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Parere sullo schema di regolamento relativo all'istituzione della banca dati informatica dei componenti degli organi di amministrazione - 9 aprile...

[doc web n. 1054815]

Parere sullo schema di regolamento relativo all'istituzione della banca dati informatica dei componenti degli organi di amministrazione - 9 aprile 2003

Roma, 9 aprile 2003

Prot.

 

Presidenza del Consiglio dei ministri
Ufficio affari generali
ROMA

 

rif. n. DICA/9195/II.1.20.2 del 30 settembre 2002

rif. n. DICA/10122/II.1.20.2 del 6 novembre 2002

 

Oggetto: schema di regolamento recante disciplina delle modalità di istituzione e tenuta presso la Presidenza del Consiglio dei ministri della banca dati informatica dei componenti degli organi di amministrazione attiva, consultiva e di controllo dello Stato e degli enti pubblici a carattere nazionale e delle relative modalità di nomina.

 

Con la nota in riferimento è stato richiesto il parere di questa Autorità in ordine allo schema di regolamento in oggetto volto ad istituire presso il Dipartimento per il coordinamento amministrativo di codesta Presidenza del Consiglio una banca dati informatica nella quale verrebbero raccolti i dati relativi ai componenti di organi dello Stato, di enti pubblici a carattere nazionale o di persone giuridiche private, alla cui nomina concorrano lo Stato e gli enti pubblici.

Il parere di questa Autorità è naturalmente reso in relazione ai profili di competenza del Garante e non anche per ulteriori profili attinenti, ad esempio, ai rapporti istituzionali oggetto dello schema di provvedimento.

Si segnala anzitutto l'esigenza di esplicitare meglio, espressamente, nel corpo dell'articolato la finalità della banca dati, sintetizzando con un'opportuna formula i diversi riferimenti contenuti nella relazione illustrativa, nelle disposizioni richiamate e, anche implicitamente, negli articoli 2, comma 1, e 3, comma 1, dello schema. Ciò anche al fine di favorire le eventuali verifiche in sede applicativa sull'osservanza del principio di compatibilità nel trattamento dei dati personali da parte di chi abbia accesso alla banca dati (art. 9 legge n. 675/1996).

Sarebbe inoltre opportuno precisare che i dati personali conosciuti per effetto dell'accesso possono essere ulteriormente utilizzati per le medesime finalità perseguite dallo schema (oppure, con esse non incompatibili).

Si prende atto positivamente del fatto che l'articolo 4 dello schema richiama il principio di pertinenza e non eccedenza nel trattamento dei dati.

A tale riguardo si segnala, peraltro, l'esigenza di perfezionare lo schema (in riferimento soprattutto agli articoli 3, comma 3, e 10), risultando necessario precisare meglio le tipologie di dati che potrebbero essere oggetto di trattamento, anche al fine di rendere superflua, per quanto concerne i dati sensibili, l'altrimenti necessaria adozione di un ulteriore atto per identificare, in conformità all'articolo 22, comma 3-bis, della medesima legge n. 675 del 1996, i tipi di dati sensibili che possono essere trattati.

Si ritiene, poi, necessario valutare l'effettiva necessità di conservare i dati per un periodo uniforme non superiore a 15 anni, anziché per periodi differenziati eventualmente più brevi.

L'articolo 8 è largamente modellato sulla falsariga dell'accesso a documenti amministrativi. Andrebbe opportunamente valutato se introdurre o meno un espresso riferimento alla legge n. 241 del 1990, tenendo peraltro presente che resta comunque -anche implicitamente- fermo l'eventuale diritto di accesso dell'interessato ai sensi dell'articolo 13 della legge n. 675 del 1996.

Nell'articolo 10, infine, andrebbe opportunamente aggiunto al comma 1 un ulteriore riferimento all'intero decreto legislativo n. 135 del 1999, già richiamato nel comma 2 con specifico riferimento al solo articolo 4.

L'Autorità rimane a disposizione per ogni chiarimento ed eventuale ulteriore collaborazione.

 

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli