronica all'indirizzo rgt-info@gpdp.it.

 

45. Come si può ottenere una ricevuta del pagamento dei diritti di segreteria?
E' possibile ottenere un'attestazione del pagamento facendone richiesta, anche tramite posta elettronica (all'indirizzo rgt-info@gpdp.it). Nella richiesta occorre specificare il nome del titolare della notificazione, la data di invio e possibilmente un indirizzo PEC.

 

46. Come avere il rimborso in caso di errato doppio pagamento?
Occorre inviare un segnalazione al Garante (alla casella rgt-info@gpdp.it) che, dopo aver esaminato il caso specifico, prenderà contatto con voi per avviare la pratica di rimborso. In caso di pagamento con carta di credito non viene rimborsato l'intero importo in quanto dallo stresso vengono detratte le spese che il circuito carte di credito addebita all'Autorità.

 

CASI PARTICOLARI

 

47. Cosa occorre fare se si svolge un trattamento assieme ad un altro titolare?
In caso di contitolarità del trattamento, ciascun contitolare è tenuto ad effettuare un'autonoma notificazione, nella quale indicherà tutti gli altri contitolari. Ciascun titolare sottoscriverà solo la propria notificazione. Il modello di notificazione non consente di indicare a quale trattamento si riferisce la contitolarità. Se anche solo uno dei trattamenti notificati è effettuato in contitolarità la stessa va dichiarata nella parte generale della notificazione riservata al titolare.

 

48. Il trattamento viene effettuato con numerosi contitolari o viene svolto tramite numerosi siti web, cosa occorre fare?
Nel caso di numerosi contitolari o di utilizzo di molti siti web per il trattamento, i relativi campi della procedura possono non essere sufficienti per l'inserimento di tutti i dati. In questi casi occorre sospendere la procedura ed inviare all'indirizzo rgt-info@gpdp.it una nota per segnalare il problema con l'indicazione del titolare del trattamento. L'Autorità risponderà con una mail di ricezione in cui verranno specificate le successive operazioni da eseguire.

 

49. Vi sono casi di esenzione dalla notificazione?
Fin dal 2004 il Garante ha adottato provvedimenti di esonero ed ha fornito chiarimenti e precisazioni sui trattamenti e le categorie sottratte all'obbligo di notificazione. Tutti i documenti ufficiali sull'argomento sono reperibili all'indirizzo: http://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/1671559.

 

50. Se si effettuano più trattamenti di medesime tipologie di dati per le stesse finalità è necessario presentare più notificazioni?
No. La notificazione va presentata una sola volta a prescindere dal numero dei trattamenti (art. 38, comma 1 del Codice). Nella stessa notificazione possono essere indicati diversi trattamenti utilizzando le appropriate tabelle.